Krystian Stopka (Szlachetna Paczka): imprezę dla 1100 osób skoordynowało 5

Krystian Stopka (Szlachetna Paczka): imprezę dla 1100 osób skoordynowało 5

Na temat Szlachetnej Paczki, organizacji i koordynacji eventu, a także sytuacji kryzysowych z nim związanych wypowiada się Krystian Stopka, Koordynator ds. PR projektu SZLACHETNA PACZKA.

fot. Piotr Barejka

Halo, bileciki do kontroli!

Pełną treść dostaniesz bez grosza,
ale musisz być w naszym newsletterze.

Raz, raz, wpisywać e-mail. Tylko prawdziwy, bo sprawdzę!

partner technologiczny: GetResponse

Edyta Kowal: Kiedy rok temu odbierałeś PRotona za debiut roku, wyciągnąłeś z kieszeni wielką chustę z logo Szlachetnej Paczki i odśpiewałeś Wasze hasła, pomyślałam, że właśnie takich ludzi branża PR potrzebuje. A zaraz potem, że „oni wszyscy ze Szlachetnej tacy są” (mając w pamięci Jakuba Marczyńskiego :) ) Da się tak pracować, cały czas na najwyższych obrotach i z niespożytą energią? 

Krystian Stopka: Czy da się tak ciągle pracować? Hmm… to dobre pytanie. Myślę, że tak – jednak nie zawsze na 100% obrotach – bo jednak tak jak wszyscy jestem normalnym człowiekiem. Myślę, że moja przewaga polega na tym, że jestem młody, nie wypaliłem się jeszcze i otaczam się ludźmi z którymi chcę przebywać z własnej woli a nie z czyjegoś przymusu. Tę zasadę stosuje także w życiu prywatnym. I to drugi punkt mojej przewagi, a trzeci – trzeci jest taki, że staram się wymagać od siebie i nie czekam na oklaski. A na deser proponuję w całej życiowej gonitwie znaleźć kilka godzin w tygodniu na relaks. Jedni biegają, inni chodzą na jogę, a ja odreagowuję się i motywuję na sali prób z orkiestrą, w której nie tylko na nowo odnajduję pasję, ale także mam możliwość spotkania się z przyjaciółmi.

Tak, imprezę dla 1100 osób, w tym przedstawicieli mediów, firm, ambasadorów i przyjaciół projektu oraz Darczyńców, Dobroczyńców i Wolontariuszy, skoordynowało 5 osób

Po ostatniej Gali Szlachetnej Paczki wybrałeś się na urlop… z nogą w gipsie ;), więc rzeczywiście się działo… ile miesięcy przed przygotowujecie się do wydarzenia?

Widzę, że nic nie umknie Twojej uwadze :) tak, jeszcze tej samej nocy, kiedy trwała gala, ja „zapakowałem” nogę w ortezę – nie na skutek jakiegoś przykrego zdarzenia na gali, ale przez kumulację zmęczenia i nadwyrężenia stawu kolanowego – już sprzed kilku miesięcy. Wszystko na szczęście wraca do normy. A galę zaczęliśmy planować już na pół roku przed wyznaczonym terminem. Muszę tutaj wspomnieć o głównych koordynatorach: Monice, Piotrku, Hubercie i Piotrku, którzy wraz ze mną byli odpowiedzialni za całe wydarzenie i przez dłuższy okres czasu zarywali nocki, aby wszystko wypaliło. Tak, imprezę dla 1100 osób, w tym przedstawicieli mediów, firm, ambasadorów i przyjaciół projektu oraz Darczyńców, Dobroczyńców i Wolontariuszy, skoordynowało 5 osób; a w całą organizację imprezy włączył się 15 osobowy team.

Skąd ja to znam ;) Co Twoim zdaniem wymaga najwięcej pracy?

Najwięcej pracy wymaga… dobra organizacja swojej pracy J tak, to prawda. Całą imprezę zorganizowaliśmy sami – bez pomocy zewnętrznej firmy eventowej. W ciągu ostatnich miesięcy niektórzy z nas wyrabiali ponad normę, gdyż do codziennych obowiązków doszły te, związane z galą. Dużą energii poświęciliśmy na przygotowanie scenariusza, potwierdzenie gwiazd i przede wszystkim na zaplanowanie tego – komu i jak podziękować, aby wszystko wypadło tak jak należy.

Tylko wspierając Was od strony technicznej, m.in. przy rejestracji i przyjmowaniu darowizn, widzieliśmy, że to musiał być dla Was naprawdę gorący czas. W sumie w 2014 roku Szlachetna Paczka dotarła z impulsem do zmiany życia do 19 580 rodzin w potrzebie. W akcję zaangażowało się 2,5 proc. Polaków. Ile udało się zebrać?

Myślę, że ostatnia kampania przerosła nasze najśmielsze oczekiwania, a wyniki są tego najlepszym potwierdzeniem. Połączyliśmy aż 805 tysięcy osób w ramach SZLACHETNEJ PACZKI! A kwotę jaką w Paczkach przekazali Darczyńcy znam na pamięć: 41 236 824 zł. To fantastyczne wiedzieć, że cały rok pracujemy wraz z całym sztabem 10 000 wolontariuszy, aby osiągać tak fantastyczne wyniki, a przede wszystkim realnie zmieniać ten świat na lepsze i dawać impuls do zmiany tym, którzy tego najbardziej potrzebują.

Masz już za sobą jakieś sytuacje kryzysowe przy organizacji tak dużej imprezy? Jak z nich wybrnąłeś?

Zastanawiałem się, czy takie pytanie padnie podczas wywiadu i jak widzę, padło…

No ba :), każdy, kto choć raz organizował jakiś event, wie, że trzeba być gotowym dosłownie na wszystko…

A więc odpowiadam: o dziwo podczas dużych imprez nie, ale podczas happeningów Tak. Nie raz, nie dwa przytrafiły mi się sytuacje, gdy nie wolno się było rozczulać nad kryzysem, tylko trzeba było szybko zacząć gasić dany pożar – a zdarzały się przeróżne sytuacje. Na 5 minut przed happeningiem nie przyjeżdża gwiazda, a media czekają. Prawdopodobnie dzięki jej obecności mieliśmy większą szansę pojawić się w mediach – czy uda się bez niej? Zobaczymy, czy IMM „wyłapie” jakąś relacje w mediach…

I druga strona medalu – organizujemy happening na inauguracje jednego z projektów. Myślimy nad pomysłem, by był jak najbardziej hot dla mediów, wolontariusze zwalniają się z zajęć, z pracy, aby pomóc nam zorganizować wydarzenie, nasz Ambasador zmienia całkowicie dzień swojej pracy – bierze wolne na planie zdjęciowym, media potwierdzają swoją obecność i właśnie… na potwierdzeniu się kończy… a przecież nie organizowaliśmy kolejnego pokazu mody, nie strajkowaliśmy… chcieliśmy tylko za pomocą mediów przekazać, że ktoś komuś może pomóc, no ale… trudno, nie udało się. Niestety takie sytuacje jeszcze się zdarzają. Takie sytuacje nauczyły nas tego, aby produkować własny kontent w postaci wywiadów, video relacji i zdjęć – dzięki którym jesteśmy w stanie zaistnieć dzięki zaprzyjaźnionym mediom.

Idealny PR-owiec Paczki to osoba na tyle kreatywna, że nie potrzebuje zabrać ze sobą dwóch rzeczy na bezludną wyspę – wtedy by się bardzo nudziła

Opowiedz coś o swoim zespole – kto tworzy Szlachetną Paczkę? Kim jest idealny działacz w Waszych szeregach? To urodzony PR-owiec ze smykałką do robienia eventów i duszą wolontariusza? A może odwrotnie?

Idealny PR-owiec Paczki to osoba, która wymaga od siebie. To osoba, która miała do czynienia z projektem w roli wolontariusza czy darczyńcy. To osoba która nie boi się wyzwań, nie chowa się w kącie, kiedy coś nie wychodzi, nie biegnie do szefa i nie skarży, pomimo wielu swoich obowiązków stara się jeszcze pomóc innym – a przy tym jest asertywna. To osoba, która lubi słodycze, dużą ilość herbaty, jej marzeniem jest przedłużenie doby: ma czas na taniec, fitness czy muzykę. To osoba, która uwielbia podróżować, ma zwariowane pomysły, milion myśli na minutę, chodzi na imprezy, uwielbia tańczyć i chodzi na ciucho – wymieniarki (ale to tylko w przypadku kobiet ;) ) to osoba, która ma smykałkę do wszystkiego. To osoba na tyle kreatywna, że nie potrzebuje zabrać ze sobą dwóch rzeczy na bezludną wyspę – wtedy by się bardzo nudziła :)

Hmm… brzmi jak idealna praca dla ambitnego młodego człowieka, ale poprzeczka jest ustawiona naprawdę wysoko. W tym projekcie, oprócz organizacji eventów i happeningów, odpowiadasz też za współpracę z gwiazdami. Szlachetna inicjatywa przyciąga sama czy tu też trzeba się mocno nagimnastykować?

I tak i nie. W tej chwili w kraju organizowanych jest wiele projektów i akcji charytatywnych – zatem gwiazdy otrzymują wiele propozycji współpracy, jednak nie wszystkie przyjmują. Ponieważ są oferty i drobne propozycje – oferty współpracy są bardziej hot, gdyż Gwiazda widzi, że ktoś faktycznie myśli przyszłościowo. Tak właśnie staramy się z nimi współpracować. Przygotowujemy oferty współpracy i akceptujemy wszystkie produkty, które przygotowujemy z wykorzystaniem Ich wizerunku – wydawać by się mogło, że powinno to być codziennością, jednak wiem, że niestety nie wszystkie organizacje tak współpracują. Współpracę z gwiazdami ułatwia mi także fakt, że nasz projekt cieszy się tak dużym zaufaniem wśród gwiazd i przede wszystkim popularnością – to zasługa każdej jednej osoby, która włączyła się w rolę Darczyńcy i Wolontariusza. A w rolach wolontariuszy w ubiegłej edycji projektu włączyła się córka jednej z prezenterek TVP i wnuczka najsłynniejszej polskiej, serialowej babci :) a 70% gwiazd do których dzwonię, aby zaprosić do współpracy, na pierwsze zadane przeze mnie pytanie odpowiadają: tak, robię paczkę już od kilku lat :)

Jak dbacie o takie relacje? Czy celebryci wspierają Paczkę raczej jednorazowo czy wielu z nich zostaje na stałe Przyjaciółmi akcji?

Staramy się współpracować z Gwiazdami długofalowo i jeśli ktoś raz posmakuje z nami współpracy – chce to czynić nadal – i to jest najpiękniejsze. Staram sie współpracować z Gwiazdami na zasadach przyjacielskich, pełnych szacunku, a przede wszystkim szczerych – ale czy to mi wychodzi? Trzeba byłoby zapytać właśnie Ich :) wiem jednak, że zbyt mało czasu poświęcam naszym przyjaciołom – chciałbym mieć dla nich czas nie tylko wtedy, gdy wspólnie pracujemy podczas sesji czy happeningów, ale także pomiędzy kampaniami. Trudnością w moich planach jest to, że pracuję w Krakowie i Paczka ma aż tylu Przyjaciół i Ambasadorów, że musiałbym powiększyć swój zespół o jakieś 5 osób :)

Para prezydencka jest już z Wami nie pierwszy raz. A jak było w przypadku papieża Franciszka?

A Papież Franciszek jest z nami pierwszy, jednak mam nadzieję nie ostatni raz.

A to wszystko dzięki naszemu przyjacielowi jałmużnikowi papieskiemu bp. Konradowi Krajewskiemu, który tak kocha Paczkę, że postanowił pomóc nam zaprosić Papieża Franciszka do projektu. I piękne jest to, że na pierwszą aktywność Franciszka skierowaną do Polaków nie musieliśmy czekać aż do 2016 roku do Światowych Dni Młodzieży, tylko Wszystkich mile zaskoczył i pomógł dziesięcioosobowej rodzinie spod Radomia. Przeżycia tej rodziny były dla nas tak ważne, że w duchu wzajemnego zaufania postanowiliśmy nie wyjawiać tej historii mediom. Możemy zdradzić tylko, że Paczka zawierała min. list od Papieża oraz hulajnogę, o którą prosiła jedna z córek Pani Krystyny. Taka jest właśnie Paczka – magiczna i wyjątkowa.

Widok Dariusza Mioduskiego, menedżera, prawnika i właściciela Legii Warszawa, z szalikiem… Szlachetnej Paczki też był uroczy :)

Sam Pan Dariusz był chyba zaskoczony nagrodą, którą otrzymał z rąk Prezesa Stowarzyszenia WIOSNA, księdza Jacka Stryczka. Pan Dariusz to przyjaciel księdza Jacka, który tak jak On ma idee i ochotę zmieniać ten kraj. I właśnie za ochotę zmiany tego kraju otrzymał nagrodę w postaci „słynnego Szalika SZLACHETNEJ PACZKI”, który towarzyszył księdzu Jackowi, gdy odbierał nagrodę Polskiej Rady Biznesu im. Jana Wejherta. Teraz czas na Pana Dariusza, czas by działać wraz z Paczką.

Pierwsze wydarzenie, jakie zorganizuję w firmie, to będzie Paczka

Czyli sporo pracy :) Okazuje się jednak, że wszystko to dla Ciebie za mało. Popraw mnie, jeśli coś pominę, ale od 2014 roku jesteś dyrektorem ds. PR International Folk Meetings Małopolska, a od tego roku zasiadasz w zarządzie Polskiego Związku Chórów i Orkiestr – Oddział Małopolski. Myślę, że to tylko kwestia czasu, kiedy zgłosi się do Ciebie duża korporacja. A może już takie propozycje padły? Jak brzmiała/by Twoja odpowiedź?

Jak widać, kręci mnie PR związany nie tylko z projektami charytatywnymi, ale także PR związany z kulturą. W ogóle kręci mnie PR – i to bardzo. Kilka propozycji już padło, jednak nie padła jeszcze taka, która faktycznie mocniej przykułaby moją uwagę. Jeśli jednak wywiad czyta mój przyszły szef, to musi wiedzieć, że:

  • pierwsze wydarzenie, jakie zorganizuję w firmie, to będzie Paczka
  • wraz ze współpracownikami kupimy Indeks dla konkretnego dziecka z Akademii Przyszłości, a Prezes firmy będzie musiał dołączyć do klubu WiP
  • w piątki wychodzę wcześniej, bo mam próby orkiestry / a jeśli przygotowujemy się do festiwalu, to i w środy wcześniej wyjdę/
  • lubię słodycze, więc z okazji urodzin i świąt – są bardzo mile widziane
  • moje serce zawsze będzie na południu Polski
  • czasami zdarzy mi się sypnąć dużą ilością żartów i śpiewam na open speace 

Ciężko, co? No właśnie :)

Rozmawiała: Edyta Kowal, PR Manager w Evenea


Wywiad pierwotnie został opublikowany na blogu Evenea.

Komentarze

Polecane

Dzięki, link został przesłany

Zamknij

Serdeńko!
Lubisz już nasz fanpage?

Wystarczy kliknąć:

zobacz nasz fanpage >> Zamknij

Niech zapisze się
do newslettera!

Zostaw e-mail
i powolutku strzałeczka na guziczek!

Zamknij