Warto rozmawiać, czyli jak powinien wyglądać idealny projekt?

fot. shutterstock.com

Oczywiście, jesteśmy w stanie maksymalnie zbliżyć się do ideału, ale zawsze coś może pójść nie tak. Jest tyle różnych zmiennych, na które nie mamy wpływu, że nie ma możliwości przejść przez projekt płynnie, bez większych czy mniejszych wyzwań. Odejdźmy jednak od totalnie idealistycznego podejścia do sprawy, zejdźmy na ziemię i zastanówmy się, czy jest możliwe zminimalizowanie ryzyka związanego z pracą dla Klienta i jak to zrobić.

Po pierwsze – komunikacja

Kluczową kwestią w każdym projekcie w moim odczuciu była, jest i będzie komunikacja. Odpowiedni przepływ informacji między dwoma podmiotami pozwoli nam zbliżyć się do ideału. Za organizację tej komunikacji w dużym stopniu odpowiada opiekun projektu – Account Manager i jest to jeden z jego głównych obowiązków.

W moim przekonaniu odpowiednio zaplanowana komunikacja powinna opierać się na trzech filarach:

1. Organizacja
2. Monitoring
3. Ewaluacja

Organizacja – etap planowania

Punktem wyjścia do strategii komunikacji z Klientem powinno być odpowiednie zaplanowanie całego procesu. W zależności od stopnia zaawansowania projektu, liczby wątków czy obszarów działań, warto wziąć pod uwagę różne rozwiązania.

Komunikacja na bogato: RCS 

W przypadku niektórych projektów wystarczy cotygodniowy status, w innych konieczna będzie praca w systemie ticketowania, który znacznie ułatwia i porządkuje zadania. Zdarzy się pewnie tak, że trzeba będzie połączyć obie te metody.

Dobrze, by każdy status miał wyznaczony cel. Znów, może to być wspólne z Klientem odznaczanie kolejnych zadań, aktualizowanie postępów prac, itd. Niektóre statusy warto poświęcić na rozeznanie się w innych działaniach naszego Klienta, aby dać sobie odpowiedni zapas czasu na to, by zarekomendować odpowiednie kroki związane np. z działaniami marketingowymi.

Wreszcie, każdy status powinien kończyć się podziałem prac wewnątrz zespołu i wyznaczeniem konkretnych dat i oraz KPI kluczowych dla Klienta.

Monitoring – etap obserwacji

Czas między kolejnymi statusami, to czas obserwacji. Znów, mówimy tutaj o dwóch aspektach tego monitoringu.

Pierwszy, to weryfikacja postępów prac – rozmowy ze specjalistami, kontakt z Klientem, jeśli wymaga tego sytuacja, kontrolowanie terminów. Osoba nadzorująca komunikację powinna być wsparciem dla specjalisty i na bieżąco rozwiązywać razem z nim problemy. Pamiętajmy, Account to osoba, która jest najczęściej w stałym kontakcie z Klientem i na bieżąco zna jego potrzeby oraz oczekiwania. To sprawia, że nie może on pozostawać bierny na etapie przygotowywania konkretnych materiałów dla Klienta.

Druga kwestia to stały monitoring działań zewnętrznych wokół marki. Account Manager opiekuje się projektem biznesowo, powinien zatem wiedzieć, co dzieje się wokół firmy naszego Klienta. Warto w tym kontekście śledzić informacje PR-owe, wzmianki o firmie, szukać informacji o branży. To otwiera pole do rozmów z Klientami, daje też Accountowi większą wiedzę na temat biznesu Klienta. To w rezultacie powinno przełożyć się na jeszcze lepsze dopasowanie konkretnych działań marketingowych pod konkretne potrzeby projektowe.

Ewaluacja – etap weryfikacji

Finalnym etapem naszego mikroprocesu komunikacji powinna zawsze być ewaluacja wyników i egzekucja kolejnych zadań. W etapie tym należy przede wszystkim wyczyścić to, co zostało nakreślone w etapie 1. (jeśli w całości – idealnie). Skuteczna komunikacja, to komunikacja etapami – zakładamy cele, realizujemy je, podchodzimy do kolejnych. Cykl się powtarza, a kolejne etapy się uzupełniają. Każda zakończona praca powinna zakończyć się także oceną wyniku (nie zawsze jest to możliwe od razu). Koniecznie przy wsparciu Klienta – warto pamiętać, że jesteśmy odpowiedzialni za jego biznes i to z nim powinniśmy konsultować najważniejsze rzeczy.

Ewaluacja może być także punktem wyjścia do rozpoczęcia kolejnego cyklu.

Może ten tekst wielu osobom wyda się trywialny, ale warto pamiętać o podstawowych kwestiach związanych z komunikacją w projekcie oraz o tym, że tak naprawdę nie ma jakiejś cudownej techniki, która sprawi, że nagle komunikacja będzie płynna i przejrzysta. To przede wszystkim codzienna praca, często bardzo mozolna, ale regularna, powoduje, że dany projekt idzie coraz lepiej.

Nie kryje się za tym żadna wielka filozofia, a proste przesłanie: „trzeba rozmawiać”. Trzeba wykazywać inicjatywę, być proaktywnym, egzekwować i wymagać, nie tylko od innych, ale także od siebie. Rolą Accounta jest nie tylko odpowiednie zarządzanie projektem, ale przede wszystkim praca z zespołem, specjalistami, Klientem. Jeżeli z jego strony będzie płynął entuzjazm i chęć do takiej pracy, wówczas cały zespół odczuje znaczącą poprawę jakości. Finalny efekt tych działań i tak odczuje Klient. On zdecydowanie zauważy różnicę.