Brainstorm like a pro – jak efektywnie korzystać z burzy mózgów

fot. unsplash.com

Stosując się do zasad wyznaczonych przez twórców metody DT, cztery osoby w 20 minut mogą przy odrobinie wysiłku wygenerować nawet kilkadziesiąt pomysłów.

Pracownicy agencji kreatywnych często biorą udział w burzy mózgów podczas swojej codziennej pracy i albo ją kochają, albo nienawidzą. Niektórzy sypią pomysłami jak z rękawa o każdej porze dnia i nocy, a część twierdzi, że nie potrafi być kreatywna na zawołanie i wycofują się z sesji pod byle pretekstem. Czy słusznie? Z mojego doświadczenia wynika, że nie. Każdy może efektywnie wykorzystywać brainstorming w pracy, musi tylko wiedzieć, jak się do tego odpowiednio przygotować lub raczej, jak powinien zadbać o uczestników dobry moderator.

Rozrywkowy aspekt burzy mózgów kusi czasem uczestników procesu DT na tyle, że mają oni tendencję do zbyt wczesnego przeskakiwania do tego etapu. Niestety dla projektu nie kończy się to dobrze. Bez wcześniejszego podłoża w postaci mapy empatii, diagnozy potrzeb i rozpoznania wymagań klienta nie da się wygenerować dobrych pomysłów spełniających założenia (również biznesowe) projektu, nad którym pracujemy, ponieważ uczestnikom procesu będzie brakowało odpowiedniej wiedzy. A ta jest kluczowym składnikiem dobrego pomysłu.

LEGO odtwarza automat Donkey Kong. Zestaw ma działające beczki i joystick

Skąd się biorą kreatywne pomysły?

Gdybym miała podać wzór na dobry pomysł, powiedziałabym, że:

POMYSŁ = WIEDZA + CZAS

Pomysły, które wpadają nam do głowy są wypadkową całej przyswojonej przez nas wiedzy i naszych doświadczeń. Zawsze bazują na tym, co już wiemy. Nie dotyczy to tylko wiedzy o dziedzinie, nad którą aktualnie pracujemy, ale też tego, co widzieliśmy w filmach, na wystawach, co przeczytaliśmy w książkach czy doświadczyliśmy podczas wakacji. Wszystkiego, co zdążyliśmy już w życiu przeżyć i zobaczyć.

Wiedza zdobyta na etapie empatii jest jednak kluczowa dla projektu i bezwzględnie każdy uczestnik burzy mózgów musi się z nią zapoznać przed przystąpieniem do generowania pomysłów. Moderator sesji powinien przygotować uczestnikom odpowiedni brief i rozesłać go najpóźniej dzień przed zaplanowanym spotkaniem, by dać uczestnikom czas na inkubację. Brief powinien zawierać opis wyzwania projektowego, przed którym stoi zespół, przygotowaną podczas etapu empatii sylwetkę persony oraz prawidłowo zdefiniowane jej potrzeby. Wszystkie dostępne researche i raporty z badań też nie zaszkodzą.

Jak napisał Sir John Hegarty w swojej książce Hegarty on Creativity: „Read shit and you’ll think shit and you’ll create shit”.

Co to jest inkubacja?

Inkubacja to czas, jaki powinniśmy dać naszemu umysłowi na przetwarzanie zdobytych informacji. Jest ona możliwa w momencie, w którym wykonujemy czynności nieangażujące nasz umysł, takie jak sprzątanie, spacerowanie, jazda na rowerze czy kąpiel. W tym czasie nasz umysł swobodnie błądzi i bardzo często zdarza się, że w takich momentach doświadczamy iluminacji, czyli tzw. AHA moment i nagle wpadamy na pomysł lub znajdujemy rozwiązanie jakiegoś problemu. Dlatego czas, zaraz obok wiedzy, jest kluczowym składnikiem dobrego pomysłu.

Jeśli grupa projektowa pracuje w trybie jednodniowym i wszystkie pięć etapów procesu Design Thinking przechodzi jednego dnia, przed trzecim etapem warto zaplanować uczestnikom chociaż 15 minut przerwy na kawę czy spacer do sklepu, by dać kreatywnym umysłom chwilę wytchnienia.

Eksperyment

Podczas organizowania burzy mózgów dla moich kolegów i koleżanek z Kreatika przeprowadziłam mały eksperyment. Podzieliłam zespół na dwie grupy i do jednej z nich wysłałam kompletny brief dzień wcześniej. Poprosiłam, żeby zapoznali się z tematem spotkania jeszcze tego samego dnia. Druga grupa poznała te same materiały chwilę przed rozpoczęciem sesji brainstormingowej. Jeśli do tej pory czytaliście uważnie, już zapewne się domyślacie, że pierwsza grupa, zbriefowana dzień wcześniej, osiągnęła lepsze wyniki. Warto więc pamiętać o czasie na inkubację.

Przygotowanie do sesji burzy mózgów

O sukcesie burzy mózgów w dużej mierze decydują umiejętności i stopień przygotowania moderatora, który przed sesją powinien zadbać o:

1. Rekrutację odpowiedniej liczby uczestników i ich podział na grupy

Jeżeli na potrzeby projektu zostało stworzonych kilka person, należy zaprosić tylu uczestników, by nad każdą personą pracowała 3–5-osobowa grupa. Dla czterech person daje to 12–20 osób. Jeśli tylko warunki kontraktu z klientem na to pozwalają, warto na sesję zaprosić pracowników firmy, na zlecenie której pracujemy, oraz zewnętrznych gości, którzy wniosą do projektu świeże spojrzenie. Profil zaproszonych gości powinien odpowiadać tematowi spotkania. Warto też zastanowić się nad cechami osobowości tych osób, czy ich charaktery nie są zbyt dominujące lub zbyt analityczne. Jeśli jest taka możliwość, warto zaprosić osoby, które na co dzień pracują twórczo. Uczestników sesji najlepiej rozdzielić do zespołów tak, żeby w każdej grupie znalazł się pracownik agencji, pracownik zleceniodawcy i gość.

2. Przygotowanie i wysłanie briefu

Tak jak wspominałam wyżej, komplet materiałów dotyczących projektu: założenia biznesowe, profil persony, mapę empatii i odpowiednio zapisane potrzeby persony, warto rozesłać do uczestników burzy mózgów najpóźniej dzień przed zaplanowaną sesją. Warto zadbać o to, żeby materiały były zwięzłe i opracowane w przyjaznej dla odbiorców formie (np. prezentacji).

3. Przygotowanie przestrzeni

Na efektywność burzy mózgów wpływ ma również przestrzeń, w której odbywa się spotkanie. Najlepiej, gdyby było to jasne pomieszczenie z dużą ilością dziennego światła. Przed sesją warto je dobrze przewietrzyć. Potrzebne będą też flipcharty lub miejsce na ścianie dla każdej grupy i duża liczba karteczek samoprzylepnych. Warto zadbać też o wodę i przekąski dla uczestników. Głodny i odwodniony organizm nie będzie kreatywny.

4. Wybór odpowiedniej metody i przygotowanie planu spotkania

Metodę burzy mózgów należy dobrać do osobowości uczestników. Jeśli wiemy, że są bardzo nieśmiali, możemy wybrać burzę mózgów pisaną. Jeśli wiemy, że będzie im trudno powstrzymać się od krytyki, możliwe, że lepiej sprawdzi się metoda sześciu kapeluszy, która przydziela każdemu uczestnikowi konkretną rolę do odegrania (krytyka, optymisty itp.) W każdym innym przypadku powinna sprawdzić się klasyczna burza mózgów z zachowaniem zasad ustalonych przez jej twórcę – Alexa Osborna*.

Moderator powinien też przygotować szczegółowy plan spotkania, by było ono efektywne i jednocześnie nie trwało zbyt długo. Plan powinien uwzględniać czas na ustalenie zasad sesji, przypomnienie briefu, sesję generowania pomysłów, grupowanie pomysłów i głosowanie na te najlepsze.

5. Przygotowanie rozgrzewki

Przed rozpoczęciem właściwej sesji burzy mózgów warto zadbać o kreatywną rozgrzewkę uczestników. Zwłaszcza tych, którzy na co dzień nie pracują twórczo i nie są do takiego toku myślenia przyzwyczajeni. Rozgrzewka przyda się też, kiedy widzimy, że zespołowi spada poziom energii lub zaczynamy sesję burzy mózgów w poniedziałek rano. Im bardziej abstrakcyjne zadanie damy uczestnikom, tym lepiej. Moje ulubione to wymyślanie pomysłów na biznes, jaki moglibyśmy założyć z ulubionym bohaterem literackim czy filmowym.

6. Zapoznanie uczestników z zasadami obowiązującymi podczas efektywnej burzy mózgów

Przed przystąpieniem do generowania pomysłów warto zapoznać uczestników sesji z zasadami obowiązującymi w tej metodzie w pracy kreatywnej. Należy przypomnieć, że uczestnicy powinni skupić się na liczbie, nie na jakości pomysłów, a krytykowanie pomysłów innych jest na tym etapie niepożądane.

Warto też poprosić, żeby uczestnicy zapisywali jeden pomysł na jednej karteczce oraz by pisali wyraźnie. To ułatwi łączenie i grupowanie pomysłów w nowe idee.

Burza mózgów to bardzo prosta i efektywna metoda. Warto jednak pamiętać, że o jej sukcesie decyduje nie tylko dobre przygotowanie samego moderatora, ale też całej grupy projektowej.

 

*en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming