6 porad, jak dział IT może efektywniej wpłynąć na rozwój firmy

…biznesu i znacząco przyczyniać się do rozwoju firmy. Oto część managerska pierwszej edycji Forum w pigułce dla tych, którzy z IT chcą być na bieżąco.

1. Dział IT jako doradca biznesowy

Rozwój technologii, w tym obecność mobilnych aplikacji niemal w każdej dziedzinie życia, sprawił, że informatyk przestał być postrzegany jako osoba od naprawy zepsutego komputera. Spójrz na dział IT jako na pole nowych możliwości. Według Daniela Kierdala, eksperta z kilkunastoletnim doświadczeniem w obszarze oprogramowania dla przedsiębiorstw, dział IT w firmie powinien pełnić funkcję doradcy dla biznesu i zarządzać usługami dla biznesu. Część usług to usługi wewnętrzne a część zewnętrzne. Umiejętność odpowiedniego połączenia i wykorzystania oprogramowania własnego i tego dostarczanego w modelu SaaS może dać przewagę konkurencyjną firmie.

2. Przygotuj się na zagrożenia

Popularny skrót IoT (Internet of Things) może mieć również inne rozwinięcie – Internet of Threats. Zagrożenia związane z przenoszeniem ogromnej ilości danych do sieci, pozyskiwaniem ich przez wszelakie aplikacje i programy (zezwolenia na geolokalizację, dostęp do multimediów, kontaktów) mogą dorównywać wynikającym z tego korzyściom. Dla biznesu równie niebezpieczne są poważne ataki, polegające na wykradnięciu danych, jak i krótkotrwałe awarie, które generują jednak duże starty finansowe. W 2016 roku kilka popularnych platform, m.in. Twitter, Amazon czy Netflix, doświadczyły tzw. DDoS – ataku rozproszonego. Polega on na przepełnianiu zasobów danego serwera tak, aby użytkownicy nie mogli z nich korzystać. Dariusz Puchalak, konsultant i trener IT, przekonywał, że świadomość zagrożeń jest pierwszym i najważniejszym krokiem w zapobieganiu im i chronieniu firm przed konsekwencjami przestoju w działaniu platformy przez cały dzień.

3. Pomyśl inaczej o kosztach

Większość kosztów w działach IT jest wydawana na utrzymanie, o wiele mniej zaś przeznaczana jest na innowacje. Według Forrester Research koszty w działach i firmach IT rozkładają się średnio na 72% wydawane na utrzymanie oraz 28% wydawanych na rozwój i poszukiwania innowacyjnych rozwiązań. Niedoścignionym w większości firm ideałem jest stosunek 50:50. Przy analizie finansowej kosztów utrzymania IT należy pamiętać o tym, że nie wszystkie koszty są złe. Takim przykładem może być miesięczny koszt oprogramowania, które generuje przychody firmy. Czas wdrożenia usługi SaaS jest znacznie krótszy niż wdrożenie wewnętrzne a może przynieść znaczące korzyści biznesowe. Niektóre rodzaje kosztów są tym, co nakręca każdy biznes. Nie chodzi o ich ograniczanie, a o takie wykorzystanie, które zagwarantuje najlepsze efekty – podkreślał Daniel Kierdal.

4. Korzystaj z doświadczenia poprzedników

W zarządzaniu firmą, działem lub grupą ludzi ważna jest umiejętność znalezienia najlepszej – optymalnej – metody służącej osiągnięciu celów organizacji. Przy ciągle zmieniających się potrzebach biznesowych i wymaganiach technologicznych taką metodą wydaje się być agile (zarządzanie zwinne). Metody agilowe wnoszą do zarządania wiele interesujących koncepcji, które powinny być wykorzystywane. Elastyczność i otwartość na zmiany, z jakimi się one wiążą, ułatwiają nie tylko samą pracę zarządczą, ale także pozytywnie wpływają na pobudzanie kreatywności i samodzielności pracowników. Przy okazji agile nie wyklucza starszych, sprawdzonych rozwiązań, a połączenie starszych koncepcji z nowymi bywa często optymalnym rozwiązaniem w danej sytuacji. – Koła nie trzeba wymyślać od nowa, wystarczy je nieco ulepszyć i zmodyfikować. Agile to takie ulepszanie – mówił Grzegorz Poręcki, menadżer z ponad 25-letnim doświadczeniem w Polsce i zagranicą. – Nie chodzi bowiem o odrzucenie rozwiązań, które już znamy, ale sprytne dostosowanie ich do aktualnych potrzeb rynku, managerów i samych pracowników.

Robert Lewandowski w kampanii Banku Pekao S.A. przedstawia „Ekspercki przepis na rozwój”

5. Sprawdź, czy wdrożenia działają

Faktyczne wdrożenie nie polega na zakupieniu nowego systemu czy ogłoszeniu obowiązywania nowej strategii działania firmy. Aby otrzymać wymierne efekty, konieczna jest zmiana świadomości pracowników, nauczenie się korzystania z możliwości nowych metodyk, sprawdzenie ich w różnych okolicznościach biznesowych oraz dostosowanie całej infrastruktury technicznej . Na to wszystko zaś potrzeba przede wszystkim czasu. – Kadrom zarządzającym IT, nie tylko w polskich firmach, ale również zagranicznych, często brakuje cierpliwości i konsekwencji, które są niezbędne do efektywnego wdrożenia każdego rozwiązania. Czas w projektach wdrożeniowych to zawsze problematyczna sprawa, trzeba jednak znaleźć równowagę pomiędzy stabilnością a zmiennością, zwinnością. Należy pamiętać przy tym, że stanem poszukiwanym i docelowym jest stabilność, nie stagnacja – dodał Poręcki.

6. Dopasuj się do klienta

Adopt czy adapt – to dylemat znany w biznesie, zwłaszcza wśród osób z IT. Dziś coraz częściej wygrywa adapt – dopasowanie się, a nie dopasowywanie do siebie. Wynika to z tempa zmian w obszarze technologii. Sukces zależy więc o umiejętności szybkiego i łatwego dopasowania się do bieżących potrzeb rynku i klienta i wychodzenia z nowymi rozwiązaniami. Tak do oczekiwań XXI-wiecznego konsumenta zaadaptowali się m.in. AirB&B – największa sieć „hotelarska” na świecie, która nie posiada ani jednego hotelu czy Uber – globalna sieć przewozowa, która nie posiada ani jednego auta.