Pięć błędów komunikacji wewnętrznej, czyli każdy pracownik jest PR-owcem

Zdjęcie royalty free z Fotolia

Czasem proste rozwiązania sprawiają, że nie tylko zespoły marketingu i HR będą w stanie przeciwdziałać sytuacjom kryzysowym, ale też pozwalają na wprowadzanie wewnętrznych ulepszeń i innowacji podnoszących efektywność.

Błąd 1: Komunikacja sobie – życie sobie

Piękne kampanie marketingowe. Reklama telewizyjna. A w firmie… szara codzienność. Ciągłe zastanawianie się, czy to, co robisz jest na właściwym poziomie. Delegacje do rozliczenia przez kadrową wciąż czekają. A Ty w sumie nie wiesz, dlaczego znowu handlowiec jeździ nowym samochodem, kiedy czekasz, któryś miesiąc na wyjaśnienie spraw związanych z wyjazdami służbowymi. Jednym z podstawowych błędów w komunikacji wewnętrznej jest nieinformowanie pracowników o podejmowanych działaniach marketingowych firmy. A przecież udostępnienie postu na Facebooku, czy polecenie go na LinkedIn ma też realną wartość marketingową. Często udział pracowników w wyborze kreacji może stanowić dodatkowy motywator. Jednak największym błędem jest jednak spory rozdźwięk między komunikowaniem sytuacji w firmie na zewnątrz – niczym gazela biznesu – a rzeczywistej stagnacji wewnątrz. Tego typu działania i realne oceny przenoszą się bardzo szybko na różnego rodzaju fora i do mniej lub bardziej zamkniętej społeczności. Co podkreślają badania, opinia pracowników jest kluczowa przy wyborze nowej firmy przez przyszłego zatrudnionego. I to właśnie te uwagi, często zamieszczane na forach, mają kluczowe znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wysłaniu aplikacji do potencjalnego pracodawcy.

Błąd 2: Skomplikowane narzędzia bez prostych rozwiązań

Intranet, maile, newsletter, ankietowe badanie satysfakcji pracownika, diagnozowanie kompetencji i ich rozwój poprzez specjalny system IT – to tylko niektóre przykłady propracowniczych rozwiązań. A kiedy tak naprawdę jest czas na rzeczywistą rozmowę o sytuacji w firmie? Często najbardziej efektywne narzędzia komunikacyjne nie muszą być skomplikowane. W dużej firmie można przeżyć bez wewnętrznego intranetu, jeśli prowadzimy dobrze dobrany mailing targetowany do odpowiednich grup pracowników. Nie musimy tworzyć specjalnego systemu do zgłaszania uwag. Wystarczy czasem skrzynka i jej elektroniczne uzupełnienie. Wbrew pozorom to osobisty kontakt, rozmowa, poświęcenie uwagi każdemu w firmie – także z pominięciem drzewa hierarchicznego – wspierają komunikację wewnętrzną. Wspólne śniadanie z prezesem, podczas którego można z nim porozmawiać jak „każdy z każdym”, impreza integracyjna bez podziału na role zaczerpnięte z firmy – to tylko cześć możliwości do wykorzystania. Po prostu w rozwiązaniu problemów warto szukać prostych narzędzi. Często ich skuteczność jest porównywalna ze specjalistycznymi rozwiązaniami, a koszt wdrożenia jest znacznie niższy.

Błąd 3: Lukrowana odpowiedzialność

Czym to firma nie chwali się w ramach odpowiedzialności. Wspiera lokalne inicjatywy. Ma swoją szumnie opisaną strategię CSR, wypracowaną przez zewnętrznych konsultantów. Prezes bryluje w raportach. Chwalimy się podnoszeniem kompetencji firmy. Ale odpowiedzialność firmy często jest jak lukier. Przeraźliwie słodki i pełen pustych kalorii, tym razem zastępowanych czynami. Pracownicy narzekają na nieregularne wypłaty, powszechny outsourcing zabija ducha w budowaniu więzi. Ludzi jednoczy w zasadzie jedno: wspólny wróg – którym jest firma. Bo formalnie trudno ją nazwać często nawet pracodawcą. Odpowiedzialność firmy powinna być autentyczna. Wyrastać na potrzebach otoczenia i ludzi, którzy w niej pracują. Być swoistym motywatorem do pracy w firmie. Skuteczny CSR adresowany do pracowników rozwija kompetencje, dodaje energii, pobudza do współdziałania i buduje ducha zespołów, albo firmy. Jak uniknąć tego błędu? Najzwyczajniej angażować pracowników różnego szczebla w pracę nad projektami CSR. A może czasem po prostu zostawić im inicjatywę poprzez stworzenie specjalnego programu grantowego na ich inicjatywy.

Komunikacja na bogato: RCS 

Błąd 4: Hierarchia zabija ducha

Wiele prężnie rozwijających się firm, które szybko wzrastają liczebnie, nagle spostrzega, że staje się korporacją i nie ma w niej już tego ducha, który był przy kilku czy kilkunastu osobach. Nie ma już wspólnych rozmów przy porannej kawie. A jakoś spotkania w kuchni stały się raczej miejscem kolejek w oczekiwaniu na życiodajny płyn z ekspresu. Rozwiązań może być tak wiele, jak ludzi w firmie. Wspólne wyjścia. Wieczory tematyczne, gdzie opowiadamy o swoich pasjach i rozwiązaniach. A może nawet przechodni lub stały mood manager, dbający o atmosferę i klimat w firmie. Taki spersonalizowany duch, dbający o dobry klimat. Hierarchia zabija też ducha z racji braku ewaluacji i wzajemnego zrozumienia między zespołami. Duch umiera także wraz z niedotrzymywaniem obietnic – zarówno przez pracownika, jak i firmę. Każdy chciałby pracować w przyjaznym miejscu – dlatego może warto, każdego w firmie zapytać o to, czego potrzebuje.

Błąd 5: Kryzys? Wszyscy uciekają

Magiczna zasada OPR jest jej doskonałym pokazaniem. Najpierw w sytuacji kryzysowej powinniśmy się zaopiekować potencjalnymi ofiarami (O), potem jasno zakomunikować sytuację pracownikom (P), a na zakończenie całej reszcie (R), czyli otoczeniu przedsiębiorstwa. Jasno zdefiniowany zespół kryzysowy i absolutny brak chowania głowy w piasek oraz ustalone scenariusze komunikacyjne, pozwalają nie tylko na ugaszenie sytuacji kryzysowej, ale przede wszystkim zapobieganie im. W obliczu kryzysu nie ma co uciekać. Warto stawiać czoła problemom, pamiętając zawsze o etyce, która powinna towarzyszyć działaniom biznesowym na każdym szczeblu.

 

 

Adam Piwek

Head of Public Relations w agencji marketingu zintegrowanego Mind Progress Group. Pasjonat skutecznego employer brandingu i efektywnej społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).