Czy firma może wykorzystać aktywność pracowników w kanałach social media?

W polskich przepisach brakuje szczególnych uregulowań, które określałyby zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników, na przykład w zakresie dzielenia się informacjami o pracodawcy lub wykonywanej pracy. Brak ustawowej regulacji nie oznacza jednak, że pracodawca nie może w żaden sposób wpływać na aktywność pracowników w kanałach społecznościowych. Czego może on wymagać, a czego zabronić pracownikowi w kontekście jego aktywności w social media?

Popularność portali społecznościowych wśród pracowników pracodawcy mogą wykorzystać nie tylko do zwiększenia kontroli nad podwładnymi, lecz także do budowania wizerunku lub promocji swojej firmy. Ujawnienie przez pracowników ich miejsca pracy na prywatnych profilach w mediach społecznościowych, czy podejmowane przez nich aktywności w powiązaniu z działalnością firmy (np. dzielenie się treściami promocyjnymi pracodawcy, umieszczanie wpisów lub komentarzy) z powodzeniem mogą wspierać działalność promocyjną lub marketingową przedsiębiorstwa. O ile tylko pracodawca umiejętnie zarządza tym aspektem działalności pracowników.

Promocja firmy w social media

Co do zasady, szef nie może nakazać pracownikom założenia pod własnym imieniem i nazwiskiem konta – na przykład na Facebooku – i aktywnego używania go do promowania działalności pracodawcy w prywatnych postach. Zarządzający firmą może tego wymagać od pracowników zajmujących się polityką informacyjną lub działalnością marketingową firmy (mówimy na przykład o pracownikach działu marketingu czy działu PR). W ich przypadku używane konto staje się doskonałym narzędziem pracy umożliwiającym budowanie profesjonalnego profilu pracodawcy. Na przykład poprzez zamieszczanie komentarzy, udostępnianie określonych treści lub śledzenie informacji na temat pracodawcy publikowanych w sieci. W przypadku pozostałych zatrudnionych zwierzchnik może jedynie zachęcać ich do używania kont prywatnych w celach promocyjnych pracodawcy.

Informacja o firmie na portalu prywatnym kontra aktywność pracownika w sieci

Pracodawca nie powinien też ingerować w większość treści zamieszczanych na prywatnych kontach pracowników, na przykład publikowane posty, zdjęcia czy komentarze. Istnieją jednak sytuacje w których nie stosuje się tej reguły, np. jeżeli jednak pracownik na swoim profilu zdecyduje się zamieścić informację o swoim pracodawcy (na przykład określając zajmowane w organizacji stanowisko), musi liczyć się z tym, że niektóre z jego prywatnych wypowiedzi mogą być odbierane jako wypowiedzi jego pracodawcy (albo co najmniej jako wypowiedzi przez pracodawcę akceptowane). Jeżeli mogą one obiektywnie szkodzić wizerunkowi pracodawcy, na przykład z uwagi na naruszenie przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrego wychowania, pracodawca ma wówczas prawo chronić swój wizerunek i ingerować w aktywność pracownika w Internecie – także poprzez interwencję na jego prywatnym profilu (komentarz, sprostowanie, itp.). A pracownik musi liczyć się z tym, że za taką działalność – realizowaną przecież poza pracą i w czasie wolnym – może ponieść konsekwencje służbowe. Pracodawca może podjąć decyzję o ukaraniu pracownika, a w skrajnych przypadkach nawet o rozwiązaniu z nim umowy o pracę jeżeli, aktywność pracownika w mediach społecznościowych negatywnie wpływa na wizerunek pracodawcy.

Działania niepożądane

Pracodawca może oczekiwać, że aktywność pracownika w mediach społecznościowych nie tylko nie będzie stawiać pracodawcy w negatywnym świetle ze względu na kontrowersyjne wypowiedzi na tematy społeczne, polityczne lub obyczajowe albo łączyć pracodawcy z niechcianymi inicjatywami, ale także nie będzie wprost sprzeczna z interesem pracodawcy. Przykładowo zwierzchnik może wymagać, aby pracownik na profilu, gdzie jest ujawniona informacja o firmie, powstrzymał się od „lajkowania”, udostępniania informacji czy wręcz promowania inicjatyw lub wydarzeń marketingowych konkurencji. Może to dotyczyć również oceniania działalności klientów, kontrahentów lub innych pracowników. W oczywisty sposób pracodawca może też zakazać pracownikom ujawniania na kontach prywatnych informacji poufnych, na przykład szczegółów działalności pracodawcy, informacji o projektach, w które jest zaangażowany pracownik albo klientach, z którymi się spotyka. Oczywiście nie każdy wpis pracownika odnoszący się do konkurencji lub klientów będzie powodem zwolnienia pracownika. Każda tego typu sytuacja wymaga jednak szczegółowego rozważenia pod kątem naruszenia przez pracownika obowiązku dbałości o dobro zakładu, zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa lub lojalności wobec pracodawcy.

Robert Lewandowski w kampanii Banku Pekao S.A. przedstawia „Ekspercki przepis na rozwój”

Jasne zasady chronią przed faux pas

Aby zminimalizować ryzyko związane z niepożądanymi zachowaniami pracownika w sieci, warto z góry określić dokładnie, jakie aktywności i zachowania podwładnych są dopuszczalne lub zabronione. Zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników pracodawca może określić w regulaminie pracy lub w dokumencie określającym politykę firmy. Taka polityka może określać wytyczne dotyczące oznaczania pracodawcy na profilach prywatnych czy korzystania przez pracownika z takich profili. W szczególności może również wprowadzać zasady co do upubliczniania wpisów na temat pracodawcy, innych pracowników, klientów a nawet konkurencji.

Konstruktywna krytyka ma swoje prawa

Należy podkreślić, że w polityce firmy pracodawca nie może zabronić pracownikowi krytykowania pracodawcy w portalach społecznościach, jeżeli wypowiedzi krytyczne są konstruktywne, rzeczowe i mają na celu uzyskanie określonego pozytywnego skutku. W jednej ze spraw rozpoznawanych przez polski sąd, pracownik będący na zwolnieniu lekarskim, zamieścił na portalu społecznościowym obraźliwy wpis na temat swego pracodawcy. Wskazał w nim, że nie poleciłby swojego pracodawcy najgorszemu wrogowi, a firma jest jedynie lepszą wersją chińskiego obozu pracy. O wpisie pracodawca dowiedział się od swojego kontrahenta, co świadczyło o tym, jak szerokie grono osób mogło zapoznać się z tym postem. Zamieszczenie przez pracownika wpisu stanowiło przyczynę zwolnienia go w trybie dyscyplinarnym, a sam post został uznany przez sąd za niedopuszczalną krytykę pracodawcy. Sąd stwierdził, że wypowiedź powinna być wyważona. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy trafia do szerszego grona osób. Obowiązek pracownika odpowiedniej moderacji wypowiedzi dotyczy nie tylko działalności w pracy lub w czasie wykonywania przez pracownika pracy, ale obejmuje cały okres związania umową o pracę.

Interesy obu stron w polityce firmy

Postanowienia polityki powinny być wyważone i zostać opracowane w sposób nienaruszający zarówno interesów pracodawcy, jak również praw pracownika. Polityka nie powinna też ingerować w sferę prywatnego życia podwładnych w zakresie, w jakim pracodawca nie jest do tego uprawniony. Zakres ten w praktyce budzi najwięcej wątpliwości i jest źródłem nie tylko nieporozumień z pracownikami, ale może przyczynić się do ewentualnej przegranej pracodawcy w sądzie pracy. Dlatego często w tym zakresie potrzebna jest pomoc profesjonalnego doradcy.

Autor komentarza: Przemysław Stobiński, Radca prawny, Partner Associate, Deloitte Legal