Nigdy więcej stresu, czyli 4 kroki do efektywnego zarządzania projektami IT

Pozwól, że podzielę się z tobą 4 kluczowymi krokami, dzięki którym zarządzanie projektem IT będzie płynnym i bezstresowym procesem.

Czy mogę zagwarantować Ci, że po przeczytaniu tego artykułu zarządzanie projektem IT już zawsze będzie bezstresowe i bezproblemowe? Nie. Zdradzę ci za to sekrety zarządzania projektami IT widziane po drugiej stronie — od strony agencji IT. Powiem Ci, na co zwracać uwagę przy wyborze podwykonawcy, jak rozplanować pracę i który flow będzie najodpowiedniejszy dla twojego projektu.

Projekt, czyli idea, która cię nie opuści przez najbliższe miesiące

Często w świecie biznesu czy korporacji, przez projekt rozumiemy unikalne przedsięwzięcie kontynuowane przez operacyjne działania związane z utrzymaniem produktu lub usługi. A w uproszczeniu? To wyzwanie dla pracownika, scedowane przez przełożonego. Na spotkaniu wyższego szczebla pojawia się idea, którą Project Manager musi wdrożyć w życie as soon as possible (czyli ukochany przez wszystkich ASAP).

Pierwszym z dokumentów, który jest wręcz niezbędny, jest idea projektu. To tutaj zawrzemy podstawowy opis potrzeb, porównanie procesów, estymowany czas pracy nad projektem i samego wdrożenia, niezbędny budżet czy w końcu tak ważne korzyści płynące z implementacji.

Protip: Nie chcesz, żeby pieniądze skończyły się za wcześnie. Należy pamiętać, że mówimy tu nie tylko o budżecie wdrożeniowym, ale też budżecie na dalsze wsparcie i utrzymanie projektu. Bywa, że sumy niezbędne do utrzymania infrastruktury narzędzia będą przewyższać sam koszt wdrożenia. Wtedy warto zastanowić się nad rozwiązaniem „pudełkowym”. Jeśli zostajesz przy rozwiązaniu szytym na miarę, po zatwierdzeniu pomysłu przez managera, zabierz się za szlifowanie budżetu na dalsze wsparcie projektu.

Ile zarabia się w IT na świecie? Przegląd stawek i perspektywy

Polowanie na jednorożca, czyli porządny Brief

Brief to, idąc za źródłami internetowymi, “podstawowy dokument zawierający zestaw informacji użytecznych w procesie tworzenia kampanii reklamowej”. Zawarte w nim informacje najczęściej dotyczą odbiorców reklamy czy projektu, głównych celów kampanii, analizy rynku, budżetu, idei i pomysłów związanych z realizacją projektu. Precyzuje i określa zadania stawiane agencji reklamowej.

Odpowiednio przygotowany dokument pozwoli Agencji przygotować relewantną ofertę, minimalizując przy tym ilość kontaktów potrzebnych do odpowiedniego uszczegółowienia każdego z elementów projektu.

Czym kierować się przy wyborze agencji IT? Czyli kilka słów o szybko, tanio i dobrze

Pierwsze kroki za tobą. Po określeniu celów biznesowych projektu oraz ustaleniu zakresu funkcjonalnego, czas na kolejny krok, który może zadecydować o skuteczności realizacji Twojego planu: wybór agencji IT, która wykona projekt. To decydujący moment, więc pośpiech nie jest wskazany.

Na pewno stanie wtedy przed tobą pytanie, które trapi wszystkich: czy da się zrobić projekt IT szybko, tanio i dobrze?

Odpowiedź brzmi: i tak, i nie (rozumiem, że to jest na pewno to, co chciałeś usłyszeć). Do wyboru masz dwie drogi: rozwiązania pudełkowe oraz dedykowane systemy IT. Te pierwsze są bardziej opłacalne cenowo i szybsze do wykonania. Niestety cierpi na tym jakość i intuicyjność obsługi. Poza tym zawierają one dodatkowe funkcje niepotrzebne Twojej firmie, gdyż po prostu nie były pisane dokładnie pod nią. Takie rozwiązanie polecałabym mniejszym firmom, dla których budżet oraz czas wykonania są kluczowymi aspektami powodzenia projektu.

Z drugiej strony, idealnie skrojone do potrzeb dedykowane systemy przewyższają cenowo i terminowo rozwiązania pudełkowe. Posiadają jednak szereg zalet, których nie znajdzie się nigdzie indziej: są intuicyjne w obsłudze i idealnie dopasowane do potrzeb firmy. Po prostu szyte na miarę dla danego klienta. Jest to rozwiązanie, które zdecydowanie opłaci się dużym markom i korporacjom w dłuższym okresie. Z naszego doświadczenia wynika, że znacząco wpływa to na dochody firm dzięki lepszej organizacji pracy i optymalizacji procesów.

Protip: przed wyborem agencji IT sprawdź, czy nie posiadają w portfolio podobnych rozwiązań. Wtedy czas pracy nad dedykowanym systemem IT ulegnie znacznemu skróceniu.

Waterfall czy Agile, czyli metodyka odpowiednia dla twojego projektu

Wybór metody zarządzania projektem jest powiązany z typem i zakresem realizacji oraz specyfiką zespołu. Każda z metod służy do osiągania innych celów w inny sposób. Przy wyborze agencji warto poznać jakie sposoby prowadzenia projektu są przez nią wykorzystywane. Z reguły agencje są elastyczne. Oznacza to, że możesz z Project Managerem wspólnie wypracować zadowalający Cię model współpracy.

Obecnie stosuje się dwa główne podejścia do zarządzania projektami. Należy do nich podejście tradycyjne (model kaskadowy Waterfall) oraz podejście zwinne (agile).

Metodyka Waterfall Polega na wykonywaniu podstawowych czynności, jako odrębnych faz projektowych, w porządku jeden po drugim. Każda czynność to kolejny schodek. Sekwencyjnie przechodzimy przez każdy etap oddzielnie. Jeżeli wyniki jednego etapu są niesatysfakcjonujące, organizuje się iteracje kaskady, które mają na celu wypracowanie pożądanych rezultatów. Do metodyk tradycyjnych zaliczamy metodykę np. PRINCE2. Ze względu na powtarzalność możliwa jest pełna przewidywalność wszystkiego, co będzie działo się w trakcie prowadzenia projektu. W tym modelu klient powinien mieć jasną wizję spodziewanego wyniku prac. Dostawca projektu tworzy dokładny plan i harmonogram, dzięki czemu określona jest konkretna data zakończenia przedsięwzięcia.

Wady? Późno widoczne efekty i kłopotliwe wprowadzanie zmian.

Zalety? Z góry określony proces współpracy oraz stały budżet i harmonogram.

Z drugiej strony mamy podejście zwinne (agile). Ujmuje ono projekt jako zbiór małych zadań, których kolejność wykonania (czasem również zakres) może się zmieniać (najlepiej, jak odpowiada potrzebom klienta). Agile obejmuje wiele elastycznych sposobów zarządzania pracą wymagających silnej współpracy z klientem. Jego stosowanie daje gwarancję ukończenia projektu w założonym budżecie oraz dostarczenie produktów odpowiedniej jakości spełniających potrzeby biznesu, oraz użytkowników. Do metodyk agile należy m.in. Scrum.

Wady? Ryzyko przekroczenia zakładanego budżetu i stały udział w procesie twórczym (można tego uniknąć, ale traci się znaczący wpływ na projekt).

Zalety? Szybsza i skuteczniejsza realizacja projektu oraz możliwość nanoszenia zmian w trakcie prac. 

Podsumowując, pamiętaj, że nie ma jednej dobrej drogi zarządzania projektem, ani jednej najlepszej metody, ale na pewno dokładne sprecyzowanie oczekiwań co do projektu, porządny brief i w końcu wybranie odpowiedniej agencji są trzema kluczowymi czynnikami, które wpłyną znacząco na sukces lub niepowodzenie projektu.

Mam nadzieję, że moje wprowadzenie do zasad zarządzania projektem pomoże Ci efektywnie i bezstresowo realizować projekty IT.