Narzędziownia PR-owca (cz. 2)

Narzędziownia PR-owca (cz. 2)

Codzienna praca PR-owców to wiele różnych zadań, często wykonywanych w tym samym czasie. Odpowiedzialni są za monitoring mediów, kontakt z klientem, dziennikarzami, promocję i komunikację zewnętrzną firmy. Zawód ten wymaga ogromnej wielozadaniowości. Jakie narzędzia ułatwiają im pracę?

Pierwsza część narzędziowni PR-owca >

Sprawdziliśmy, z jakich programów i narzędzi korzystają w codziennej pracy Anetta Gołda, dbająca o PR w Grupie Żywiec i Marta Winiarek-Miętus dla Husqvarna, Olga Zalecka z BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego Sp. z o.o, Damian Ziąber z Prudential oraz Marek Zaleski z Microsoft. 

Najczęściej używane narzędzia to:

  • monitoring mediów i internetu: Meltwater, Google Alerts, IMM, Press-Service, Brand24, SentiOne, Sotrender, Newspoint
  • edycja i tworzenie dokumentów: Google docs, Office 365, Cold Turkey
  • korekta i redakcja tekstu: Ortograf.pl i iKorektor.pl, Jasnopis.pl i Logios.pl
  • analiza statystyk WWW: Google Analytics
  • planowanie kampanii: planer Google AdWords
  • komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna: mailchimp, slack, Dotmailer, Microsoft Lync, Skype, AnoMail
  • ankiety i zbieranie danych: SurveyMonkey
  • raportowanie, analiza i wizualizacja danych: Tableau
  • przygotowywanie grafik: Canva, Snapseed
  • obsługa mediów społecznościowych: Sprinklr
  • mapowanie myśli: Mindmup
  • organizacja pracy i zarządzanie zadaniami, projektami: BaseCamp, Trello, Gmail, Kanban, Teamwork, Trello, Outlook (kalendarz), Microsoft Teams, Microsoft Note
  • biuro prasowe: Prowly
  • przesyłanie plików: WeTransfer, Dropbox
  • śledzenie trendów: BuzzSumo
  • selektor treści: Mashfeed, Pocket
  • prezentacje multimedialne: Prezi, PowerPoint
  • skracanie linków: Bit.ly
  • odtwarzanie muzyki: Spotify

Anetta Gołda
SML Manager w Grupie Żywiec, Agencja Hope

  • SentiOne – narzędzie do monitoringu internetu. Również nieocenione źródło informacji o tym, co mówią internauci na temat marek. Sprawdza się w zarządzaniu kryzysowym. Absolutny „must have”.
  • Facebook – dobrze ustawiony jest świetnym agregatorem treści i informacji. Szybkie scrollowanie i wiem, co danego dnia jest na pierwszych stronach.
  • Messenger – ułatwia komunikacje z influencerami. Każdy z nich dostępny jest właściwie 24/7 w swoich social mediach. Dzięki Messengerowi moje maile nie giną w gąszczu innych.
  • Wetransfer – niezawodny do przesyłania dużych plików.
  • Ortograf – to narzędzie, w którym sprawdzam teksty pod względem poprawności interpunkcji i gramatyki. Przed wysłaniem tekstu zawsze warto się upewnić, że przecinki są we właściwym miejscu ☺
  • Canva – dość proste narzędzie to tworzenia nieskomplikowanych grafik.
  • Aplikacje Google – kalendarz, translator i google drive – kalendarz – lubię, za przejrzystość i łatwość współdzielenia, translator – wykorzystuje opcję tłumaczenia ze zdjęć – super wygodne i przydatne, zwłaszcza do czytania reklam czy opisów produktów w podróży. Drive – do współdzielenia plików.
  • Pages – do tworzenia dokumentów tekstowych z grafikami – w Wordzie nigdy to nie było takie proste.
  • Online converter - dobrze konwertuje różne pliki, czasem się przydaje, zwłaszcza jak dostajesz długą listę w pdf.
  • Instagram – inspiracje, trendy, insighty i wiele innych.

Damian Ziąber
PR Manager w Prudential

10 narzędzi, których używam w codziennej pracy i bez których nie wyobrażam sobie życia zawodowego. Kolejność nie odzwierciedla hierarchii.

  • Narzędzia monitoringu mediów, Google Alerts. Cóż, znaczenia tych narzędzi dla każdego PR-owca (bo mowa nie tylko o monitoringu mediów w postaci dostępu do platformy, na której gromadzone są „wycinki”, ale i narzędziach do monitorowania social media, a nawet o własnych Google Alerts) pewnie nie trzeba tłumaczyć. Od nich zaczynam dzień, w krew weszło mi bycie w nich non-stop.
  • Media branżowe - nie do końca zgrabnie wygląda nazwanie ich „narzędziem”, ale korzystanie z ich dorobku i różnorodności to obowiązek. Są abecadłem wiedzy na temat tego kto, gdzie, jak, kiedy, z kim, dlaczego, za ile. Plus garść newsów i ploteczek z branży. Dobrze być na bieżąco ze swoim własnym podwórkiem, tym łatwiej „ogarniać” później inne, jeśli będzie taka potrzeba. Zwłaszcza, jeśli te media rozwijają swoje własne media, tu: społecznościowe. Do mediów branżowych dodajmy media „finansowe”, polskie i zagraniczne. Te ostatnie właściwie powinny być obowiązkowe dla każdego PR-owca, a dla tych z branży finansowej wręcz oczywiste.
  • Prasa drukowana - nie mogę się bez niej obejść. A im bardziej niszowy, czy oryginalny fragment rzeczywistości, tym lepiej.
  • Twitter - ciężko mi bez niego się obejść. Źródło newsów oraz linków do ciekawych opracowań, niekoniecznie miejsce na bardzo aktywną komunikację marek. Zerknięcie rano i odświeżenie kilka razy w ciągu dnia pozwala na szybką selekcję tematów/przekazów dnia. Często stanowi skarbnicę zmyślnych bon motów oraz ciętych ripost. Nie bez znaczenia dla tych, którzy pracują nad zwięzłością i celnością przekazu (obojętne czy na 140, czy na 280 znakach).
  • Notatnik i długopis - swój notatnik i coś dobrego do pisania odręcznego oraz dziesiątki samoprzylepnych karteczek. Z przymrużeniem oka. Obliczyłem, że jeden notes wystarczy na kilka lat, jeśli zadania, notatki, spostrzeżenia sporządza się hasłami, na małych karteczkach, uroczo nazywanych postitami. Papieru (ekologia) też można zużyć dzięki takiemu rozwiązaniu mniej. Oby tylko pamiętać o niszczeniu tych bardziej poufnych, czy nieaktualnych (zrealizowanych). Na dodatek nic tak nie mobilizuje do walki z prokrastynacją właściwą młodym bogom jak odhaczanie kolejnych haseł z karteczek, czy ich usuwanie.
  • Szybki i niczym nieograniczony dostęp do Internetu. Aktywności dzisiejszych konsumentów wykraczają daleko poza standardy korporacyjnych ograniczeń w kwestii dostępów do określonych stron, czy treści. Dlatego dobrze mieć pod ręką swój niezależny dostęp, albo zadbać o jego pełne odblokowanie.
  • Gotówka - nie zawsze się to udaje, ale dla pewności i komfortu warto mieć przy sobie zawsze jakieś drobne. Awarie terminali się zdarzają, a i osobie obsługującej nas przy stole, czy w szatni, warto zostawić dowód swojego uznania dla jej pracy. Co ma stół do PR? Tak, spotykamy się „na mieście”, z różnymi osobami, przy różnych okazjach. Drobne się na pewno przydadzą. Jak nie na spotkanie, to do kupna najnowszego wydania gazety.
  • Muzyka - idealny sposób na wyciszenie się, chociaż zakrawa to na paradoks. Pozwala odgrodzić się od otoczenia, a w czasach pracy mobilnej, czy zdalnej nie wiemy, gdzie, kiedy i w jakich warunkach może przyjść nam pracować.
  • Naładowany telefon - w moim zawodzie jest on przedmiotem niezbędnym i długo to się nie zmieni. Ponoć w dzisiejszej cywilizacji najsilniejsze są trzy lęki: brak pola, brak Wi-Fi i brak naładowanej baterii. Dla PR-owca każdy z tych braków może oznaczać katastrofę.

Olga Zalecka
PR Manager w BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego Sp. z o.o

  • Słowo - powiem to trochę przewrotnie, ale w mojej codziennej pracy posiłkuję się jednym, moim zdaniem, najważniejszym narzędziem PR-owym – słowem.

Za pomocą nawet jednego słowa jesteśmy w stanie bardzo wiele przekazać, wnieść wiele treści, zadbać o to, by nasz komunikat zyskał wydźwięk, i wreszcie wywołał reakcje oraz autentyczne emocje. Słowo służy szeroko pojętej komunikacji, komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, po prostu komunikacji międzyludzkiej. Dobre słowo pomaga w kontaktach z ludźmi oraz w budowaniu relacji. Spójny, klarowny komunikat daje możliwość zbudowania kompletnego wizerunku marki. Interesująca oraz angażująca treść – a więc znów słowo – jest fundamentem sprawnej komunikacji marki online. Monitorowanie słowa, czyli ukazujących się publicznie treści, daje możliwość reakcji, zbadania efektów naszej codziennej pracy oraz pozwala sprawdzić to, czy nasz głos jest na tyle silny, by móc przebić się wśród szumu informacyjnego.

Jednym słowem, słowo to niezwykle kompleksowe, PR-owe narzędzie.

Marek Zaleski
Government Affairs Coordinator CEE w Microsoft

Gdybym pisał te słowa 20 lat temu, gdy zaczynałem pracę w public relations, to spośród narzędzi, którymi posługuje się w codziennej pracy, wymieniłbym faks, klej do kopert i znaczków, Microsoft Excel i Word oraz program pocztowy. Chociaż nadal jestem oddanym fanem korzystania z rozwiązań dostarczanych przez samą naturę jak mózg, pamięć i empatia, to mam świadomość, że bez współczesnych aplikacji, byłoby mi po prostu trudniej. Szczęśliwie, aplikacje, z których korzystam każdego dnia pozostały te same.

  • Office 365, Outlook - aplikacje z tej grupy mam praktycznie uruchomione przez cały czas. Microsoft Outlook obsługuje wiele kont, jest zintegrowany z innymi aplikacjami Office 365. To prawdziwy kombajn, który pozwala sprawnie zarządzać swoim czasem w pracy, przepływem informacji, zarządzaniem spotkaniami i salami. Do spotkania mogę w łatwy sposób wygenerować link do połączenia konferencyjnego Skype. Mogę zainstalować go na komputerze, telefonie czy tablecie.
  • Skype dla Firm: to kontakt ze wszystkimi. Jeżeli nie ma kogoś przy komputerze, to może odebrać moją wiadomość na telefonie. Bez szukania w książce adresowej mogę odnaleźć "namiary" na moich współpracowników. Czy to e-mail, czy numer telefonu. Podczas telekonferencji możemy ze sobą rozmawiać, widzieć się, współdzielić ekrany i wprowadzać poprawki. Skype dla Firm integruje się ze Skypem tradycyjnym, dzięki czemu nie muszę skakać pomiędzy okienkami.
  • Microsoft Teams - to centrum pracy zespołowej i tak naprawdę esencja integracji innych aplikacji Office 365. Dla mnie Teams to takie wirtualne biura, w którym siedzimy ze współpracownikami, z którymi pracujemy nad danymi projektami, korzystając ze wspólnych szaf. Tych zespołów można stworzyć dowolną liczbę. Mamy wszystkie dokumenty pod ręką, możemy kontaktować się ze sobą w ramach jednego programu. Po prostu, możemy współpracować.
  • LinkedIn / Instagram / Facebook - sieci społecznościowe to z jednej strony rozrywka, a z drugiej także sposób na współpracę. Najlepszym przykładem jest LinkedIn, gdzie wymieniam się wiedzą, opiniami z innymi ludźmi, z którymi łączą mnie kwestie zawodowe lub pasje.
  • Microsoft OneNote - to idealny program do robienia notatek i organizowania swoich zadań. Notatki można zapisywać przy pomocy klawiatury i odręcznie przy pomocy pióra. Korzystam i w pracy i w domu.
  • Pocket - gdy nie mam czasu na dokładną lekturę treści, którą znajdę w sieci, Pocket przychodzi mi z pomocą. Jednym kliknięcie czy to w telefonie, czy przeglądarce internetowej zapisuję artykuł lub nagrania na później. Mogę przypisać odpowiednie tagi, dzięki czemu mogę potem na spokojnie odnaleźć artykuł, który zapisałem. W Pocket fajne jest też to, że na bazie naszych linków aplikacja proponuje inne artykuły, które zapisali pozostali użytkownicy.
  • Microsoft Word - dla mnie to pierwszy wybór pośród edytorów tekstu, a dzięki integracji z chmurą daje nieograniczone możliwości współpracy.
  • Cold Turkey - Microsoft Word ma jedną wadę. Pozwala przeskakiwać pomiędzy aplikacjami. Gdy muszę napisać tekst od początku do końca. Stworzyć draft, który będę później uzupełniał danymi, to uruchamiam Cold Turkey. Aplikacja jest bardzo prostym edytorem tekstu i pozwala zablokować możliwość przeskakiwania pomiędzy innymi uruchomionymi aplikacjami. Ten tekst napisałem w Cold Turkey.
  • Snapseed, Canva - czasem zdarza się, że muszę przygotować zdjęcie, które będzie ilustrować materiał, lub przygotować infografikę. Korzystam wtedy ze Snapseed do obróbki grafiki i usługi Canva, która dla mnie, zupełnego beztalencia, jeżeli chodzi o tworzenie grafik, jest jak bajkowy „zaczarowany ołówek”. Pomyślę o czymś i już jest.
  • Spotify - korzystając z usługi, wybieram albo muzykę, albo dźwięki tła. Towarzyszy mi rano w drodze do pracy, w pracy, gdy muszę się skupić i wieczorem, gdy zasypiam. 

Marta Winiarek-Miętus
Rzecznik Prasowy Husqvarna, Agencja MWM PR

  • IMM, Press-Service, Brand24 - jednym z podstawowych, a nawet obowiązkowych narzędzi jest monitoring mediów. W większości przypadków jest on zlecany firmom wyspecjalizowanym, posiadającym odpowiednie rozwiązania technologiczne, np. IMM czy Press-Service. Monitoring mediów to profesjonalnie przystosowane narzędzia, w których poprzez panele zarządzamy informacjami, jakie chcemy pozyskać z monitoringu, m.in.: publikacje, zasięg, AVE, wydźwięk danego materiału, autora. Generujemy różne raporty, wykresy, dotarcia itp. Ważne jest, że monitorowane są nie tylko tradycyjne media, ale także Internet oraz social media, jak w przypadku Brand24. Jest to narzędzie, które m.in. pozwala w doskonały sposób poznać opinie na temat firmy, produktów czy konkurencji. To, co również jest istotne to to, że dzisiejsze monitoringi gwarantują natychmiastowe pozyskanie informacji, co ułatwia i przyspiesza czas reakcji, a także z pewnością ma wpływ na zarządzanie potencjalnymi i rzeczywistymi kryzysami, które często mają swój przebieg w sieci.
  • Slack - w ramach codziennych zadań, czy realizacji projektu w różnych miejscach, narzędzia takie jak Slack pozwalają nam być w stałym kontakcie. Slack to dość nowe narzędzie, które jest swojego rodzaju komunikatorem, ułatwiającym kontakt między np. członkami danego zespołu projektowego. To swojego rodzaju „czat”, który także odciąża skrzynki firmowe i zmniejsza generowanie e-maili. Pozwala także tworzyć liczne kanały tematyczne.
  • Skype - często w kontaktach z klientami korporacyjnymi, kiedy wykraczamy z komunikacją poza granice kraju, korzystamy ze Skype’a, który jest już w grupie podstawowych narzędzi. Pozwala na wirtualne spotkania, wymianę dokumentami podczas spotkania czy czynne uczestniczenie w telekonferencji.
  • AnoMail - w codziennej pracy ważnym elementem jest dobre przygotowanie dystrybucji materiałów prasowych tzw. wysyłki. Narzędziem pomocnym może być AnoMail, który rzeczywiście ułatwia codzienną pracę. Umożliwia wysyłanie masowej korespondencji w formie e-maili, a także posiada wiele funkcji służących do zbierania oraz analizy adresów. Aktualnie narzędzie rozbudowane jest o moduł, który ma za zadanie ułatwiać kwestie związane z pozyskiwaniem zgody/braku zgody w zakresie RODO.

Komentarze

Polecane

Dzięki, link został przesłany

Zamknij

Serdeńko!
Lubisz już nasz fanpage?

Wystarczy kliknąć:

zobacz nasz fanpage >> Zamknij

Niech zapisze się
do newslettera!

Zostaw e-mail
i powolutku strzałeczka na guziczek!

Zamknij