12 wskazówek, jak organizować eventy, by ograniczyć nieprzewidziane sytuacje

fot. unsplash.com

Przychodząc na konferencję, targi, biorąc udział w przedstawieniu teatralnym, nie zdajemy sobie sprawy, ile pracy musiało zostać wykonane, abyśmy w danej chwili mogli miło spędzić czas. Czy wpadki się zdarzają? Tak. Sami aktorzy nieraz przyznają, że wielokrotnie przytrafiło im się zapomnieć czy pomylić tekst, przez co musieli improwizować, aby publiczność nie zorientowała się, że spektakl przebiega niezgodnie ze scenariuszem.

Oto 12 wskazówek, dzięki którym przygotujesz swoje wydarzenie tak, aby zminimalizować liczbę nieprzewidzianych sytuacji i związany z tym stres i dowiesz się, na co zwrócić szczególną uwagę.

1. Zdefiniuj cel i format eventu

Ustal, jaki jest cel wydarzenia, co chcesz dzięki niemu osiągnąć i jakich efektów się spodziewasz. Cel wydarzenia musi niejako wynikać z celów strategicznych samej firmy/instytucji. Musisz być pewny, że organizacja konferencji branżowej, warsztatów, czy koncertu zespołu rockowego dla pracowników ma sens i wpisuje się w strategię firmy.

Określ, jaką będzie miał formułę. Gdy już podejmiesz decyzję, że ma to być np. konferencja dla branży startupowej, zastanów się, jaką powinna mieć formułę. Czy ma to być tradycyjna konferencja, w której jest nadawca, czyli prelegent, który opowiada różne, ciekawe historie oraz widownia, czyli osoby siedzące i słuchające co ma gość do powiedzenia? W większości przypadków organizatorzy odchodzą od takiej formuły i wzbogacają ją o elementy angażujące i pozwalające uczestnikom wchodzić w interakcje z prelegentem.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Może to być np. aplikacja na Messengera, która pozwala zadawać pytania mówcom w czasie rzeczywistym, komentować bieżące wystąpienie, czy też przyznawać punkty za najbardziej merytoryczną prezentację.

Bardzo ważny jest moment, w którym uczestnicy mają okazję się integrować, poznać, wymienić wizytówkami. Dobrą ku temu okazją jest np.„speed dating”, czyli szybka randka. Polega to na tym, że stajemy naprzeciwko nieznanego nam uczestnika konferencji i mamy ok. 3 minut na opowiedzenie, czym się aktualnie zajmujemy, co mamy do zaoferowania albo na jaki problem poszukujemy rozwiązania. Sprawdza się to również w nawiązywaniu relacji startup – inwestor. Normą przy organizacji konferencji dla branży startupowej jest wieczorne after party, podczas którego uczestnicy integrują się w nieformalnej atmosferze, co sprzyja nawiązywaniu nowych znajomości i kreowaniu nowych pomysłów na biznes.

2. Powołaj zespół

Organizacja każdego wydarzenia to przede wszystkim praca zespołu, który będzie odpowiedzialny za jego skuteczną realizację. Oczywiście wielkość zespołu jest uzależniona od skali wydarzenia i czasu, jaki pozostał na jego realizację. Każdy zespół potrzebuje sprawnego, doświadczonego lidera, który będzie umieć podjąć właściwe decyzje mimo presji czasu. To na nim będzie spoczywała pełna odpowiedzialność za sukces wydarzenia.

Wskazówka: pamiętaj, aby wyznaczyć konkretne zadania poszczególnym osobom w zespole, nie tylko na etapie przygotowywania, ale również podczas imprezy. Wówczas poczują się za nie odpowiedzialni. Daj każdemu członkowi zespołu dokument z przydzielonymi obowiązkami i listą numerów telefonów, aby każda osoba wiedziała, z kim się skontaktować w razie potrzeby.

3. Wybierz datę

Ustalając termin wydarzenia, pamiętaj o tym, aby sprawdzić:

• czy w tym czasie nie ma ustawowych dni wolnych od pracy typu święta religijne czy państwowe; unikaj ferii zimowych i terminów wakacyjnych (chociaż na koncert plenerowy to termin idealny);
• czy w tym okresie nie odbywają się inne, konkurencyjne, branżowe wydarzenia, które mogę ci odebrać publikę;
• potwierdź datę z kluczowymi uczestnikami: prelegentami, gośćmi VIP, prowadzącym itp.
• zaplanuj sobie wystarczająco dużo czasu na przygotowania. Optymalnie, jeśli na organizację konferencji branżowej masz minimum pół roku, a na event dla mieszkańców w przestrzeni miejskiej – trzy miesiące.

4. Nazwa, slogan i identyfikacja wizualna

Wyróżnij się albo zgiń. Aby twoje wydarzenie zostało zauważone przez potencjalnych uczestników, musisz wybrać atrakcyjną nazwę oraz motyw graficzny, który odróżni cię od konkurencji i będzie się odpowiednio kojarzył. W czasach gdy zalewa nas codziennie morze informacji, sztuką jest zatrzymać na moment uwagę odbiorcy. Dlatego potrzebujesz ładnej grafiki, spójnej z nazwą wydarzenia oraz sloganu – zapadającego w pamięć hasła, oddającego charakter wydarzenia.

źródło: slush.org

5. Lokalizacja

Zawsze sprawdzaj lokalizację osobiście na etapie wyboru miejsca. W najbardziej nieoczekiwanym momencie może się bowiem okazać, że klimatyzacja nie działa prawidłowo, brak jest podjazdów dla osób niepełnosprawnych, nie ma internetu, bo w nocy ktoś ukradł kable, a pianino nie przejdzie przez drzwi. Postaw się w sytuacji osoby przyjezdnej, która nie zna topografii miasta. Czy będzie miała problem ze znalezieniem lokalizacji twojego eventu? Jeśli tak, zastanów się, co możesz zrobić, aby jej ułatwić podróż.

Ilustracja: zrzut ekranu Meeting Application

6. Planowanie

W zależności od rodzaju wydarzenia twój plan będzie się różnił, składał z innych elementów. Pamiętaj o następujących zagadnieniach:

• harmonogram wydarzenia (na początku jest ogólniejszy, wraz z zaawansowaniem prac nad eventem będziesz go dopracowywał, uaktualniał),
• formalności (logistyka, pozwolenia, umowy z podwykonawcami, ubezpieczenia, powiadomienie odpowiednich służb: policja, straż miejska, służby medyczne, catering itp.),
• prowadzący, mówcy (tematy i kolejność wystąpień, czas wystąpień),
• atrakcje (nawet podczas niewielkiego eventu pamiętaj o dodatkowych atrakcjach, które wzbogacą wydarzenie – pomogą ci pozytywnie zaskoczyć uczestników),
• partnerzy, sponsorzy (wyznacz osobę z zespołu, która będzie odpowiedzialna za świadczenia wynikające z umów sponsoringowych),
• promocja (strona internetowa, rejestracja uczestników, kampania reklamowa, drukowane programy, relacje z mediami, media społecznościowe itp.),
• obsługa wydarzenia (recepcja, informacja, przestrzeń dla mediów, hostessy, ochrona, obsługa sceny, foto, wideo).

Narzędzia, które mogą ci pomóc: Asana, Trello, Meeting Application. Również Excel cię nie zawiedzie.

7. Sponsorzy i partnerzy

Relacje, relacje, relacje. Wierzę w biznes oparty na relacjach.
Pamiętaj o tym, aby sponsor i partner eventu zapamiętali pozytywnie swój udział w wydarzeniu. Nie zawiedź ich zaufania. Zrób wszystko zgodnie z ustaleniami. A nawet więcej! Warto zrealizować świadczenie wykraczające poza ustalony harmonogram. Mądry partner to doceni, uwierz mi. A tobie zaprocentuje to w przyszłości.

8. Plan promocji

Promocja wydarzenia rozpoczyna się od opublikowania pierwszej informacji na jego temat. Oczywiście planując promocję, najpierw musisz zdefiniować swoją grupę docelową, czyli osoby, do których chcesz dotrzeć z komunikatem. Od tego bowiem będzie zależał: dobór narzędzi marketingowych, sposób komunikacji, wielkość i czas kampanii. No i oczywiście budżet.
Nawiąż relację z mediami, prowadź z nimi dialog – to one mogą w znacznym stopniu pomóc ci w dotarciu z informacją o wydarzeniu do potencjalnych uczestników.

9. Budżet

Budżet powinien zawierać szacunkowe koszty wszystkich kluczowych elementów wydarzenia.

Wskazówka: planując event czasem trudno jest określić realne koszty poszczególnych elementów. Dlatego na etapie planowania zwiększ estymowany budżet o około 20 procent. Pozwoli ci to uniknąć ewentualnych problemów wynikających z niedoszacowania budżetu.

10. Kontrola 24 godziny przed wydarzeniem

24 godziny przed eventem upewnij się, że:

• poinformowałeś uczestników, jak dotrzeć na miejsce wydarzenia,
• potwierdziłeś obecność wszystkich kluczowych gości,
• materiały informacyjno-promocyjne zostały wydrukowane, sprzęt audio i wideo działa,
• zespół rozumie swoje zadania i obowiązki,
• w miejscu wydarzenia jest już wszystko przygotowane – nie zapomnij sprawdzić czystości toalet.

Wskazówki: optymalnie, jeśli wcześniej opracujesz listę kontrolną, ułatwi ci to pracę w ostatnich godzinach przed wydarzeniem.
Pamiętaj o wydrukowaniu programu wydarzenia, rozdaj go członkom zespołu i wolontariuszom. Ponadto przygotuj i rozdaj listę z numerami telefonów i informacją o zakresie odpowiedzialności poszczególnych osób. Ułatwi to komunikację zespołu np. w sytuacjach stresujących.

11. Poproś o opinię

Po wydarzeniu prawdopodobnie będziesz bardzo zmęczony i jeszcze bardziej szczęśliwy. Będzie ci trudno obiektywnie ocenić, czy event zakończył się sukcesem. Dlatego w trakcie jego trwania poproś uczestników o wypełnienie ankiety/formularza oceny w formie drukowanej lub elektronicznej. W ankiecie uwzględnij różne aspekty wydarzenia: logistykę, prelegentów, lokalizację, catering, prowadzącego, atrakcje, obsługę. Pozyskane w ten sposób informacje pomogą ci wyciągnąć właściwe wnioski, które pozwolą uniknąć błędów w przyszłości i poprawić jakość twoich wydarzeń.

12. Podziękuj uczestnikom i sponsorom

Podziękuj uczestnikom za udział w wydarzeniu, a sponsorom za zaufanie i owocną współpracę. Opublikuj na stronie eventu relację z niego, z opisem oraz galerią zdjęć. Jeśli posiadasz nagrania wideo z wydarzenia, zmontuj z nich krótki spot prezentujący jego przebieg, nie zapomnij o ujęciach ze sponsorami i partnerami. Spot posłuży ci np. jako materiał do publikacji w twoich kanałach w social mediach, czy do wysyłki do mediów. Nie zapomnij w postach oznaczyć sponsorów i partnerów.

Niezależnie od tego, jaką imprezę organizujesz, bądź optymistą i nie bój się niespodzianek, a twoje wydarzenie z pewnością zakończy się sukcesem.