Adam Kowalczyk (Walk Events): BEA – najlepsze wydarzenia z całego świata pod jednym dachem – naprawdę niesamowite doświadczenie i inspiracja

W ubiegłym roku po raz pierwszy odbyła się globalna edycja konkursu BEA. Jakie istotne zmiany zaszły w samym festiwalu i konkursie z tego powodu? Jak oceniacie ubiegłoroczną edycję Bea World Festival?

BEA z europejskich nagród zmieniła się w konkurs globalny, co zdecydowanie wpłynęło na poziom zgłoszonych wydarzeń i finalne wyniki. Wyższy prestiż był bardzo odczuwalny we wszystkich aspektach – od lokalizacji gali w Teatrze Rivoli w Porto, przez rangę panelistów oraz jury (np. przewodniczącą została Andrea Faflíková, CEEMEA Senior PR & Event Manager The LEGO Group), po obecność na wydarzeniu portugalskiej Sekretarz Stanu Any Mendes Godinho oraz Burmistrza Miasta – Rui Moreira. Udział tych dwóch ostatnich osób w evencie pokazuje, jak istotną gałęzią przemysłu jest branża MICE.

Startowaliście w konkursie dwa lata temu oraz w ubiegłorocznej edycji. Za pierwszym razem otrzymaliście nominację, a za drugim nagrodę. Opowiedzcie, jak wygląda sam konkurs od strony zgłaszającego? Jakie etapy musi on przejść? Czy sam konkurs jest dużym wyzwaniem?

Początek całego procesu wygląda dość podobnie jak w przypadku naszych krajowych konkursów. Trzeba przygotować dobre filmowe case study oraz opis projektu. Przy opisie należy wziąć pod uwagę kryteria oceny, tj. kreatywność, efektywność oraz pokazać, w jaki sposób zrealizowane wydarzenie było odpowiedzią na brief klienta. Każde zgłoszenie to koszt ok. 400 euro, do tego dochodzi jeszcze koszt przygotowania wideo case study w wersji angielskiej. W tym roku zgłosiliśmy kilka projektów, więc to musiała być dobrze przemyślana i przeprocesowana inwestycja. To, co odróżnia ten konkurs od innych to finalny etap całego procesu, który odbywa się już w Porto i polega na 3-minutowej prezentacji projektu przed jury oraz sesji Q&A. Z mojego punktu widzenia ten finalny etap jest dużą szansą na „poprawienie sobie notowań”, ponieważ nie zawsze da się przedstawić wszystkie elementy wydarzenia w 180-sekundowym filmie lub opisie. Ta część bardzo dobrze pokazuje podejście oraz stopień przygotowania zgłaszających do konkursu i to tutaj widać największe różnice.

Do ubiegłorocznego konkursu zgłoszono 296 projektów z 27 krajów. Jak oceniacie ogólny poziom tych prac, a także które z nich były wg Was najciekawsze? Jak zmienił się poziom w porównaniu do ubiegłych edycji?

Emocje to dziś najdroższa waluta w marketingu. Rozmowa z Katarzyną Piskorską, CEO Pionu Arteria CX

Globalna formuła konkursu bardzo podniosła poziom. Finalnie nominacje otrzymały 133 projekty w 19 kategoriach. Najlepsze wydarzenia z całego świata pod jednym dachem, wszystkie prezentowane na żywo – to naprawdę niesamowite doświadczenie i inspiracja. O poziomie zgłoszonych prac świadczy m.in. obecność na shortliście takich wydarzeń jak Ceremonia Otwarcia Olimpiady w Rio, czyli absolutnie topowego globalnego eventu czy Pioneer17, imponującego festiwalu startupów.

W moim TOP3 całego festiwalu znajdują się: Premiera Audi A8 – za niesamowite nagromadzenie technologii, ale też dobre ich wykorzystanie, Ceremonia Otwarcia Finału Ligi Mistrzów w Piłce Ręcznej w Kolonii – za sprytne i efektywne wykorzystanie technologii w bardzo specyficznych warunkach, czyli w trakcie przerwy w meczu oraz oczywiście projekt holenderskiego Rijksmuseum z okazji 10-milionowego odwiedzającego, nagrodzony Grand Prix. To była pierwsza globalna edycja, więc zakładam, że każda następna będzie miała jeszcze wyższy poziom, co stawia przed nami kolejne wyzwania.

W ramach festiwalu odbyło się wiele wykładów i wystąpień. Które podobały się Wam najbardziej i uważacie, że wniosły dużo nowych informacji? Które z zaprezentowanych case studies były dla Was najciekawsze?

Wiele prezentacji odbywało się w tym samym czasie w różnych salach, dlatego każdy dzień zaczynaliśmy od planowania, niczym na festiwalu muzycznym. Nauczeni doświadczeniami z poprzedniej edycji, w ubiegłym roku polecieliśmy już 6-osobowym zespołem, złożonym z osób z różnych działów Walk. Dzięki temu zdobyliśmy dużo informacji i wróciliśmy z ogromną wiedzą. Mamy zatem czym się dzielić z resztą zespołu. Tradycyjnie – najważniejsze, aby z każdej prezentacji wynieść chociaż jedną nową rzecz dla siebie oraz biznesu i tak też było. Najciekawszym elementem z mojego punktu widzenia był panel w formie wywiadu ze studentami, przedstawicielami tzw. Milenialsów. Zachowania oraz potrzeby młodych konsumentów definiują obecną komunikację marek i z tego panelu wyniosłem naprawdę sporo przemyśleń. Utwierdziłem się m.in. w przekonaniu, że mamy dobre czasy dla naszej branży, ponieważ najbardziej komercyjna grupa docelowa pragnie realnego przeżywania, a dopiero później pieniędzy czy statusu. Jeżeli chodzi o prezentacje projektów z shortlisty to tak, jak już wspomniałem, poziom był zróżnicowany. Z mojego punktu widzenia bardzo dobrze zaprezentowała się przedstawicielka TBA z projektem F1 Live w Londynie. Swoim wystąpieniem, które było bardzo merytoryczne i energetyczne świetnie uzupełniła bardzo ubogie wideo case study. Dodatkowo podczas sesji pytań jury zdradziła niesamowity fakt, który pokazał jak trudne w realizacji było to wydarzenie. F1 Live to event w samym centrum Londynu, w którym po raz pierwszy wzięły udział wszystkie ekipy Formuły 1. Ze względu na zagrożenie terrorystyczne władze miasta i organizator zdecydowali, że event zostanie ogłoszony dopiero 24 godziny przed startem. Dobę przed wydarzeniem pojawił się pierwszy post w mediach społecznościowych, a do druku wyszła wieczorna gazeta z informacją o evencie. Pomimo tego odniósł frekwencyjny i zasięgowy sukces.

Jak oceniacie obecny poziom polskiego rynku eventów w porównaniu do rynków zagranicznych? Jakie są znaczące różnice?

Na ponad 130 nominacji w 19 kategoriach były nominowane jedynie 2 polskie projekty. Myślę, że to obrazuje obecny poziom naszego rynku. Trzeba oczywiście wziąć poprawkę na fakt, że wiele agencji nie czuje jeszcze potrzeby zgłaszania swoich projektów do konkursów. Jednak z drugiej strony, jeżeli agencja wie, że ma bardzo dobry projekt to szuka możliwości promocyjnych, aby to podkreślić. Bardzo duży wpływ na małą liczbę zakwalifikowanych projektów mają również budżety, jakimi dysponujemy w Polsce. Zdecydowana większość projektów nominowanych i tych, które wygrały to połączenie dobrych pomysłów z dobrymi budżetami, które pozwalają przekraczać kolejne granice. Istotnym czynnikiem oceny projektów była też efektywność i słusznie, ponieważ działania event marketingowe muszą przekładać się na konkretne efekty biznesowe.

Jakie zmiany czekają nas w tym obszarze w najbliższym czasie?

Żyjemy w czasach, które dają branży eventowej ogromne możliwości. Coraz częściej stykamy się z pojęciem „digital disruption”, czyli cyfrową rewolucją, która burzy nasz dotychczasowy sposób funkcjonowania i wprowadza „nowe zasady gry”, na podobnej zasadzie jak kiedyś stało się to po odkryciu druku czy elektryczności. Dzisiaj te zmiany nie są już tak spektakularne, ale za to jest ich więcej, występują częściej i mamy mniej czasu, aby się do nich dostosować. Naturalnie wpływają one na sposób komunikowania się marek ze swoimi konsumentami. W branży eventowej mamy np. do czynienia z trendem łączącym działania online z offline, gdzie event stanowi tzw. trigger dla działań online, jednak narzędzia, które są w jego ramach wykorzystywane, zmieniają się niemal z miesiąca na miesiąc. Bez wątpienia należy obecnie postawić na kreację, innowacje oraz synergię różnych kanałów komunikacji i jest to zarówno szansa, jak i wyzwanie dla naszej branży. Ważne, aby być częścią tych zmian.

Jeśli natomiast chodzi o polską branżę eventową to z każdym rokiem profesjonalizuje się ona na różnych polach. To co jest trendem obecnie na świecie to dalszy etap tej profesjonalizacji – mianowicie – specjalizacja. Mniejszy zakres obsługi, ale na bardzo wysokim poziomie. W USA funkcjonują już firmy, które zajmują się np. tylko i wyłącznie after parties lub procesem RSVP. Takie specjalizacje powodują, że zarówno kreacja, jaki i realizacją są na bardzo wysokim poziomie, bo pracownicy skupiają się już tylko na wąskim zakresie eventowym.

Dlaczego warto wziąć udział w przyszłorocznej edycji festiwalu i konkursu?

To naprawdę unikalna okazja do spotkania w tak prestiżowym i merytorycznym gronie osób oraz do dyskusji z przedstawicielami branży z całego świata. BEA World Festival to również możliwość udziału w ciekawych prezentacjach i warsztatach, prowadzonych przez przedstawicieli międzynarodowych firm tj. Lego czy Volkswagen. Z kolei wygrana w konkursie to promocja w kraju i za granicą. Mamy pewne plany dotyczące zewnętrznych rynków, więc taki znak jakości jak BEA Award może nam tylko pomóc. W Walk Events zgłoszenia do zagranicznych konkursów od początku traktowaliśmy jako inwestycję. Oczywiście podstawa to dobre realizacje, dlatego każdego dnia pracujemy nad szlifowaniem naszych obecnych projektów.

Co możecie polecić agencjom, które chciałyby spróbować swoich sił w kolejnej edycji?

Po pierwsze, trzeba mieć dobry koncept, który klient wybierze, a konsument „kupi” swoją obecnością lub opinią. To jest początek. Następny krok to świetnie przygotowane zgłoszenie, w tym wideo case study i 3-minutowa prezentacja na żywo. W tym przypadku ważne jest, aby nie powtarzać treści z wideo, tylko uzupełnić je istotnymi dla komisji detalami. Warto również poświęcić chwilę na wybór kategorii. Research poprzednich edycji pozwoli ocenić czy nasze wydarzenie na pewno dobrze pasuje do danej kategorii. Ogromnie zachęcam do udziału w przyszłorocznej edycji koleżanki i kolegów z innych agencji. W interesie całej naszej branży jest, aby z roku na rok projektów z Polski było więcej. Funkcjonujemy na otwartym rynku, więc warto, aby nasz wizerunek poza granicami był coraz lepszy, bo zacznie to przekładać się na biznes.

 

O rozmówcy:

Adam Kowalczyk
Event Director Walk Events

Od ponad 11 lat jest związany z branżą event marketingową. Swoją karierę w Walk Events rozpoczął w 2007 roku na stanowisku Junior Event Managera. Obecnie jako Event Director i Członek Zarządu Walk Events jest odpowiedzialny za współprowadzenie agencji, kierowanie działem kreacji oraz implementację narzędzi pomagających skutecznie zarządzać procesami projektowymi. Na swoim koncie ma ponad sto realizacji eventowych, zarówno lokalnych, jak i zagranicznych. Do największych z nich należą m.in. formaty muzyczne, które wprowadził na polski rynek – Electronic Beats Festival (T-Mobile) oraz Red Bull Music Academy Weekender Warsaw. Event traktuje jako istotny element zintegrowanych działań marketingowych.