Konferencja prasowa, która przyniesie sukces medialny

Jednak taka wiadomość często ginie pomiędzy dziesiątkami, (a nawet setkami) maili, otrzymywanymi codziennie przez dziennikarzy. Nie od dziś wiadomo, że wiadomości przekazywane osobiście rozchodzą się szybciej niż te „na piśmie”. Warto więc zapraszać media na osobiste spotkania, za jakie można uznać m.in. konferencje prasowe.

Kluczem do zorganizowania udanej konferencji prasowej jest ciekawy temat. Jednak trzeba pamiętać, że często to odpowiednia oprawa i właściwa promocja wyróżniają wydarzenie na tyle, że dziennikarze chętniej przyjeżdżają na miejsce i przygotowują ciekawy materiał.

Odpowiednie miejsce

Biorąc pod uwagę temat i przedmiot konferencji prasowej, każdy organizator musi podjąć decyzję o wyborze miejsca jej organizacji. To wydarzenie dedykowane dla mediów, które dopiero na kolejnym etapie przekażą zebrany materiał swoim widzom, słuchaczom i czytelnikom. Z tego względu warto zadbać o to, aby już samo miejsce nawiązywało do omawianej tematyki – zarówno wystrojem wnętrza, jak i charakterem architektury budynku. W przypadku konferencji prasowych, których tematyka w żaden sposób nie może się wiązać z otoczeniem, wybór miejsca powinien być zdeterminowany dogodną lokalizacją.

Innym, równie ważnym aspektem, który organizatorzy powinni brać pod uwagę w kontekście miejsca organizacji, jest wielkość i aranżacja sali. Musi ona być dostosowana do potrzeb dziennikarzy i operatorów rejestrujących spotkanie dla swoich redakcji. Niezwykle istotne jest odpowiednie światło – niezbyt intensywne, ale jednocześnie nie za ciemne, ponieważ dobra jakość nagrań i fotografii jest bezpośrednio uzależniona od jasności pomieszczenia. Ważne jest także zaplecze techniczne sali – przede wszystkim sprzęt nagłaśniający powinien spełniać najwyższe standardy – to głos będzie się tutaj liczył najbardziej.

Dobry termin konferencji

Wybierając dzień i godzinę konferencji prasowej, warto wziąć pod uwagę charakter pracy dziennikarskiej i pory zwykle organizowanych kolegiów redakcyjnych (rano i po południu). Szansę uzyskania najwyższej frekwencji mają spotkania organizowane we wtorki, środy i czwartki, między 10:30 a 13:00. Ze względu na niezwykle napięty harmonogram wielu redaktorów, bardzo ważne jest rozpoczęcie konferencji prasowej punktualnie – nawet, jeśli nie wszyscy akredytowani wcześniej dziennikarze pojawili się na miejscu. Moderator powinien zadbać również o to, żeby całość nie trwała dłużej niż 45 minut.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Analiza bieżących wydarzeń

Organizator konferencji prasowej, przed wyznaczeniem jej oficjalnego terminu, powinien zweryfikować kalendarz planowanych imprez w mieście i jego okolicy. Oczywiście, nie wszystko da się przewidzieć, ale powinno się unikać terminów, które kolidują z innymi, popularnymi medialnie eventami albo ogłoszonymi już innymi konferencjami z tej samej branży – także w kontekście międzynarodowym. Taka strategia zwiększa prawdopodobieństwo przyciągnięcia dziennikarzy.

Skuteczne zaproszenie mediów

Samo rozesłanie informacji prasowej o planowanym wydarzeniu, nie wystarcza do tego, żeby zainteresować dziennikarzy. Konieczne jest telefoniczne potwierdzenie wysyłki zaproszenia i udzielenie tą drogą dodatkowych informacji. Organizator, w dniu poprzedzającym konferencję, może przypomnieć o spotkaniu prasowym przedstawicielom redakcji, na których obecności szczególnie mu zależy. Niektórzy polecają potwierdzanie przybycia akredytowanych dziennikarzy nawet na godzinę przed rozpoczęciem konferencji, szczególnie w przypadku zapraszania przedstawicieli radia i telewizji.

Press-kit

Dla potencjalnego zapewnienia sobie dobrych i wartościowych merytorycznie publikacji po konferencji prasowej, warto przygotować dla dziennikarzy tzw. press-kit– informację prasową, streszczającą przedmiot prezentacji wraz z backgrounderem – będącym zbiorem informacji o firmie, marce albo produkcie (mającym swoje zastosowanie niezależnie od kontekstu), zdjęciami ilustrującymi główny temat konferencji oraz innymi materiałami dodatkowymi (np. nagraniami, wizualizacjami etc.). Tego typu teczka prasowa znacznie ułatwia przedstawicielom mediów stworzenie własnego materiału.

Rejestracja przebiegu wydarzenia

Warto być przygotowanym do przekazania materiałów z przebiegu konferencji prasowej redakcjom, które z niezależnych od siebie przyczyn nie mogły dotrzeć na miejsce, a są zainteresowane tematem. Cennym materiałem okaże się tu nie tylko press-kit, ale także bezpośredni streaming z konferencji.

Catering i pakiet konferencyjny

Na dobre wrażenie o konferencji, oprócz chwytliwego tematu i interesujących gości, których spotkanie gwarantuje udział w wydarzeniu, wpływają także dodatki. Dobrą praktyką jest zapewnienie poczęstunku (bufetu kawowego lub lunchu) dla dziennikarzy oraz przygotowanie dla nich drobnego prezentu (nawiązującego do tematyki konferencji prasowej). Co ważne, prezent powinien być symboliczny – zbyt drogi podarunek, szczególnie w tym kontekście, może być odebrany jako chęć „przekupienia” dziennikarza.

Konferencja prasowa jest narzędziem, dzięki któremu łatwo można przekazać właściwą informację mediom. Dobrze zorganizowana konferencja prasowa gwarantuje wygenerowanie publikacji, czyli skuteczne dotarcie do właściwych odbiorców w krótkim czasie. Wiedza o tym, na co powinno zwracać się uwagę, aby organizowany event spełniał przesłanki „dobrego i skutecznego”, zawsze procentuje.