Alt + tab i wiesz więcej. Webinarium – wygodne narzędzie do konferencji online

grafika: fotolia.pl

A w naszej profesji, jak z resztą w każdej, którą traktuje się poważnie, rozwój zawodowy jest rzeczą niezwykle istotną. Tylko kiedy znaleźć na niego wolną chwilę? 

Coraz częściej organizatorzy szkoleń, warsztatów czy wykładów przenoszą je do sieci. Korzystając z wirtualnych platform oferujących webinaria oszczędzamy czas i pieniądze, a przy tym znacząco urozmaicamy formę przekazu.

Do podstawowych funkcjonalności webinariów należą:

• transmisja dźwięku i obrazu
• upload, wyświetlanie i udostępnianie prezentacji, filmów i zdjęć
• interakcja z gośćmi (czat tekstowy z opcją moderacji czy możliwość zadawania pytań głosowych)
• udostępnianie podglądu pulpitu (wyświetlanie multimediów z dysku lokalnego, używanie przeglądarki www)

Do organizacji prostego webinarium można wykorzystać narzędzie Google Hangouts. Jest ono jednak, póki co, bardzo ograniczone i ubogie w formie. Jeśli chcemy uzyskać profesjonalny efekt, lepiej sięgnąć po dedykowane płatne platformy. 

Budowa i ochrona reputacji kancelarii adwokackich i radcowskich

O sukcesie webinarium decydują wartości merytoryczne oraz techniczne. Innymi słowy – połącznie wiedzy eksperckiej z technologią, dzięki czemu możliwy jest błyskawiczny przekaz treści w atrakcyjnej formie. Poniżej charakteryzuję pokrótce najważniejsze kwestie, o których trzeba pamiętać, organizując tego typu przedsięwzięcie.

1. Zawartość merytoryczna

Ciekawy, modny czy specjalistyczny temat, który będzie dopasowany do naszej grupy docelowej to jedynie połowa sukcesu. Nie zapominajmy też o timingu. Optymalny czas prezentacji waha się między 40-60 minut, które składają się na projekcję multimediów, omówienie case’ów, pytania i odpowiedzi. Należy o tym pamiętać podczas opracowywania agendy prezentacji. Kompleksowe tematy lepiej rozbić w cyklu webinariów, by nie stracić na jakości.

2. Prelegent

Wykład możemy przeprowadzić samodzielnie. Możemy też uatrakcyjnić spotkanie i zaprosić specjalistę z danej dziedziny.

Jeżeli zdecydujemy się na zaproszenie prelegenta zewnętrznego, który w oparciu o swoją wiedzę ekspercką i autorytet wzbogaci przekaz, z pewności uda nam się uzyskać większą frekwencję na webinarium. Zaprośmy go też odpowiednio wcześniej, aby obie strony miały wystarczająco dużo czasu na przygotowanie oraz omówienie prezentacji i materiałów.

3. Komunikacja i promocja

Istotną sprawą jest zaplanowanie odpowiedniej komunikacji z uczestnikami i przygotowanie planu promocji wydarzenia. Jeżeli decydujemy się na webinarium zamknięte, kierowane jedynie np. do naszych pracowników czy klientów, sprawa jest prosta. Najprawdopodobniej mamy też bazę e-mailową i możemy ją łatwo zaimportować od systemu wysyłkowego i stamtąd prowadzić całą komunikację: wysłać zaproszenie, zaplanować przypomnienia, wykonać follow-up po webinarze. Praktyczna rada: sprawdźmy wcześniej czy listy generowane z systemu nie są traktowane jako spam.

Jeżeli jednak webinar będzie otwarty i zależy nam na zebraniu jak najliczniejszej grupy uczestników, musimy odpowiednio wcześniej zaplanować działania. Platformy webinarowe dają możliwość dokonywania na nich zapisów, więc najdroższą częścią „backendu” nie musimy się przejmować. Skupić należy się na zbudowaniu czytelnego i atrakcyjnego landing page’u i skierowaniu na niego ruchu z zewnątrz przy użyciu tradycyjnych narzędzi marketingu internetowego i social mediów. Każde nowe źródło potencjalnych uczestników podniesie nam finalną frekwencję.

4. Wartości techniczne

Nowoczesne platformy dedykowane konferencjom online oferują pełny pakiet usług i ułatwień. Dla nas, jako administratora, ważne będą: możliwość moderacji pokoju, prowadzenia komunikacji z poziomu panelu administracyjnego oraz zarządzania bazą adresową. Prelegent z pewnością doceni multimedialne możliwości prowadzenia prezentacji (emisja różnych formatów, podgląd pulpitu, implementacja przeglądarki www czy możliwość użycia wirtualnej tablicy, na której można narysować odręcznie proste schematy czy równania). Niebagatelne znaczenie ma również suport techniczny, jaki oferuje dostawca platformy. Dba on też o bezpieczeństwo danych osobowych zarejestrowanych gości.

Rys. Aplet nowoczesnego webinarium z oknem wideo, czatem, głównym oknem z prezentacją i listą gości (mat. WP.PL)

Obecnie webinary działają zarówno pod systemem Windows, jak i Mac OS. Co więcej, firmy zaczynają oferować również darmowe aplikacje na smartfony i tablety, które realizują podstawowe założenia wydarzenia.

Webinary nigdy nie zastąpią konferencji w „realu”. Przewagą tych drugich jest bezpośredni kontakt z ludźmi z branży. Dają możliwość spotkania z osobami, z którymi do tej pory kontaktowaliśmy się tylko wirtualnie w sprawach biznesowych. Na tradycyjnych konferencjach jest czas na prawdziwy networking. Tego rodzaju interakcji internetowy webinar szybko nie zastąpi. Bez wątpienia jednak, to atrakcyjna forma prezentacji wiedzy i budowy wizerunku, przystająca do współczesnych realiów i rozwoju technologicznego.

Autor: Krzysztof Pawełek, Specjalista ds. Marketingu w Wirtualnej Polsce

Entuzjasta marketingu internetowego, w szczególności mobile marketingu oraz orędownik nowatorskich rozwiązań w komunikacji online. Z branżą internetową związany od 10 lat. Obecnie pracuje w Wirtualnej Polsce na stanowisku Specjalisty ds. Marketingu. Jest współautorem wielu kampanii realizowanych dla portalu, akcji specjalnych oraz zarządza projektem cyklu webinariów THINK MOBILE (webinaria.wp.pl) dotyczących zagadnień marketingu mobilnego. Wcześniej związany z portalem Onet.pl, gdzie odpowiadał m.in. za promocję serwisów ZUMI.pl, Sympatia.pl, Onet VOD czy Plejada.pl. 

Absolwent Zarządzania i Marketingu Uniwersytetu Jagiellońskiego. Prywatnie zapalony amator agresywnego kolarstwa górskiego i snowboardingu. Uwielbia góry, kino europejskie oraz kuchnię śródziemnomorską.

W piątek 27.09 o godz. 11-tej odbędzie się bezpłatne webinarium THINK MOBILE! – o tym, jak najlepiej wykorzystać mobile w komunikacji 360 stopni opowie Project Manager w sieci reklamowej Optizen Labs – Katarzyna Bednarska.  

NowyMarketing jest patronem medialnym wydarzenia.