Iwo Szapar: Nie jest prawdą, że jak pracownik jest w zasięgu wzroku, to mamy pewność, że dobrze pracuje

Wielkimi krokami zbliża się jesień, a eksperci ostrzegają przed kolejną falą zachorowań na COVID-19. Czy Twoim zdaniem, po tych 2 latach pandemii, firmy i agencje są przygotowane do pracy w trybie zdalnym? 

Uważam, że w większości niestety nie – nadal dla wielu firm przyszłość była jedną wielką niewiadomą, a przez to nie zapadały kluczowe decyzje, co zrobić z pracą zdalną, tzn. czy potraktować to jako zmianę systemową, czy jako coś tymczasowego. W wielu przypadkach management nie przeszkolił pracowników w tej dziedzinie, przez co dziś dostrzegamy bardzo dużo problemów, których źródło tkwi w przeszłości – firmy nie radziły sobie z wieloma rzeczami na początku pandemii i do dziś się z nimi borykają.

Widzę w tym obszarze wielką potrzebę zmiany i zainwestowania czasu oraz pieniędzy, aby odpowiednio przygotować firmy do wprowadzenia pracy zdalnej. Jestem przekonany, że w dzisiejszych czasach praca nie powinna być zależna od tego, gdzie jest wykonywana – liczy się przecież rezultat, a nie siedzenie przy biurku przez 8 godzin.

Powiedz, nad czym firmy mogą jeszcze pracować, jeśli chodzi o organizację pracy zdalnej?

Wszystkie dotychczasowe problemy z organizacją, ad-hoc-management, micromanagement – to wszystko wyzwania dla obecnych liderów i managerów. Tak naprawdę najczęściej firmom szkodzi nieprawidłowe zaplanowanie pracy, a także niewłaściwa rola samego szefa – np. skupiająca się na pilnowaniu tasków, a nie na byciu mentorem. A pamiętajmy, że każda zmiana w firmie wychodzi od osoby zarządzającej.

Drugi obszar, który należy poprawić w firmach, to asynchroniczna komunikacja, która jest zupełnie innym sposobem komunikowania się niż ten, który znaliśmy jeszcze kilka lat temu. Komunikacja asynchroniczna oznacza komunikację, która nie zachodzi w czasie rzeczywistym – np. wysyłam współpracownikowi pytanie mailem, ale odpowiedź dostaję dopiero po jakimś czasie, a więc nie w chwili zadania pytania. Z doświadczenia wiem, że firmy, które mają dobrze ogarnięty taki system komunikacji (np. mają ustaloną strategię na odpowiadanie klientowi, całą politykę związaną z komunikacją) radzą sobie lepiej, jeśli chodzi o organizację pracy zdalnej.

Warto wiedzieć, że komunikacja asynchroniczna wspiera także produktywność pracownika, bo nie musi on cały czas przerywać swoich zadań, aby np. odebrać telefon – przez jakiś czas może skupić się na jednej rzeczy. Dodatkowo opracowana strategia komunikacji pozwala strukturyzować przepływ informacji i budować bazę wiedzy – mózgu firmy. Dzięki temu wiemy, jak chcemy pracować, aby dostęp do tej wiedzy był równy dla wszystkich pracowników – niezależnie, czy są w biurze, na plaży, czy w domu.

Nowelizacja Kodeksu pracy 2025: nazwy stanowisk będą musiały być neutralne

Czy firmy zatrudniają już ludzi na stanowiska związane z koordynowaniem pracy zdalnej? Jakie to są stanowiska i z jakimi obowiązkami się wiążą?

Tak, zdecydowanie pojawił się taki trend. Już teraz na rynku widzimy zapotrzebowanie na takie stanowiska jak head of remote albo chief remote officer – takie osoby zapewniają niejako ciągłość w wykonywaniu różnych czynności w firmie. Ci specjaliści odpowiadają za powtarzalność tych dobrych praktyk, które w różnych obszarach organizacji muszą występować, abyśmy na koniec przysłowiowego dnia powiedzieli, że jesteśmy zadowoleni z organizacji w naszej firmie. Chodzi o budowanie satysfakcjonującego miejsca pracy i oczywiście o poprawę wyników biznesowych.

Jakie stanowiska, związane z rozwojem pracy zdalnej, mogą pojawić się w przyszłości?

Na rynku pracy już widzimy stanowiska związane z organizacją pracy zdalnej, czyli head of remote, head of hybryd work, head of workplace. Firmy coraz częściej poszukują osób, które będą odpowiedzialne za koordynowanie zmian w zakresie change managementu.

W zakresie obowiązków takich osób są również zajęcia związane z community, czyli społecznością. Chodzi tak naprawdę o budowanie tej społeczności wewnątrz organizacji, ale nie w taki sposób typowo HR-owy – chodzi o faktycznie doprowadzenie do powstania wirtualnego community w danej firmie. Oczywiście to nie wyklucza spotkań pracowników raz na jakiś czas (mogą przecież odbywać się eventy np. na poziomie teamu czy całej firmy), bo przecież można miło spędzać ze sobą czas i nadal czuć się częścią danej społeczności. Można powiedzieć, że przed pandemią takimi kwestiami w firmach zajmowali się head of community czy happiness, ale teraz te specjalizacje wchodzą na kolejny, wyższy poziom.

W przyszłości popularne staną się również stanowiska związane z knowledge managementem – takie osoby będą pilnować i pomagać w zakresie dokumentacji, procesów firmowych, bieżącej pracy i wspierania dobrych praktyk.

Czy Twoim zdaniem warto mieć w swoich strukturach takie osoby? Jakim firmom szczególnie się przydadzą?

Zdecydowanie warto mieć takie osoby w swoich firmach – oczywiście im większa organizacja, tym potrzeba więcej takich osób i to full-time’owo. Mniejszym wystarczą osoby z zewnątrz (konsultanci, doradcy), które pomogą takie rzeczy poukładać, a egzekwowaniem nowych zasad zajmą się już same firmy. Później konsultacji mogą jedynie regularnie podpowiadać, co można jeszcze dostosować, aby pracowało się lepiej i sprawniej.

Dlaczego niektóre firmy i przedsiębiorcy boją się wdrażać u siebie pracę zdalną? Czy chodzi o kontrolowanie pracowników? Może strach o dodatkowe koszty związane z oprogramowaniem?

Absolutnie nie chodzi o obawy o koszty – zdecydowanie jest to strach przed czymś nowym, bo ludzie generalnie boją się zmian i zakładają, że jeśli coś do tej pory działało, to przecież tak zostać.

Jeśli chodzi o kontrolowanie pracowników, to jest to iluzja – nie jest prawdą, że jak kogoś widzimy w zasięgu wzroku, to mamy pewność, że ta osoba pracuje i wszystko jest w porządku. Przecież tak naprawdę ktoś może się od nas odwrócić ze swoim monitorem i oglądać Netflixa! Aby zmienić coś w utartym modelu pracy potrzeba zmian na poziomie mindsetu albo wymusza to na nas sytuacja – tak było w przypadku wybuchu pandemii, która sprawiła, że wiele firm przeszło na model zdalny, a nigdy wcześniej nawet o tym nie myślała.

W dzisiejszych czasach po prostu trzeba się przygotować na rewolucję w systemie pracy, bo jest to zmiana, od której nie ma już odwrotu i mówię to z pełnym przekonaniem.

Jak przekonać pracodawcę do tego, że praca zdalna nie wiąże się ze spadkiem jakości pracy?

Podawajmy im po prostu konkretne przykłady – setki, tysiące firm warte miliardy dolarów (m.in. Automatic stojący za WordPressem) to biznesy prowadzone w trybie zdalny. Pracownicy tych organizacji są szczęśliwi, że są tam zatrudnieni, a potwierdzeniem tego są chociażby opinie na portalach branżowych.

Pracodawcy muszą się przekonać do tego, że dając ludziom przestrzeń, w której mogą się realizować, tworzymy lepsze i bardziej efektywne środowisko pracy. Warto postawić na budowanie community opartego o transparentne zasady – jeśli ludzie dostrzegą to zaufanie, odwdzięczą się dobrą pracą.

Jakie plusy dla pracownika wynikają z pracy zdalnej? Poza oczywiście swobodą w podróżowaniu, mieszkaniu w dalekich zakątkach świata.

Praca zdalna to przede wszystkim możliwość wyboru, bo możemy sami zdecydować, jak połączyć ją z naszym życiem osobistym – decydujemy, ile czasu chcemy poświęcić na podróże, sport, zabawę z dziećmi. Mamy wpływ na to, jak wygląda nasza praca i w ogóle, jak wygląda nasze życie.

O rozmówcy:

Iwo Szapar to współzałożyciel AI Maturity Index. Stworzył pierwszy na świecie certyfikat dotyczący pracy zdalnej. Pisano o nim w „Financial Times” i „Forbes”, a sam wystąpił jako prelegent na ponad 50 wydarzeniach na całym świecie.