Webinar z influencerem – szanse i zagrożenia

Kolejne dni w oczekiwaniu na odpowiedź na maila, dziesiątki nieodebranych połączeń, przeciągający się proces podpisywania umowy, a na koniec nerwowe sprawdzanie skrzynki w nadziei na otrzymanie prezentacji? Niestety, organizacja webinaru, którego prezenterem będzie rozpoznawalny w twojej branży influencer, ma też swoją ciemną stronę. Jakie pułapki czyhają na tej drodze i jak ich uniknąć? 

Etap 1 – poszukiwanie influencera 

Na tym poziomie są dwie możliwości.  

1. Agencja PR. Jeśli na stałe współpracujesz z profesjonalną agencją PR-ową, to prawdopodobnie będzie ona dysponować kontaktami do liderów opinii albo gotowymi pakietami współpracy w tym zakresie. Najlepiej będzie umówić się z account managerem z agencji na video konferencję, podczas której zaprezentuje ci propozycje do wyboru. Jeśli zobaczysz portfel z konkretnymi nazwiskami, od razu wyeliminuj te, które nie są w żaden sposób powiązane z twoją branżą. Wybierz kilka z nich i zapytaj o ceny. 

2. Poszukiwanie własnymi siłami. Nie ograniczasz się do ofert przedstawionych przez agencję. Próbujesz samodzielnie lub ze swoim zespołem namierzyć influencera, który nie tylko dysponuje wiedzą i doświadczeniem, ale też potrafi sam wpływać na zmiany w twojej branży. Idealnie – gdy jego ekspertyza odnosi się bezpośrednio do twojej niszy. Wykorzystaj gotowe rozwiązania oferowane przez np. BuzzSumo czy Brand24. 

Webinary nie działają w 2026? Dane mówią co innego. Pobierz raport ClickMeeting

Niezależnie od tego, którą z powyższych opcji wybierzesz, czeka cię wnikliwa analiza influencerów. Przyjrzyj się dokładnie, jak te osoby prezentują się w Internecie: 

• Ilu użytkowników śledzi ich poczynania w social mediach? Jakiego typu tweety najczęściej umieszczają – czy przedstawiają takie wartości merytoryczne, których właśnie poszukujesz? Czy ich posty na LinkedInie i Facebooku nie budzą takich kontrowersji, jakich nie chcesz, żeby były potem kojarzone z twoją marką czy produktem? Jak zachowują się fani na tych profilach – czy aktywnie komentują i udostępniają wpisy, czy też jest to raczej jednokierunkowa komunikacja bez sprzężenia zwrotnego? 
• Jak wypadają w materiałach audio i video? Czy kandydat na gwiazdę twojego wydarzenia próbował już mierzyć się z webinarem? Jeśli tak, to, jak wypadł? Czy jego barwa głosu i sposób prezentacji pomagał czy przeszkadzał w przyswajaniu treści przez odbiorców? 

Warto na tym etapie poszukać jakiegoś zakończonego wydarzenia. Jeśli było nagrywane, to z pewnością materiał można zobaczyć jako on-demand webinar. To doskonały sposób, żeby ocenić jakość prezentacji. Jeśli był to pokaz slajdów z Power Pointa ze zdawkowymi komentarzami prezentera, to warto już na tym etapie odpuścić. Jeśli natomiast kandydat wykorzystuje pełnię multimedialnych dobrodziejstw, jakie może zaoferować dobra platforma webinarowa, to zdecydowanie jest to argument skłaniający do nawiązania współpracy.  

• Czy rozważany przez ciebie przyszły prezenter podejmował już gościnne występy w webinarach dla klientów? Jeśli tak, to idealnie jakby miał na to jakiś dowód. Referencje od firm lub agencji, nagrane wydarzenia, gdzie sama prezentacja dostosowana jest do identyfikacji wizualnej klienta, a treść samego webinaru jest dokładnie tym, co zażyczył sobie klient.  

Już na tym etapie można uniknąć sytuacji, w której influencer na grzbiecie twojej marki i twojego webinaru zaczyna promować samego siebie, bądź swoją komercyjną ofertę. 

Etap 2 – Nawiązywanie współpracy 

Wymarzony influencer odnaleziony! Pozostaje TYLKO nawiązać z nim współpracę. Jeśli decydujesz się na wariant samodzielnego pozyskania tego eksperta, to po stronie twojej i twojego zespołu spoczywa cała magia pierwszego kontaktu, przedstawienia atrakcyjnej oferty, oraz – co ważne – uzasadnienia, DLACZEGO chcesz, żeby właśnie jego twarz stała się wizytówką twojego webinaru. Namierzony przez ciebie ekspert musi czuć, że to nie przypadek i jego uczestnictwo w twoim wydarzeniu i wizerunkowe skrzyżowanie się z twoją marką ma sens. 

Jeśli natomiast to agencja pozyskuje influencera, to po stronie ich account managerów leży wykonanie tych pierwszych kroków. Nie znaczy to jednak tym samym, że jako szef tego przedsięwzięcia całkowicie zwalniasz się z jasnych i ciemnych stron bezpośredniej komunikacji z ekspertem, lub z jego asystentem lub asystentką  

W obu przypadkach absolutnie konieczne jest spisanie warunków współpracy w formie umowy lub porozumienia. Jeśli influencer ma z tym problem, to od razu się wycofaj, zanim popłyniesz w dalsze koszty i stres ciągnący się do samego wydarzenia, ponieważ nie będziesz mieć żadnej pewności czy projekt się nie rozsypie na 5 minut przed webinarem. 

Etap 3 – Umowa 

Dla twojego projektu to ubezpieczenie na życie. Niezależnie od tego, czy współpracę nagrała agencja, czy twoja firma, spisanie warunków współpracy jest niezbędne. Co powinien zawierać taki dokument? 

• Termin wydarzenia. Musi być on sztywno ustalony, ponieważ pod niego będziesz planować całą kampanię reklamową, począwszy od przygotowania kreacji i wysyłkę zaproszeń, przez treść wpisu na firmowym blogu, aż po emisję banerów, remarketing etc. 
• Content. Bardzo precyzyjne określenie tematu i treści webinaru. Musisz uczestniczyć w tym procesie i mieć ostatnie zdanie, jeśli chodzi o akceptację. Ostatecznie, to twoja marka i twój webinar. Merytoryczna zawartość wydarzenia musi korespondować z twoją branżą oraz twoją ofertą. 
• Identyfikacja wizualna. Na pewno ją masz, więc cała prezentacja powinna być stworzona na szablonie uwzględniającym logo i kolorystykę marki. Najlepiej, jeśli dostarczysz influencerowi gotowy szablon, żeby wprowadził do niego treść. 
• Wykorzystanie wizerunku. Wszystkie kreacje, wliczając w to też landing page kampanii, będą zawierać wizerunek influencera. Twoja umowa z nim powinna precyzyjnie regulować wykorzystanie jego wizerunku na planowanych materiałach marketingowych. 

Etap 4 – Przygotowania i kampania 

Termin wyznaczony, umowa podpisana – jest radość! Możesz już zalogować się do swojego konta na platformie webinarowej i ustawić wydarzenie z konkretną datą. Następnym krokiem będzie planowanie i wdrożenie całej kampanii. Nie musisz tu trudzić się nad wynalezieniem koła na nowo – na tej infografice rozrysowany jest cały przebieg sprawnie przeprowadzonej kampanii promocyjnej webinaru. 

• Kreacje. Przygotowanie całego zestawu spójnych materiałów marketingowych. Zaczynając od graficznego nagłówka do zaproszeń i e-mail marketingu, przez landing page kampanii, reklamy na social mediach, aż po reklamy video. 
• Wysyłka zaproszeń. W pierwszej kolejności dobrze będzie wysłać zaproszenia na webinar do twojej bazy klientów oraz leadów.  
• Kampania. Terminy ustalone? Grupy odbiorców doprecyzowane? Można zatem uruchamiać emisję. Pamiętaj o wpisie na blogu zapowiadającym webinar, opisującym jego tematykę, oraz zawierającym Call to Action odsyłający do zapisów na wydarzenie. 
• Video. Tak, video content to potęga, wszyscy to wiemy. Dlatego ważnym elementem kampanii będzie produkcja przynajmniej jednego klipu. Jeden może być dynamicznym spotem z atrakcyjną animacją, a drugi video zaproszeniem, na którym influencer osobiście namawia do zapisów na twój webinar.  

Co powinno zawierać video zaproszenie? 

• Tytuł 
• Datę i godzinę rozpoczęcia 
• Temat 
• Wyraźne i zachęcające Call to Action 

Warto zwrócić uwagę agencji bądź samemu prezenterowi, żeby pamiętać o dostarczeniu klipu o dobrej jakości obrazu (światło, ostrość, nasycenie kolorów) oraz przekazu (zwracanie się bezpośrednio do kamery, bez czytania treści z kartki). 

• Prezentacja. Upewnij się, że otrzymasz ją odpowiednio wcześnie, żeby mieć możliwość na spokojnie się z nią zapoznać. Jeśli coś nie będzie ci odpowiadać, będziesz mieć wtedy czas, żeby zareagować i wysłać informację zwrotną z prośbą o poprawki. 

Etap 5 – Webinar: sukces czy koszmar? 

Kampania się zakończyła, ostatnie e-maile przypominające o wydarzeniu trafiły do skrzynek zarejestrowanych uczestników. Czas na wielkie odliczanie. Czujesz stres? To normalne, ale jeśli wszystko przebiegło zgodnie z planem, to nie ma powodu do paniki. Natomiast, jeśli cała droga była kręta i wyboista, to owszem – możesz mieć całkiem uzasadnione powody do nerwów. Weźmy pod lupę dwa scenariusze – pozytywny i negatywny.  

Scenariusz pozytywny – epickie zwycięstwo 

• Na wydarzenie zapisało się prawie tylu uczestników, ile planowałeś w wariancie umiarkowanie optymistycznym. Jest nieźle. Prezenter przysłał prezentację na dwa dni przed wydarzeniem, co może nie było dużym wyprzedzeniem, ale po paru poprawkach udało się je dopracować. Sama prezentacja zawiera twoją identyfikację wizualną i merytorycznie też wszystko się zgadza z założeniami.  
• Tuż przed wydarzeniem prezenter loguje się do pokoju webinarowego, robicie krótki test czy wszystko jest OK. Uczestnicy czekają w webinarowej poczekalni, gdzie mają dostęp do agendy wydarzenia oraz do informacji o prezenterze. 
• Start! Czas przywitać się z uczestnikami. Ty jako gospodarz robisz wprowadzenie, a następnie przekazujesz pałeczkę prezenterowi. W czasie prezentacji odpowiadasz na pytania zadawane na czacie, a influencer może skoncentrować się na przekazywaniu swojej wiedzy i tajników z branży. Rozsądnie korzysta z funkcji takich jak tablica czy udostępnianie pulpitu. 
• Sesja Q&A – uczestnicy mogą zadawać pytania influencerowi. Idealny czas na budowanie relacji z publicznością, na którym korzystają uczestnicy, sam influencer, oraz twoja marka jako gospodarza wydarzenia. 
• Zamykasz wydarzenie, dziękując prezenterowi oraz uczestnikom. Informujesz, że webinar został nagrany i że wszyscy dostaną do niego nieograniczony dostęp zaraz po webinarze. 
• Pełen sukces! Poszerzyłeś bazę leadów, wzmocniłeś wizerunek marki jako eksperckiej i wyznaczającej nowe trendy, i finalnie – zaopatrzyłeś firmę w bardzo dobry content, który potem można wykorzystywać wtórnie w formie: artykułu, blog posta, ebooka, czy jako danych do white paper’a. 

Scenariusz negatywny – totalny koszmar 

• Frekwencja nie jest najgorsza, ale też jest daleka od tego ilu uczestników webinaru zakładałeś na początku. 
• Masz jednak o wiele poważniejszy problem na głowie. Od kilku dni nie możesz się doprosić o prezentację na webinar. Ani prezenter, ani jego asystent nie odbierają telefonów, maile trafiają w nicość. Zaczyna się robić coraz bardziej nerwowo, ponieważ wydarzenie odbywa się już za chwilę! 
• 5 minut do rozpoczęcia wydarzenia. Jesteś zalogowany do panelu klienta, w poczekalni czekają uczestnicy, i dopiero teraz otrzymujesz prezentację i widzisz, że prezenter loguje się do wydarzenia.  
• Otwierasz prezentację i ze zgrozą odkrywasz, że nie ma w niej ani piksela twojej identyfikacji wizualnej. Pod presją chwili ładujesz jednak plik do pokoju webinarowego. Start! 
• Po powitaniu uczestników i kilku słowach wstępu prezentera, rozpoczyna się wydarzenie, podczas którego … prezenter zaczyna promować własną ofertę komercyjną.  
• Bolesne wydarzenie dociera do etapu Q&A. Kiedy myślisz, że gorzej być nie może, to wszyscy uczestnicy pytają TYLKO o ofertę influencera. 
• Efekt – influencer na plecach twojego narzędzia marketingowego promuje swoją markę, otrzymuje darmową bazę leadów, i na koniec – wynagrodzenie z kieszeni twojej firmy. 

Webinar z influencerem – tak czy nie? 

Oczywiście, są to skrajne scenariusze i pomiędzy tą czernią i bielą jest mnóstwo odcieni szarości. Czy warto inwestować czas, wysiłek i budżet marketingowy w organizację przedsięwzięcia, które jest ryzykowne? Warto. Trzeba się jednak starannie do tego przygotować, mądrze wybrać influencera, zabezpieczyć sztywnymi zapisami umów i uzbroić się w radykalną asertywność. To twój webinar i twoja marka.