Prosty język i język łatwy (ETR) – jak pisać, by dotrzeć do każdego odbiorcy

Od tego momentu dostępność nie będzie domeną wyłącznie administracji – obejmie także sektor prywatny. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim konieczność dostosowania komunikacji tak, by była zrozumiała dla każdego – niezależnie od wieku, wykształcenia czy rodzaju niepełnosprawności.

Dwa standardy, jeden cel

W świecie dostępnej komunikacji królują dwa standardy językowe: prosty język (plain language) i język łatwy (easy-to-read, ETR). Choć ich cel jest podobny – sprawić, by przekaz był bardziej przystępny – każdy z nich robi to nieco inaczej i trafia do różnych grup odbiorców.

Co łączy te dwa standardy? Przede wszystkim dążenie do uproszczenia przekazu, unikanie żargonu i zawiłej składni oraz dbałość o czytelną strukturę tekstu. Jednak diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach. Każdy z tych standardów ma swoje specyficzne cechy i zastosowania, które warto poznać, aby skutecznie docierać do różnych grup odbiorców.

Prosty język – komunikacja na miarę współczesności

Prosty język to standard, dzięki któremu nasze teksty stają się szybsze do przeczytania, łatwiejsze do zapamiętania i – co najważniejsze – prostsze do wykorzystania w praktyce. To idealne rozwiązanie dla treści użytkowych, czyli tych, które czytamy, bo musimy w konkretnym celu: służbowych mejli, umów, regulaminów, instrukcji, pism urzędowych czy opisów produktów.

W czasach, gdy jesteśmy bombardowani tysiącami komunikatów dziennie, prosty język staje się nie luksusem, a koniecznością. Współczesny odbiorca rzadko kiedy czyta tekst od A do Z – częściej skanuje go wzrokiem w poszukiwaniu najważniejszych informacji. Dlatego właśnie prosty język stawia na:

• jasne, zrozumiałe słownictwo (choć nie unika bardziej złożonych pojęć, jeśli są niezbędne – jednak zawsze tłumaczy, co one oznaczają),
• krótkie, logiczne zdania (do 20 wyrazów),
• przejrzystą strukturę z nagłówkami i listami,
• klarowny podział treści,
• stronę czynną zamiast biernej,
• bezpośrednie zwroty do odbiorcy.

Prosty język to nie tylko kwestia doboru słów – to całościowe podejście do komunikacji. Ważne jest również odpowiednie formatowanie tekstu, używanie śródtytułów i akapitów, które ułatwiają nawigację po treści. W prostym języku unikamy długich, skomplikowanych konstrukcji składniowych, żargonu branżowego i niepotrzebnych zapożyczeń.

ETR – gdy dostępność ma znaczenie

Easy-to-read to standard idący o krok dalej. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie maksymalnej czytelności osobom z trudnościami w czytaniu, przetwarzaniu informacji lub nauce. To język skierowany szczególnie do osób z niepełnosprawnościami intelektualnymi, seniorów, dzieci czy osób uczących się języka.

ETR charakteryzuje się:

• bardzo prostym słownictwem (często jedno- lub dwusylabowym),
• krótkimi, pojedynczymi zdaniami,
• uproszczoną strukturą z jednozdaniowymi akapitami,
• dużymi odstępami między wierszami,
• wsparciem wizualnym w postaci ilustracji, ikon lub symboli,
• powtarzaniem kluczowych informacji,
• unikaniem metafor i przenośni,
• konsekwentnym układem treści.

W standardzie ETR szczególnie ważne jest dostosowanie nie tylko języka, ale również formy przekazu. Teksty często zawierają dodatkowe wyjaśnienia trudniejszych pojęć, a abstrakcyjne koncepcje są przedstawiane w sposób konkretny i namacalny. Ważne informacje są często powtarzane, aby ułatwić ich zapamiętanie i zrozumienie.

Kiedy stosować który standard

Prosty język sprawdzi się praktycznie w każdym tekście użytkowym. To uniwersalny standard komunikacji, który odpowiada na potrzeby współczesnego odbiorcy. Jest szczególnie przydatny w:

• komunikacji biznesowej,
• dokumentacji technicznej,
• materiałach marketingowych,
• komunikacji w mediach społecznościowych,
• treściach na stronach internetowych,
• korespondencji urzędowej.

Z kolei język łatwy najlepiej sprawdzi się w materiałach dla osób z trudnościami poznawczymi i językowymi – na przykład w:

• broszurach edukacyjnych dla dzieci,
• materiałach informacyjnych dla seniorów,
• treściach dla osób uczących się języka,
• komunikatach dla osób z niepełnosprawnościami intelektualnymi,
• materiałach informacyjnych w placówkach medycznych.

Czy prostota oznacza nudę

Absolutnie nie! Teksty pisane prostym językiem lub w standardzie ETR mogą być kreatywne, angażujące i skuteczne w komunikacji. Spójrzmy na komunikaty InPostu, Slowhopa czy posty ING Banku Śląskiego – pokazują one, że prostota może iść w parze z atrakcyjnością przekazu.

Marki, które decydują się na prosty język, nie tylko ułatwiają życie swoim odbiorcom, ale także budują z nimi relacje oparte na zaufaniu i autentyczności. Udowadniają tym samym, że prostota to nie wada, a ogromna siła w komunikacji. Co więcej, proste i przejrzyste komunikaty często lepiej zapadają w pamięć i skuteczniej przekazują zamierzone treści.

Przyszłość należy do dostępności

Wdrożenie standardów prostego języka i ETR to nie tylko wymóg prawny wynikający z Polskiego Aktu o Dostępności. To przede wszystkim krok w stronę budowania społeczeństwa opartego na równości i szacunku dla różnorodności. W praktyce przekłada się to na lepiej zaprojektowane dokumenty, strony internetowe, broszury i komunikaty, które nie wykluczają żadnej grupy odbiorców.

Dzięki tym standardom komunikacja przestaje być barierą, a staje się mostem łączącym ludzi. To wyzwanie dla organizacji publicznych i prywatnych, ale jednocześnie szansa na stworzenie lepszej jakości życia dla nas wszystkich. Dostępna komunikacja to również wymierne korzyści biznesowe – od zwiększenia zasięgu przekazu po budowanie pozytywnego wizerunku marki jako odpowiedzialnej społecznie.

Jak zacząć

Wprowadzenie prostego języka lub standardu ETR do komunikacji organizacji może wydawać się trudne, ale z odpowiednim wsparciem staje się znacznie prostsze. Oto kilka kroków, od których warto zacząć.

1. Analiza obecnych materiałów pod kątem zrozumiałości.
2. Identyfikacja obszarów wymagających najpilniejszych zmian.
3. Szkolenie zespołu z zasad prostego języka i ETR.
4. Stopniowe wdrażanie nowych standardów, zaczynając od najpopularniejszych materiałów.
5. Regularne zbieranie feedbacku od odbiorców i wprowadzanie udoskonaleń.

Pamiętajmy, że dostępność w komunikacji to nie trend, a naturalny kierunek zmian. Im szybciej zaczniemy dostosowywać nasze treści do potrzeb wszystkich odbiorców, tym lepiej przygotujemy się na wyzwania, które stawia przed nami Polski Akt o Dostępności. Bo w końcu chodzi o to, by nasza komunikacja była nie tylko zgodna z przepisami, ale przede wszystkim skuteczna i przyjazna dla każdego.

————————
Autorka artykułu posiada certyfikat DIMAQ Professional. NowyMarketing jest patronem medialnym DIMAQ – międzynarodowego standardu kwalifikacji e-marketingowych.

PS (R)ewolucja w marketingu. Jak przygotować się na wejście w życie Polskiego Aktu o Dostępności