Jak najlepiej komunikować się w zespole

Jak najlepiej komunikować się w zespole

Pobierz Trendbook NowegoMarketingu 2022

W Nozbe praktycznie zrezygnowaliśmy ze spotkań, mało gadamy i prawie wcale do siebie nie dzwonimy. Mimo to jesteśmy zgrani, a pracujemy szybko, sprawnie i bez stresu. Jeśli nie pracujesz bezpośrednio z klientem, a Twój dzień to 7 spotkań oddzielonych przerwami na siku, to coś jest nie tak. Wychodzimy z założenia, że, aby wykonać swoją pracę, pracownik umysłowy potrzebuje skupienia, a aby się skupić, musi mieć warunki. Jakie? Zobacz, jak komunikujemy się i współpracujemy w Nozbe i czy odważysz się skorzystać z naszych metod.

Zacznijmy od tego, że firma Nozbe nie ma biura i od 2007 r. wszyscy pracujemy z domu. Oczywiście, taki model pracy wymusza pewne zasady komunikacji, ale od wielu organizacji, które przejęły nasz model, wiemy, że można go spokojnie wprowadzić w zespołach działających stacjonarnie lub hybrydowo.

Komunikacja asynchroniczna

Ale co – “a-synchronicznie”, czyli bez synchronizacji i z opóźnieniami? Niekoniecznie. Szybciej wcale nie znaczy lepiej. To, co jest pilne, często okazuje się nie aż tak pilne. A w grę wchodzi coś bardzo cennego. Skupienie!

„Hej, czy możesz…”

Zacznijmy od przeciwieństwa komunikacji asynchronicznej, czyli komunikacji synchronicznej. Jest jedną z głównych przeszkód na drodze do lepszej efektywności pracy.

Przykład: Pracujesz w pełnym skupieniu. Przygotowanie się i “złapanie” koncentracji wymagało czasu. Dobrze Ci idzie, aż tu nagle stuka Cię w ramię współpracownik i prosi o zrobienie czegoś co, na litość boską, naprawdę mogło poczekać! Gość rzecz jasna nie chciał zrujnować Twojego “flow”. Zrobił to, bo tak się po prostu robi. Podobnie jest z dzwonieniem, gdy tylko trzeba uzyskać informację lub zasięgnąć opinii. A można inaczej!

Synch… i asynch…

Komunikacja synchroniczna jest tu i teraz – wymaga absolutnego zgrania czasowego wszystkich zaangażowanych. Odpowiedzi oczekuje się natychmiast.

W modelu asynchronicznym, wiadomość/pytanie zadaje się w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy odbiorca jest gotowy czy nie. Kluczowe jest jednak to, że może odpowiedzieć wtedy, gdy będzie mógł!

Głównym plusem komunikacji asynchronicznej jest poszanowanie czasu i skupienia innych. Zdaniem Glorii Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego powrót do zadania, gdy się od niego oderwiesz, zajmuje do 23 minut. Potem, chcąc nadrobić stracony czas, zwiększasz obroty, ale jednocześnie odczuwasz większy stres i frustrację.

Komunikacja asynchroniczna:

  • pozwala zespołowi pracować w blokach niczym niezakłóconego czasu;
  • gwarantuje zapis wszystkiego, co zostało powiedziane i udostępnione, podczas gdy komunikacja synchroniczna nie zawsze jest rejestrowana (a nawet jeśli – notatki mogą być subiektywne lub niekompletne);
  • daje szansę pomyśleć przed udzieleniem odpowiedzi (szybka odpowiedź nie zawsze jest najlepsza);
  • pozwala komunikować się z zespołem niezależnie od strefy czasowej.

Chodzi o to, aby pokazać osobom z zespołu, że potrzebujesz ich pomocy, aby wykonać zadanie, ale cierpliwie poczekasz na odpowiedź. Jeśli akurat nie robią nic ważnego, mogą dać odpowiedź od razu. Jeśli są zajęci, mogą przeczytać wiadomość i odpowiedzieć w dogodnym momencie.

Piramida komunikacji. Spokojnie, nie MLM

W większości firm komunikacja odbywa się głównie w trybie synchronicznym. Niezmiennie królują spotkania. Najlepiej zwoływane na szybko i z udziałem jak największej liczby osób. Potem szybkie rozmowy – na  żywo lub telefoniczne, na czacie lub WhatsAppie. Gdzieś na szarym końcu jest pisemne prezentowanie swojej pracy i pomysłów oraz feedback. Praca w skupieniu – najlepiej po godzinach.

W Nozbe staramy się postawić powyższy schemat na głowie. Dosłownie – odwrócić proporcje.

Wyróżniamy 5 różnych poziomów komunikacji.

Poziom 1. Praca głęboka

Zero przeszkadzaczy. Po prostu skupiamy się na realizacji zadania i staramy się dopiąć temat.

Poziom 2. Informacje zwrotne

Po ukończeniu zadania potrzebne są informacje zwrotne. Przekazujesz więc efekt swej pracy, piszesz, czego potrzebujesz. Nie oczekujesz natychmiastowej reakcji. Wolisz dostać przemyślany feedback na piśmie, a nie coś “na szybko”. Nie przeszkadzasz nikomu i przechodzisz do kolejnego zadania.

Poziom 3. Wiadomości prywatne

Czasami informacja zwrotna potrzebna jest prędzej. Szczególnie, gdy termin tuż tuż. Tu pojawia się przestrzeń na szybka wymianę tekstowych wiadomości na czacie lub w komunikatorze.

Poziom 4. Natychmiastowy feedback

Szybka rozmowa sprawdza się, gdy chcesz wyjaśnić lub zademonstrować coś nietypowego. Zamiast pisać długi komentarz pełen detali, po prostu pokazujesz, o co chodzi i omawiasz sprawę w czasie rzeczywistym. Warto tu jednak pamiętać, że większość spraw na serio nie jest aż tak pilnych i skomplikowanych, jak się wydaje.

Poziom 5. Spotkania…

5 poziomów nazywamy „Piramidą komunikacji”, aby podkreślić, jak rzeczywiście chcemy się komunikować w zespole:

  1. Chcemy spędzać jak najwięcej czasu na Poziomie 1.,
  2. a następnie przechodzić na Poziom 2., by uzyskać feedback,
  3. potem doprecyzować sprawy na Poziomie 3.,
  4. ewentualnie na szybko przedyskutować niejasności (Poziom 4.),
  5. aby w końcu zebrać wszystkich zainteresowanych i zaangażować ich na Poziomie 5, jeśli jest to konieczne.

W Nozbe zwykle osiągamy pożądany efekt na poziomie 3 lub 4. Spotkań unikamy.

Spotkania – jak je robić dobrze

Uważamy, że wszystkie zespoły – pracujące zdalnie i stacjonarnie – powinny minimalizować liczbę spotkań. Rację bytu mają tylko niezbędne zebrania, które faktycznie popchną projekty do przodu. Pozostałe powinny być regularnie zakwestionowane lub odwołane, a przynajmniej zrewidowane i skrócone.

3 zasady owocnych spotkań

Z biegiem lat, wypracowaliśmy w naszym zespole 3 reguły dotyczące zebrań. Muszą one być:

  1. regularne,
  2. opcjonalne,
  3. i dobrze przygotowane.

Unikamy spontanicznych spotkań. Ograniczamy się do kilku regularnych zebrań, które odbywają się raz w tygodniu, w tym samym składzie – tylko osoby faktycznie zaangażowane i niezbędne. Spotkania te są zapisane w firmowym kalendarzu i każdy w zespole wie:

  • kiedy i gdzie się odbywają,
  • czego dotyczą,
  • kto bierze w nich udział.

Ten przewidywalny schemat pozwala każdemu zaplanować tydzień, skoncentrować się na swojej pracy i przygotować do spotkań, w których bierze udział.

Mimo że zebrania są ustalone z góry, każde z nich jest… nieobowiązkowe. Jeśli nie ma żadnych tematów, albo czujemy, że w danym tygodniu mamy za dużo na głowie, odwołujemy spotkanie. Jeśli ktoś nie może uczestniczyć, daje znać pozostałym i nikt się nie obraża.

No i w końcu: spotkania są dobrze przygotowane. Ten punkt jest kluczowy. Jeśli spotkanie nie ma agendy, nie ma sensu, by w ogóle się odbyło. Sama agenda to jednak za mało. Wszystkie tematy wpisane do planu zebrania muszą być wcześniej opracowane.

Spotkanie to nie czas na prezentację pomysłów.

Przedstawianie pomysłów na spotkaniu rzadko kiedy ma sens. Lepiej dopisać je do agendy, opracować i umożliwić każdemu zapoznanie się z nimi przed zebraniem. Dzięki temu na spotkaniu można skupić się na przedyskutowaniu spornych kwestii i niuansów i dopięciu tematu. Aby to się jednak mogło udać, każdy uczestnik musi odrobić pracę domową, czyli przeczytać dokumentację przed spotkaniem, aby móc w nim wziąć czynny udział. Inaczej będzie to czas stracony.

Narzędzia, jakich używamy w Nozbe

Aby przeznaczać możliwie jak najwięcej czasu na pracę w skupieniu, korzystamy z następujących aplikacji wspomagających komunikację asynchroniczną:

  • Nozbe – do zarządzania projektami i zadaniami oraz do komunikacji w konkretnych zadaniach;
  • Github – do zarządzania kodem (rozwijamy aplikację Nozbe);
  • Dropbox Paper – do pracy nad dokumentacją (często korzystamy w funkcji komentarzy);
  • Dropbox – do współdzielenia plików i folderów;
  • Google Docs i Spreadsheets – do współdzielenia arkuszy kalkulacyjnych i plików tekstowych;
  • Slack – czat, w którym ostatecznie można zastosować niektóre zasady komunikacji asynchronicznej, pod warunkiem, że zespół ma wypracowane zasady redukowania „hałasu” na czacie.

Jak możesz zacząć?

Komunikacja asynchroniczna to klucz do produktywnej pracy zespołowej, jednak, aby jej popularność mogła rosnąć, zarządzający firmami muszą wprowadzić pewne zmiany – zarówno w sposobie myślenia, jak i działania. Co warto robić:

  • Zapewnić ludziom bloki czasu do pracy głębokiej.
  • Zredukować liczbę bezproduktywnych spotkań.
  • Opracować etykietę komunikacji oraz rozpoznawać, które sprawy wymagają natychmiastowej reakcji, a które mogą poczekać 10, 20, czy 40 minut.
  • Używać narzędzi sprawdzających się w komunikacji asynchronicznej takich, jak Nozbe.

P.S. Oczywiście, nie chodzi o to, by popadać w skrajności – w końcu,  jesteśmy tylko ludźmi! Czasem musimy odpuścić, złamać reguły i klepnąć w plecy współpracownika i uzyskać natychmiastową odpowiedź. Życie będzie toczyć się dalej :)

 

Autor:

Michał Śliwiński

Fan produktywności i efektywnego działania. Od 2007 r. tworzy aplikację Nozbe – narzędzie do zadań i projektów dla Ciebie i Twojego zespołu. Promuje pracę zdalną (#NoOffice) i na urządzeniach mobilnych (#iPadOnly). Jego 23-osobowy zespół od zawsze pracuje zdalnie. Prywatnie Michał jest mężem Eweliny i tatą niesamowitej trójki.

 

Pobierz Trendbook NowegoMarketingu 2022

 

Artykuł powstał we współpracy z Nozbe.

Polecane

Dzięki, link został przesłany

Zamknij

Serdeńko!
Lubisz już nasz fanpage?

Wystarczy kliknąć:

zobacz nasz fanpage >> Zamknij

Niech zapisze się
do newslettera!

Zostaw e-mail
i powolutku strzałeczka na guziczek!

Zamknij