Gdzie robić konferencje online?

Mamy jednak ogromną nadzieję, że praktyka spotykania się online nam zostanie. Oczywiście nic nigdy nie zastąpi spotkania face-to-face, jednak konferencje online niosą za sobą bardzo wiele korzyści, o którym przyszło nam się bardzo szybko nie tylko dowiedzieć, ale również doświadczyć. W tej chwili nieznane zostało oswojone. Stąd uczmy się gwałtownie narzędzi spotkań online. 🙂

Jednym z głównym pytań które zadają Klienci którzy chcą zrobić konferencje online dotyczy wyboru miejsca, platformy. I słusznie, bowiem jest to zazwyczaj kluczowa kwestia, która definiuje później wszystko – miejsce, ludzi, sprzęt, dodatkowy czas na przygotowania oraz próby. Jest kilka rozwiązań na które możemy się zdecydować. Są nimi platformy, playery (CDN), aplikacje do wideokonferencji i ostatni często pojawiający się wybór to media społecznościowe.

Platforma (przykłady: Transmisjeonline, ClickWebinar, Webex). Umożliwiają one wspólną pracę na materiałach szkoleniowych, komunikację za pomocą dźwięku i obrazu w czasie rzeczywistym czy inne interakcje, jak choćby quizy, które można wykorzystać do ćwiczeń czy sprawdzania postępów grupy. W niewielkich sesjach, takich w których uczestniczy kilka czy kilkanaście osób, można wręcz pozwolić sobie na więcej swobody w dwukierunkowej komunikacji, więc takie szkolenie nie musi przypominać wykładu. W dobrze zaprojektowanym webinarze sprawdzi się nawet cykl Kolba.

Na rynku mamy kilkadziesiąt rozwiązań. Są możliwe do stosunkowo łatwego zaimplementowania w kilkanaście minut. W przypadku małych grup koszt takiego rozwiązania w modelu SaaS (Software as a Service, gdzie nie musimy nic instalować, a dostęp do platformy uzyskujemy po prostu poprzez przeglądarkę internetową) to zaledwie kilka, kilkanaście euro w skali miesiąca. Choć wiele osób na co dzień stroni od takiego wydatku, to w sytuacji, gdy warsztaty online byłyby naszym głównym sposobem uczenia, taki koszt wydaje się wręcz symboliczny. Wynajęcie sali szkoleniowej na jeden dzień kosztuje przeciętnie 5-8 razy więcej, niż platformy webinarowej na cały miesiąc. Zorganizowanie wydarzenia on-line na 500-1000 osób nie powinno kosztować więcej, niż wynajęcie sali szkoleniowej dla 15 uczestników. I znowu uświadamiamy sobie, jak niewielkie są realne koszty wirtualnej działalności, gdzie nie interesuje nas wydruk materiałów szkoleniowych, dostępność parkingu, obsługa recepcji czy forma przerwy kawowej i cateringu, a więc jak powszechnie wiadomo, najważniejszych elementów każdego szkolenia.

Główną zaletą tego rozwiązania jest kontrola nad tym kto jest widzem, uczestnikiem konferencji online. A zatem dokładnie wiemy kto bierze udział. Dostęp może być udostępniony za pomocą hasła, tokenu. Dzięki zabezpieczeniu tokenem możemy wygenerować indywidualne hasła dla uczestników oraz dostęp zabezpieczyć hasłem wspólnym dla wszystkich uczestników. Oprogramowanie platform daje nam możliwość przeprowadzenia ankiet, konkursów czy quizów w trakcie wydarzenia. Platforma nie jest rozwiązaniem dla wielu tysięcznej widowni. Górnym realnym limitem w praktyce dla platform jest 2000 odbiorców. Platformy nie są tak zeskalowane jak playery, które z założenia zostały przygotowane by obsługiwać masowego widza. Wymaga również merytorycznej moderacji ze strony Klienta, np. w ramach redagowania ankiet. Uczestnik konferencji online otrzymuje link do platformy. Kod może być również osadzony na stronie internetowej organizatora wydarzenia.

Komunikacja na bogato: RCS 

Źródło: Digital Knowledge Village www.digitalspace.pl

Playery (przykłady: Vimeo, Youtube, Decast). Choć YouTube jest również medium społecznościowym to zamieszczam go w tej kategorii playera, bowiem spełnia funkcje playera przez którego nadajemy materiały. Głównymi zaletami tego rozwiązania jest prosta obsługa i intuicyjna dla Klienta oraz nastawienie na realnie miliony oglądających. Dodatkową zaletą jest możliwość nadawania wielu ścieżek podczas konferencji online, ponieważ taki player możemy sobie łatwo skopiować trzy, cztery, a czasami dziesięć razy, co zależy od usługi z jakiej korzystamy. Nie przejmujemy się wówczas dodatkowymi wysokimi kosztami dopłaty jak w przypadku platformy. Taki player jednak nie zbiera szczegółowych danych. Nie odpowie nam na pytanie kto dokładnie oglądał, powyżej ogólnych danych typu Analytics, czyli ile osób było. Minusem jest również dość prymitywny chat, często bez moderacji. Czasami ograniczeniem jest konieczność posiadania konta by móc pisać, co nie jest prostym ani przyjemnym rozwiązaniem. Najczęstszym rozwiązaniem jest brak hasła i zabezpieczeń. Vimeo może obsłużyć hasło w przypadku takiej potrzeby, Youtube nie. Na Youtubie mamy funkcję niepublicznego url, jednak jeśli ktoś go zna i roześle po znajomych, wówczas nie mamy kontroli nad grupą widzów. Przy niektórych wydarzeniach pozostałe funkcjonalności nie mają większego znaczenia, liczy się tylko by obsłużyć dwadzieścia tysięcy widzów. Czyli to rozwiązanie realnie deklaruje brak limitu w zakresie ilości widzów. Uczestnik konferencji online otrzymuje link do playera. Kod może być również osadzony na stronie internetowej organizatora wydarzenia.

Źródło: www.youtube.com/watch?v=mgtNtO31sAU

Aplikacje do videokonferencji (przykłady: Zoom, Hangouts) często używany również do webinarów, ma więcej cech wideokonferencyjnych. Używamy głownie w debatach, podczas których rozmawia ze sobą kilkanaście, kilkadziesiąt osób. Możemy również stworzyć videowall – ścianę zdjęć uczestników, do czterdziestu dziewięciu okienek. Tych rozwiązań nie używamy do transmisji w jakości HD, gdyż one generalnie łączą się z kamerkami internetowymi. Są również ograniczone elementy sadzania na stronach internetowych.

Możliwości brandingu, personalizacji, dopasowania do wizualizacji Klienta jest niemożliwy bądź bardzo ograniczony. Musimy pamiętać, że aplikacje tego typu służą głównie do spotkań, a nie do konferencji. Zarządzanie mikrofonem, udzielanie głosu wszystkim, bądź odbieranie głosu celem ograniczenia sprzężeń oraz decybeli wymaga sprawnej ręki, ciągłej uważności i niezłej gimnastyki. Nagminne są sytuacje gdy mówimy i w połowie wypowiedzi orientujemy się, że nasz mikrofon był wyłączony. Utrzymanie wszystkim włączonych mikrofonów jest jednak niemożliwe, bowiem aplikacja zbiera wszystkie dźwięki towarzyszące, jak pisanie na klawiaturze czy rozmowy w tle.

Podstawową licencją jest licencja Zoom Pro z możliwość przyłączenia do 100 osób, w droższej wersji Business z możliwość przyłączenia do 300 osób. Jeszcze bardziej rozbudowana i droższa wersja enterprise (dla korporacji) daje nam możliwość przyłączenia do 500 osób, lub w wersji Enterprise Pro do 1000 osób. Uczestnik spotkania online otrzymuje link do aplikacji wraz z numerem spotkania (meeting ID) oraz hasłem (password). Założeniem jednak jest rozesłanie linku do osób które znamy i zapraszamy do uczestniczenia w spotkaniu z nami.

Media społecznościowe (przykłady: Facebook). Na LinkedInie nie ma możliwości bezpośredniego nadawania konferencji online, możemy jedynie wkleić link np. z playera vimeo. Wśród typowych zapytać biznesowych bardzo sporadycznie pojawia się zapytanie o Twittera, prim zdecydowanie wiedzie Facebook.

Nadawanie profesjonalnej transmisji na Facebooku jest uzasadnione tylko wówczas kiedy mamy naszą grupę docelową na tym medium oraz posiadamy już zbudowaną dużą, solidną, minimum kilku tysięczną grupę obserwujących. Pamiętajmy jednak, że my nie wiemy dokładnie kto oglądał nasze streamy na Facebooku. Widzimy kto polubił, komentował. Nie mamy jednak raportu w excelu w uczestnikami, jak w przypadku platformy. Minusem jest również ograniczona interakcja (ankiety, konkursy czy quizy). W praktyce uczestnik transmisji otrzymuje zaproszenie w postaci linku na Facebooku.

Teoretycznie transmisje z Facebooka można osadzać na stronach internetowych, ale wyglądają topornie i brzydko. Facebook tego rozwiązania nigdy nie dopracował, bowiem zależy mu by nasi widzowie wychodzili na stronę internetową zewnętrzną organizatora wydarzenia online. W zasadzie nie ma zabezpieczeń na Facebooku w postaci haseł, możemy ustawić transmisje jako niepubliczną, bądź tylko dla tych którzy obserwują nasz profil.

Źródło: www.facebook.com/ADWOMAN2019/videos/222122722329223/

Trzeba też pamiętać i przypominać, że inwestycje w naukę, sprzęt i oprogramowanie zaczną owocować w dłuższym okresie. Zaniechania również. Jeśli teraz musimy poświęcić kilkadziesiąt czy kilkaset godzin na doskonalenie warsztatu cyfrowego edukatora, to ta wiedza i doświadczenie nie staną się niepotrzebne za kilka miesięcy. Pewne procesy się rozwinęły i nie da się już ich zatrzymać. Jesienią nie wrócimy do stanu z lutego 2020 roku. Nawet jeśli sale szkoleniowe i konferencyjne ponownie będą otwarte, to e-learning nie schowa się do technologicznej niszy i będzie obecny na rynku znacznie bardziej niż był rok temu. Od myślenia strategicznego nie uciekniemy, nawet jeśli teraz pozornie nie ma na to czasu.

Firmy, które dziś ruszą z digitalizacją, szybciej wrócą do biznesu po zakończeniu pandemii. Zgodnie z trendem „Antykruchość” autorstwa Nassim Taleb, to, co gwałtowne zmiany po sobie pozostawiają, zwykle odradza się mocniejsze. Wszystkie kryzysy powodują, że stajemy się lepsi. I tego sobie życzymy. 🙂

 

Autorka: Agnieszka Chaber-Tomczak, Digital Knowledge Village, www.digitalspace.pl