Przygotowanie webinaru nie musi być trudne, a dzięki nowoczesnym platformom rozpoczęcie przygody z tym formatem nie zabiera zbyt wiele czasu. Oczywiście w wielu przypadkach za ich organizację odpowiedzialni są eksperci zajmujący się marketingiem i PR. Tworzenie wydarzeń staje się wobec tego coraz ważniejszym elementem ich warsztatu. Przed utworzeniem pierwszego webinaru warto zwrócić uwagę na kilka dobrych praktyk, dzięki którym uda się osiągnąć zakładane cele i jeszcze bardziej zaangażować uczestników.
Najważniejsze obowiązki organizatora i prezentera
Im ważniejsza funkcja, tym większa odpowiedzialność. Dotyczy to również organizatorów webinarów i innych rodzajów spotkań online. W znacznej mierze to od Twojego działania i dobrego przygotowania zależeć będzie przebieg wydarzenia. Tworząc ten materiał, wykorzystaliśmy własne doświadczenia oraz wnioski płynące z przeprowadzanych przez nas badań.
Zobacz również
Dobra komunikacja, przemyślana strategia i znajomość narzędzi, z których korzystasz, pozwolą na osiągnięcie świetnych rezultatów.
Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego w ClickMeeting!
1. Poświęć chwilę na poznanie platformy
Prezenter, który w trakcie webinaru na żywo ma problemy z obsługą platformy do webinarów i spotkań online, sporo traci w oczach uczestników. Musi radzić sobie także z zupełnie niepotrzebnym zamieszaniem i stresem. Jednocześnie nawet najbardziej intuicyjne narzędzie wymaga opanowania pewnego minimum umiejętności pozwalających na komfortowe uruchomienie wydarzenia i prowadzenie go.
Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]![Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]](https://nowymarketing.pl/wp-content/uploads/2024/11/Cover-photo-2024-11-06T140221-142x0-c-default.png)
Dlatego zalecamy zapoznanie się z platformą z pewnym wyprzedzeniem. Warto sięgnąć także po dodatkowe materiały. W ClickMeeting możesz liczyć między innymi na rozbudowaną bazę wiedzy oraz bloga, gdzie pokazujemy nie tylko praktyczne sposoby na wykorzystania naszego narzędzia, ale dzielimy się również sprawdzonymi sposobami na promocję wydarzeń czy efektywną współpracę online.
Słuchaj podcastu NowyMarketing
Zapoznaj się także z pokojem wydarzenia: sprawdź, gdzie znajdują się najważniejsze elementy, jak włączyć prezentację lub inne funkcje, z których będziesz korzystać. Możesz również dostosować widok do własnych preferencji, co pozwoli Ci na zdecydowanie bardziej komfortową pracę.
2. Zadbaj o jakość dźwięku i obrazu
Z punktu widzenia zarówno prezenterów, jak i uczestników najważniejsza jest oczywiście optymalna jakość obrazu i dźwięku. Pomimo wprowadzania nowych funkcji i rozwiązań technologicznych nadal najbardziej zależy nam na tym, aby po prostu bez przeszkód przekazywać wiedzę i utrzymywać bezpośredni kontakt. Zła jakość obrazu i dźwięku może znacząco wpłynąć na satysfakcję uczestników i popsuć nawet najlepiej przygotowane wystąpienie.
Na szczęście zapewnienie dobrej jakości obrazu i dźwięku naprawdę nie jest trudne. Co więcej, nie będzie potrzebny Ci do tego profesjonalny sprzęt, zwłaszcza jeżeli dopiero zaczynasz swoją przygodę z wydarzeniami online. Dominik Balicki – senior video producer w ClickMeeting – podzielił się najważniejszymi radami w tym artykule. Nadal pozostają aktualne! Wystarczy wbudowana w laptopa kamera, zewnętrzne słuchawki z mikrofonem, cisza, stabilne połączenie z Internetem i dobrze ustawione źródło światła.
3. Przygotuj wszystkie niezbędne pliki
Właściwa organizacja jest kluczem do tworzenia efektywnych spotkań online. Niezależnie od tego, czy prowadzisz webinar, czy moderujesz spotkanie swojego zespołu, przygotuj z pewnym wyprzedzeniem wszystkie niezbędne pliki i materiały, które zamierzasz udostępnić. Dzięki temu uda się zaoszczędzić sporo czasu, a uczestnicy będą mogli skupić się na zawartości merytorycznej. Staraj się również wybierać jak najbardziej atrakcyjne i angażujące modele przedstawiania informacji. Nowoczesne platformy dają Ci sporo możliwości, warto więc przetestować je jeszcze przed wydarzeniem i poszukać sposobów na jeszcze bardziej efektywne przekazywanie wiedzy.
Jak wynika z naszej ankiety, aż 45,16% respondentów uważa brak uprzedniego przygotowania materiałów przez prezentera za rozpraszający. Zwłaszcza jeżeli korzysta z trybu udostępniania ekranu. W jego trakcie zwróć szczególną uwagę na pliki, które pokazujesz innym osobom. W ClickMeeting możesz w łatwy sposób wskazać konkretne okno, dzięki czemu nie musisz martwić się o to, że uczestnicy zyskają dostęp do np. poufnych dokumentów. Jeżeli udostępniasz cały ekran, zadbaj o porządek w plikach – chaos, nawet na dysku twardym, może nie najlepiej świadczyć o Twoim profesjonalizmie.
4. Pomyśl o tym, co ma miejsce przed webinarem i po nim
Wielu organizatorów skupia się wyłącznie na tym, co ma miejsce w trakcie webinaru. Przygotowują więc staranną prezentację czy szlifują fragmenty wystąpienia. Warto mieć jednak świadomość, że z perspektywy uczestników bardzo ważną rolę odgrywają również treści, z którymi mają kontakt przed wydarzeniem i po nim. Należy więc w odpowiedni sposób je dopracować:
- Przed wydarzeniem zadbaj o przygotowanie mailingów z zaproszeniem – sama wysyłka w ClickMeeting jest przy tym zautomatyzowana, a do dyspozycji pozostają funkcjonalne wzory. To od Ciebie zależy jednak, co znajdzie się w treści i z jakich elementów skorzystasz.
- Dodatkowe treści możesz również zaprezentować na stronie poczekalni – umieścisz tam np. plan wydarzenia czy dodatkowe materiały.
- Po zakończeniu wydarzenia możesz wyświetlić standardową stronę z podziękowaniami lub przekierować uczestników np. na własny landing page.
- Dobrym pomysłem będzie także wysłanie maila z podziękowaniami, który może zawierać dodatkowe materiały i nagranie z webinaru (oczywiście bez problemu wyślesz go nie tylko do uczestników, ale również wszystkich zarejestrowanych osób).
5. Zadbaj o jakość treści
Jednym z elementów etykiety i kształtowania wizerunku w sieci, o którym niestety często zapominamy, jest zapewnienie odpowiedniej staranności wszystkich prezentowanych treści. Dotyczy to nie tylko samej prezentacji czy pokazywanych uczestnikom materiałów, ale również – niezwykle istotnych – treści promocyjnych oraz wiadomości przesyłanych do odbiorców.
Zadbaj o to, aby maile i posty były poprawne językowo i starannie sformatowane. Zwracaj się do uczestników w sposób, którego od Ciebie oczekują. Bezpośredniość w Internecie jest czymś powszechnym i pożądanym, jednak w niektórych sytuacjach lepsze będzie zachowanie nieco większego dystansu.
Dobrą praktyką jest także dzielenie się z uczestnikami materiałami (np. udostępnianie im nagrań czy dodatkowych treści). Dzięki temu sprawisz im miłą niespodziankę, zbudujesz silną, ekspercką pozycję i dasz możliwość jeszcze skuteczniejszego zdobywania wiedzy.
6. Korzystaj z różnych trybów
Wielu niekomfortowych sytuacji i problemów komunikacyjnych uda się uniknąć, jeżeli zaproponujesz swoim uczestnikom wygodne formy kontaktu. W trakcie webinarów warto pomyśleć m.in. o:
- Sesji Q&A – uczestnicy będą mogli zadawać w jej ramach pytania, to Ty zdecydujesz natomiast, kiedy będzie najlepszy moment na ich wyświetlenie i udzielenie odpowiedzi.
- Moderacji czatu – zwłaszcza w trakcie dużych wydarzeń łatwo o utracenie kontroli nad treściami, które pojawiają się w oknie czatu. Możesz z jednej strony zablokować tę opcję, z drugiej natomiast moderować czat i autoryzować pojawiające się w nim wypowiedzi.
- Bezpośrednim kontakcie z uczestnikiem – dobrym sposobem na udzielanie odpowiedzi np. na pytania organizacyjne jest bezpośrednie kontaktowanie się z uczestnikiem za pośrednictwem okna prywatnego czatu.
- Udostępnianiu uczestnikom możliwości wypowiedzi – możesz również wybierać użytkowników, którym pozwolisz na przedstawienie swojej opinii czy zadanie pytania. Dzięki temu webinar będzie bardziej interaktywny, jednak nie zapanuje w nim chaos.
Widok okna pokoju w ClickMeeting
7. Panuj nad sytuacjami kryzysowymi
W trakcie spotkania online – tak samo jak podczas wydarzenia offline – mogą zdarzyć się sytuacje kryzysowe. W znacznej mierze od reakcji organizatora zależy to, jak szybko uda się nad nimi zapanować. Warto wybrać wobec tego platformę, która umożliwi m.in. wyciszenie użytkownika, który przeszkadza innym w przyswajaniu wiedzy, (w szczególnych przypadkach można również zdecydować się na jego wylogowanie z wydarzenia).
8. Poinformuj uczestników o nagrywaniu
Platformy takie jak ClickMeeting pozwalają na łatwe nagrywanie wydarzeń. Dzięki temu możesz m.in. wykorzystywać materiały podczas innych szkoleń lub udostępniać plik uczestnikom i nieobecnym. Przed rozpoczęciem nagrywania pamiętaj jednak o uzyskaniu odpowiedniej zgody od wszystkich obecnych osób. Dzięki temu upewnisz się, że nie naruszasz niczyich praw, a uczestnicy są świadomi tego faktu.
9. Zastanów się nad zaangażowaniem dodatkowej osoby
Oczywiście każdy z nas może przeprowadzić nawet spory webinar w pojedynkę. Jednocześnie w niektórych przypadkach – zwłaszcza na samym początku – przydatne będzie wsparcie innej osoby. Do jej zadań może należeć między innymi moderacja czatu, kontrola optymalnego przebiegu wydarzenia i udzielanie odpowiedzi na pojawiające się najczęściej pytania uczestników.
Większa liczba osób może zająć się również prezentacją treści. Warto zastanowić się, czy zaangażowanie innych specjalistów (w tym także zewnętrznych ekspertów) nie będzie jeszcze bardziej atrakcyjne z perspektywy uczestników i nie ułatwi popularyzacji webinaru.
10. Pomyśl o automatyzacji
Webinary to nie tylko wydarzenia na żywo (choć ten model nadal cieszy się największą popularnością). Do dyspozycji pozostają również webinary automatyczne, które pozwalają na uruchomienie nagrania w konkretnym czasie, oraz webinary na żądanie: w tym przypadku uczestnicy mogą uzyskać dostęp do treści wtedy, kiedy tylko będą mieli na to ochotę. Możesz więc np. wykorzystać nagranie przeprowadzonego wcześniej webinaru na żywo i rozbudować je o sesję Q&A, a odpowiedzi na pytania udzielić w późniejszym terminie.
Dobrą praktyką jest również wykorzystywanie nagrania wideo w późniejszym czasie w innych kanałach. Na bazie webinaru możesz np. stworzyć artykuł na firmowego bloga czy posty idealnie sprawdzające się w mediach społecznościowych.
Przetestuj rady w praktyce!
Oczywiście w ślad za teorią musi iść również praktyka. Najlepszym sposobem na rozbudowę kompetencji organizatora i prezentera jest więc stworzenie własnego wydarzenia i zaproszenie na nie uczestników. Dzięki temu szybko przekonasz się, że to naprawdę proste. W ClickMeeting możesz natomiast przetestować swoje pomysły bez jakichkolwiek opłat podczas 30-dniowego okresu próbnego, a następnie wybrać plan najlepiej dostosowany do Twoich oczekiwań. Powodzenia!
Artykuł powstał we współpracy z ClickMeeting.