Jak zorganizować ogromne wydarzenia z pomocą webinarów? Technologia nie musi być przeszkodą

Twoje wydarzenie może być zorganizowane w całości online!

„Bzdura! Chcemy zrobić coś bardzo złożonego, zbyt skomplikowanego na prezentację online. Platformy do webinarów sobie z tym nie poradzą. Poza tym – nie mamy ani czasu, ani środków, żeby nauczyć się używać nowego narzędzia od zera”.

Chwileczkę…

Możesz bardzo łatwo przenieść swoje ogromne i wymagające wielkiego poświęcenia wydarzenia z tradycyjnego pokoju konferencyjnego do wirtualnego świata. Znacznie wygodniej niż Ci się wydaje.

Wszystko jest w twojej przeglądarce!

Webinary nie działają w 2026? Dane mówią co innego. Pobierz raport ClickMeeting

Coraz więcej firm decyduje się organizować spotkania w Internecie. Główny powód jest banalny: chcą zaoszczędzić czas i pieniądze, które wydaliby na podróże oraz zakwaterowanie w przypadku organizacji tradycyjnego wydarzenia.

Jak to zrobić? Czy jest jakakolwiek szansa, żeby osiągnąć to z niecodziennym podejściem?

Z poniższego artykułu dowiesz się, jak nasi klienci poradzili sobie z tym wyzwaniem. Zostań z nami, aby poznać ich sposoby planowania webinarów z najwyższej półki oraz zobaczyć, jak nasz zespół pomógł im osiągnąć zamierzone cele.

Twój klient potrzebuje pomocy przy organizacji ogromnego wydarzenia? Wyzwanie przyjęte!

Troje naszych klientów planowało zorganizować ogromne wydarzenia dla międzynarodowej publiczności. Ich oczekiwania były ponadstandardowe:

• nawet do dwóch tysięcy uczestników zlokalizowanych w różnych zakątkach świata,
• kilkunastu prezenterów, również z wielu stron świata,
• długie i angażujące wydarzenia, trwające po kilka godzin.

Każda z firm stanęła przed potrzebą ustawienia, zaplanowania i przeprowadzenia wydarzenia na wielką skalę. Niestety nigdy wcześniej nie mieli do czynienia z webinarami, a ich wymagania były unikalne i wyzwaniem stawała ich realizacja (o ile chcieli zrobić to sami).

Potrzebowali profesjonalnego Działu Obsługi Klienta i wyznaczenia account managera – kogoś oferującego swoją pomoc w technicznych kwestiach. Osobę, która pomoże i przeszkoli pracowników oraz nauczy prezentujących, jak poruszać się po platformie. Kogoś, kto doradzi, co należy, a czego nie należy robić w świecie webinarów.

Nasi klienci zastanawiali się, czy mogą liczyć na naszą pomoc. Naszego Działu Wsparcia Klienta nie trzeba było pytać dwa razy. Chociaż wymagało to nowego rodzaju współpracy między zespołem a klientem, stanęliśmy na wysokości zadania!

Wzięliśmy na siebie pełną odpowiedzialność, zapewniliśmy klientom pełne wsparcie i podjęliśmy następujące kroki, aby:

• planować i organizować wydarzenia w całości w imieniu klienta;
• przeprowadzić szkolenia kilkunastu prezenterów;
• upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem;
• wspierać naszych klientów zdalnie oraz bezpośrednio podczas ich wydarzenia.

#1 Demo oprogramowania dla 1500 uczestników

Nasz klient, działający na rynku północnoamerykańskim, chciał przeprowadzić demo produktu, aby pokazać nowe rozwiązanie w chmurze swoim klientom z Kanady i Stanów Zjednoczonych. Menedżerowie sprzedaży założyli, że w wydarzeniu weźmie udział ponad 1000 osób.

Pojawił się jednak pewien problem: nigdy wcześniej nie prowadzili webinaru, a ten miał być wyjątkowy. Widzieliśmy tylko jedno możliwe rozwiązanie – zaplanujemy i zorganizujemy webinar za nich!

Na wstępnym etapie przygotowań klient musiał jedynie założyć konto i dostarczyć nam materiały. Na ich podstawie stworzyliśmy scenariusz i harmonogram wydarzenia; przygotowaliśmy prezentację i ankietę na koniec wydarzenia.

Następnie zadbaliśmy o wygląd pokoju webinarowego zgodnie z identyfikacją wizualną marki klienta. Zaprojektowaliśmy układ formularza rejestracji, poczekalni, pokoju webinarowego i strony z podziękowaniem.

Próba generalna i start!

Kiedy treści oraz techniczne aspekty webinaru były gotowe, nadszedł czas na próbę. Zaprosiliśmy sprzedawców na serię tzw. suchych prób (dry runs), podczas których prowadziliśmy webinar i przygotowywaliśmy się krok po kroku.

Wspólnie z klientem zdecydowaliśmy, który prezenter i kiedy będzie kontynuował swoją część prezentacji. Powiedzieliśmy, co zrobić, jeśli coś pójdzie niezgodnie z planem. Przetestowaliśmy plan B – zestaw dodatkowych slajdów do pokazania w razie problemów z udostępnianiem ekranu lub pokazaniem filmu z platformy YouTube. Wszystko musiało być dopięte na ostatni guzik!

W dniu konferencji 1,5 tysiąca uczestników dołączyło do pokoju webinarowego i wzięło udział w ponad godzinnym wydarzeniu. Dwóch członków zespołu ClickMeeting kontrolowało spotkanie bezpośrednio z pokoju webinarowego, a dwóch deweloperów było dostępnych zdalnie, gotowych w razie potrzeby wkroczyć do akcji. Nie musieliśmy jednak ich fatygować. Podczas konferencji nie wydarzyło się nic niespodziewanego.

Nasza praca nie zakończyła się jednak wraz z ostatnią sekundą webinaru. Po wydarzeniu dostarczyliśmy klientowi pakiet informacji ze wszystkimi statystykami oraz zapisem czatu. Dzięki temu mógł on później zadbać o nowe leady.

#2 Spektakularna międzykontynentalna konferencja edukacyjna

9-godzinna konferencja dla dwóch tysięcy uczestników, 29 prelegentów zlokalizowanych na trzech kontynentach i jeden moderator – czy takie wydarzenie może zostać przeprowadzone w pełni online? Nasz klient podjął wyzwanie i osiągnął sukces.

W konferencji poświęconej nowym technikom w nauczaniu angielskiego uczestniczyli renomowani eksperci ELT (z ang. English Language Teaching – nauczanie języka angielskiego).

Największym wyzwaniem był fakt, że wykłady miały być prowadzone w ramach trzech oddzielnych bloków odbywających się jednocześnie, dokładnie jak w przypadku tradycyjnej konferencji. W zależności od biletu uczestnik miał możliwość zmiany bloków lub być przypisany tylko do jednego z nich.

Stworzyliśmy subkonta w ramach jednego konta klienta, aby umożliwić każdemu prezenterowi niezależne „wejście na scenę” i wygłoszenie prelekcji. Dodatkowo upewniliśmy się, że dostępne są wydarzenia równoległe – funkcjonalność pozwalająca prowadzić kilka webinarów w tym samym momencie.

Nauka nowej platformy – jak to przeskoczyć?

Wkrótce czekało na nas kolejne wyzwanie. Prelegenci absolutnie nie znali technologii webinarowej. Zadbaliśmy o ich przeszkolenie, ponieważ zależało nam na tym, aby prezenterzy skupili się na prelekcjach, zamiast kłopotach z technologią. Przeprowadziliśmy kompleksowe szkolenie grupy 29 prelegentów zlokalizowanych na trzech kontynentach. Podczas spotkania każdy z nich otrzymał szczegółowy plan swojej prezentacji i rady, co powinien robić.

Podkreśliliśmy fakt, że przy takiego rodzaju wydarzeniach musimy upewnić się, że serwery nie zostaną przeciążone. Dlatego też ostrzegliśmy ich, że dołączą do pokoju webinarowego pięć minut przed swoim wystąpieniem. Mieli dołączyć w momencie, gdy poprzedni prelegent „opuścił scenę”.

Jaki był efekt? Doskonały! Wszyscy prelegenci przeprowadzili swoje prezentacje bez żadnych zakłóceń i przeszkód. Nasz klient otrzymał od uczestników pozytywną informację zwrotną i planuje zorganizowanie swojej kolejnej konferencji w całości online.

#3 Wewnętrzny spotkanie AMA

Ogromny webinar nie musi być zarezerwowany tylko dla zewnętrznej publiczności. Firma może skorzystać z platformy webinarowej, aby zorganizować wewnętrzne spotkanie online dla całego zespołu. To dobry pomysł, zwłaszcza gdy organizacja posiada szeroką sieć w całym kraju, a zebranie wszystkich pracowników w jednej sali konferencyjnej byłoby kosztowne i czasochłonne.

Nasz klient, dystrybutor sprzedający produkty na zagranicznych rynkach, szukał sposobu na zebranie pracowników z 22 oddziałów rozsianych po całym kraju. CEO chciał spotkać się z całym zespołem, aby przekazać nowe informacje, ujawnić plany rozwojowe na przyszłość i zaprezentować nowe pomysły dotyczące procesu ewaluacji pracownika.

Jedna przejrzysta wiadomość przekazana wszystkim pracownikom jednocześnie

Takie wewnętrzne spotkanie było niezwykle istotne. Organizatorzy chcieli, aby doświadczenie było pozytywne zarówno dla CEO, jak i uczestników. W tym przypadku zdecydowaliśmy, że jedynym sposobem na zapewnienie bezpieczeństwa i odpowiedniego wsparcia będzie wysłanie na miejsce części naszego zespołu, gotowego niezwłocznie pomóc. Dwóch pracowników ClickMeeting odwiedziło siedzibę klienta i zapewniło odpowiednie przygotowanie i ustawienia.

Priorytetem w czasie wydarzenia była ochrona danych. Podczas prezentacji dyrektora generalnego miały pojawić się poufne dane. Tylko pracownicy mogli mieć do nich dostęp, więc musieliśmy upewnić się, że jedynie członkowie zespołu mogli się zarejestrować, dołączyć do pokoju webinarowego i uczestniczyć w prezentacji. Dlatego też każda osoba otrzymała zaproszenie w formie tokenu, który umożliwiał dostęp do spotkania.

Webinar odniósł ogromny sukces. Pracownicy wszystkich oddziałów z całego kraju mogli na żywo spotkać się ze swoim CEO. Ten z kolei mógł spotkać się z zespołem i podzielić się ważnymi wiadomościami, oszczędzając jednocześnie czas i pieniądze.

Nie obawiaj się skalowania swojego wydarzenia

Organizacja ogromnych wydarzeń na platformie webinarowej nie jest scenariuszem z odległej przyszłości. To dzieje się już teraz!

Nie bój się zrobić trochę miejsca na efektywne wydarzenia w swojej strategii biznesowej i marketingowej.

Jeśli obawiasz się, że nie poradzisz sobie z technologią i kwestiami organizacyjnymi – nasz zespół jest gotowy Cię wesprzeć. Jak widzisz, mamy mnóstwo doświadczenia.

Gotowy na skalowalne webinary dla Twojego biznesu? Skontaktuj się z naszym Działem Sprzedaży już dzisiaj!