Jak przygotować się do webinaru? Podstawy techniczne dla prezenterów - NowyMarketing

W dzisiejszych czasach różnego typu webinary i szkolenia online nie są już wyłącznie atrybutami instytucji edukacyjnych. Stanowią skuteczne narzędzia wykorzystywane w celach promocji i budowania profesjonalnego wizerunku firm oraz niezależnych ekspertów. Wysokiej jakości webinar może nie tylko przyciągnąć do Ciebie nowych odbiorców, ale i zacieśnić relacje ze stałymi klientami. Chcesz rozpocząć swoją przygodę z prowadzeniem webinarów, ale nie wiesz, na co zwrócić uwagę? Dobrze trafiłeś. Dzisiaj zdradzimy Ci, jak odpowiednio przygotować się do tego zadania.

Jak powinien wyglądać atrakcyjny webinar?

Atrakcyjny webinar powinien być odpowiednio przygotowany zarówno pod względem merytorycznym, jak i wizualnym. Warstwa merytoryczna to kwestia dość indywidualna i uzależniona od takich czynników jak tematyka, grupa docelowa czy poziom wiedzy uczestników, dlatego we wskazówkach na ten temat ograniczymy się tylko do kilku sugestii. Przede wszystkim skompiluj zwięzłą i angażującą treść, przemyśl scenariusz i koniecznie przeprowadź chociaż jedną próbę bez udziału słuchaczy, by sprawdzić jakość webinaru. Bardzo pomocne okaże się także stworzenie planu na zaangażowanie uczestników.

Zobacz również

Chcielibyśmy natomiast skupić się na kwestiach technicznych. Które z nich są najważniejsze? Przede wszystkim należy zadbać o odpowiednią jakość obrazu i dźwięku. Nie mniej ważna jest także kompozycja kadru oraz dodatkowe elementy, takie jak angażująca prezentacja, materiały wideo, grafiki czy wykresy.

Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego ClickMeeting!

Jak przygotować się do webinaru?

Przygotowując się do prowadzenia własnego webinaru, poza treściami, jakie chcesz przekazać słuchaczom, musisz zwrócić również uwagę na pewne kwestie techniczne. Spokojnie: dzięki nowoczesnym platformom do webinarów i spotkań online, takim jak ClickMeeting, rozpoczęcie przygody z tym formatem będzie naprawdę proste. Oto kilka przydatnych wskazówek, które z pewnością okażą się pomocne.

Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]

Profesjonalny sprzęt nie zawsze niezbędny

Słuchaj podcastu NowyMarketing

Wbrew pozorom stworzenie dobrego webinaru nie wymaga posiadania najlepszej jakości kamery. Webinary, jak wskazuje sama nazwa, to nic innego jak wirtualne spotkania pomiędzy prezenterem a uczestnikami, które zastępują stacjonarne seminaria. Oczywiście dają także zdecydowanie większe możliwości: można m.in. tworzyć webinary automatyczne czy webinary na żądanie. Dlatego nawet dysponując jedynie kamerką internetową wbudowaną w laptopa, możesz zaprezentować się profesjonalnie. Rozdzielczość, w której Twoja kamera rejestruje i przesyła obraz nie jest parametrem decydującym o jakości video na webinarze, ponieważ software do webinarów i tak ją zredukuje. Podczas webinaru liczy się nie tyle sprzęt, ile wiedza, jak go ustawić. Skup się przede wszystkim na świetle i tle.

Oświetlenie – Twój największy sprzymierzeniec

Ludzie są wzrokowcami i uwielbiają atrakcyjne wizualnie kompozycje. Wykorzystaj to podczas przygotowania do webinaru! Twoim największym sprzymierzeńcem jest światło. Niestety łatwo również o popełnienie błędu, który może znacznie wpłynąć na odbiór wydarzenia. Dlatego musisz przede wszystkim zadbać o optymalne oświetlenie. Wbrew pozorom nie musi wiązać się to z koniecznością wynajmowania profesjonalnego studia czy inwestowania w sprzęt. Oto kilka praktycznych porad.

Jeśli nie posiadasz żadnej profesjonalnej lampy, wystarczy, że usiądziesz naprzeciwko okna lub innego źródła światła. Możesz posłużyć się też np. lampką nocną, oświetleniem biurka czy nawet wyświetlaną na monitorze białą kartą.
Przede wszystkim zadbaj o oświetlenie swojej twarzy: to właśnie ona odgrywa kluczową rolę w trakcie webinaru.
Unikaj oświetlenia widocznego w kadrze, ponieważ będzie ono wpływać negatywnie na jakość obrazu. Zbyt intensywne światło z tła sprawi, że webcam dostosuje się do niego, a w rezultacie Twoja twarz będzie nienaturalnie ciemna.
Jeżeli w pokoju korzystasz z kilku źródeł światła, zadbaj o to, aby były one podobnej barwy.

Zadbaj o optymalny kadr

Podczas webinarów istnieje jedna prosta zasada dotycząca ustawienia kadru: powinna być w nim widoczna przede wszystkim Twoja twarz. Jednocześnie wizerunek prelegenta nie powinien zajmować więcej niż trzy czwarte kadru. To, jak się prezentujesz, oraz to, co widać w Twoim tle, to tuż obok oświetlenia najważniejsze kwestie wpływające na atrakcyjny obraz. Z tego względu serdecznie polecamy znaleźć dobrze oświetlone miejsce i sprawdzić, co znajduje się w kadrze. Zrobisz to z łatwością, korzystając z podglądu i testera AV jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Nie chcesz przecież, by na opinię na temat Twojego profesjonalizmu wpływ miały takie drobnostki, jak suszące się pranie w tle. Postaraj się, żeby za Tobą znajdowało się jak najmniej rozpraszających elementów. Jeśli nie masz za sobą idealnie minimalistycznego tła rodem z katalogu Ikei, wystarczy zwykła jednobarwna ściana.

Dobra jakość dźwięku

Wysokiej jakości dźwięk to podstawa umożliwiająca przekazywanie informacji. W tym przypadku również nie chodzi o najnowocześniejsze mikrofony, przynajmniej na początku Twojej webinarowej drogi. Rzecz jasna ich posiadanie w niczym nie zaszkodzi, ale istnieje kilka bardziej prozaicznych kwestii, o których musisz pamiętać. Mowa tutaj na przykład o hałasie powodowanym przez domowników lub dźwiękach dochodzących zza okna. Dlatego, jeżeli chcesz uniknąć niekomfortowych sytuacji, nagrywaj przy szczelnie zamkniętych oknach, kiedy jesteś sam w pomieszczeniu.

Pomocna może okazać się wywieszona na drzwiach kartka informująca Twoich domowników czy współpracowników, że właśnie bierzesz udział w webinarze.
Warto wyłączyć także klimatyzację i inne urządzenia emitujące dźwięk.
Przygotuj np. słuchawki z wbudowanym mikrofonem – zapewnią zdecydowanie wyższą jakość niż mikrofon wbudowany w Twojego laptopa i nie będą „zbierać” zbyt wielu dźwięków z otoczenia.
Jeżeli głos zabiera inny prezenter lub bierzesz udział w wideokonferencji, pamiętaj o wyciszaniu mikrofonu wtedy, kiedy nic nie mówisz. Dzięki temu łatwo unikniesz chaosu.

Poznaj swoje oprogramowanie

Nie daj się zaskoczyć i zapoznaj się z oprogramowaniem, które wykorzystasz do przeprowadzenia webinaru. Poświęć czas na wypróbowanie wszystkich dostępnych funkcji, by podczas nagrywania móc skupić się na jasnym przekazaniu treści i nie dać zbić się z pantałyku. Zapamiętaj, jak zmienić widok w pokoju webinaru, uruchomić prezentację, przeprowadzić ankiety czy współdzielić ekran. Dla pewności możesz przygotować listę funkcji, które wykorzystasz podczas prezentacji, i powiąż ją z krótkim planem działania. W ten sposób poczujesz się naprawdę swobodnie i pewnie podczas Twojej prezentacji.

Wciągająca treść wymaga planu

Nie każdy czuje się dobrze, idąc na żywioł. Dlatego w ramach przygotowania do webinaru polecamy stworzenie scenariusza całego spotkania. W takim tekście najlepiej zawrzeć wszystkie poruszane kwestie w odpowiedniej kolejności oraz wszelkie dodatki, takie jak grafiki lub wykresy. Im więcej informacji, tym lepiej, ponieważ pozwalają one uniknąć niepotrzebnych pauz i pomyłek.

Zaangażuj inne osoby

Webinar możesz poprowadzić w pojedynkę lub z innym prezenterem. Możesz także zaangażować słuchaczy, na przykład wykorzystując funkcję Q&A. Oba warianty dają Ci nowe możliwości, a wydarzenie staje się jeszcze bardziej interaktywne. Pomocnik bardzo przydaje się na początku przygody z prowadzeniem szkoleń i webinarów. Taka osoba może gromadzić pytania publiczności, moderować czat i czuwać nad bezproblemowym przebiegiem spotkania. Jeśli więc masz taką możliwość, to sięgnij po pomoc.

Jazda próbna

Kolejnym punktem odpowiedniego przygotowania do webinaru jest tak zwana jazda próbna. Jak ją przeprowadzić? Bardzo prosto, wystarczy, że potraktujesz ją jak próbę generalną przed występem. Najlepiej nagrać i obejrzeć swoje wysiłki lub poprosić kogoś o obserwowanie ich, bo wtedy przekonasz się, jakie błędy popełniasz i będziesz w stanie je skorygować. Natychmiast określisz, czy wszystko wygląda tak, jak sobie życzysz, czy jest coś, co wymaga poprawy. Będziesz też czuć się pewniej podczas właściwego wystąpienia, bo po pierwsze wszystko sprawdzisz, a po drugie będziesz mieć praktykę w przekazywaniu danego materiału.

Zachowaj spokój i przejrzyj checklistę

Gdy zadbałeś o sprzęt i jego wykorzystanie, stworzyłeś zgrabny scenariusz webinaru, wyprosiłeś z mieszkania współlokatorów i wybrałeś idealną porę dnia, by przeprowadzić próbę generalną, przyszedł czas na najważniejsze. Teraz musisz wziąć głęboki wdech, uspokoić się i uświadomić sobie, że zadbałeś o wszystko. Nie myśl jednak, że to zabezpieczy Cię przed wszystkimi możliwymi kryzysami. Życie bywa przewrotne i często przyjdzie Ci zmagać się z nieprzewidzianymi sytuacjami. A w rozwiązywaniu ich uratuje Cię tylko zimna krew i dystans. Dlatego zachowaj spokój i nawet jeśli coś nie pójdzie zgodnie z planem, nie daj wyprowadzić się z równowagi.

Prowadzenie webinaru to zajęcie stresujące nawet dla starych wyjadaczy. Dlatego, żeby zminimalizować nerwy i zmartwienia z tym związane, musisz się do tego odpowiednio przygotować. Podsumujmy wiedzę zebraną w tym artykule w formie krótkiej checklisty:

Zaplanuj, co i w jaki sposób chcesz przekazać odbiorcom.
Zapoznaj się z oprogramowaniem oraz sprzętem: poznaj funkcje i możliwości. Zaznajom się z dostępnymi materiałami edukacyjnymi;
Zadbaj o odpowiedni kadr: zwróć szczególną uwagę na dobre oświetlenie i estetyczne tło.
Poinformuj inne osoby o tym, że bierzesz udział w webinarze: pomocna może okazać się np. kartka umieszczona na drzwiach.

Najważniejszy jest jednak spokój i świadomość, że nie na wszystko masz wpływ. Podejdź do potencjalnych problemów z dystansem i wyciągaj z nich wnioski. Życzymy powodzenia!

Artykuł powstał we współpracy z ClickMeeting.