Cross border e-commerce – na co zwracać uwagę w kontekście prawnym

>> Artykuł ukazał się w Playbooku #2 o cross-border e-commerce. Pobierz publikację.

Unia Europejska – najprościej i najbezpieczniej

Sprzedaż do poszczególnych państw UE (a tak naprawdę Europejskiego Obszaru Gospodarczego) nie powinna budzić większego niepokoju – wspólnota ta powstała właśnie po to, aby m.in. ułatwić obrót towarami i usługami z poszczególnych państw członkowskich.

Mianowicie rynek unijny jest traktowany jako jednolity rynek wewnętrzny Oznacza to w szczególności, że produkt wprowadzony do obrotu w jednym państwie członkowskim może być przedmiotem swobodnego obrotu na całym obszarze Unii (oczywiście pewne specyficzne kategorie produktów mogą być poddane dodatkowym obostrzeniom).

Nie oznacza to jednak niestety, że przepisy obowiązujące w poszczególnych państwach są takie same jak w Polsce – większość unijnych przepisów dot. praw konsumentów czy zasad prowadzenia handlu elektronicznego, została wprowadzona dyrektywami, które są następnie odrębnie implementowane do prawa poszczególnych państw członkowskich. W związku z tym należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Prawa konsumenta

Zasady związane np. z prawem do odstąpienia od umowy będą praktycznie tożsame w każdym państwie członkowskim. Warto jednak zwrócić uwagę na te przepisy, które chronią konsumentów, lecz nie wynikają wprost z przepisów unijnych.

Przykład: klauzule umowne (np. zawarte w regulaminie sklepu internetowego) w Polsce mogą być uznawane za prawidłowo skonstruowane, podczas gdy np. we Francji mogą posiadać status abuzywnych (niedozwolonych).

W niektórych państwach istnieją również dodatkowe zabezpieczenia dla praw konsumentów, np. wskazujące wprost jaki jest termin na udzielenie odpowiedzi na żądania konsumenta związane z rękojmią.

Co zatem robić? Nie pozostaje nic innego jak zweryfikować, czy jakieś przepisy nie są bardziej restrykcyjne. Wszystkie kraje UE mają organy będące odpowiednikami UOKiK – na ich stronie internetowej możesz zweryfikować, czy nie planujesz zrobić czego wbrew lokalnym prawom. W związku z tym, należy więc szczególną uwagę przykładać do reklamacji czy innego rodzaju wezwań pochodzących od zagranicznych klientów.

• Prawo właściwe

Często można się spotkać z próbami obchodzenia stosowania prawa innych państw UE poprzez wskazywanie prawa polskiego jako prawa właściwego. Takie postanowienie będzie częściowo skuteczne, jednakże nie wyłączy wszystkich przepisów chroniących konsumenta pochodzącego z innego państwa, szczególnie tych, które przyznają mu szczególną ochronę.

Innymi słowy – niezależnie co znajdzie się w postanowieniach umów z konsumentami – przepisy prawa kraju ich pobytu nadające im uprawnienia względem sprzedawcy i tak będą obowiązywać.

Jeżeli jednak sprzedajesz swoje produkty/usługi w relacji B2B, tutaj już możesz wybrać nie tylko prawo właściwe, ale i sąd właściwy. Co polecam.

• Podatki

Również w przypadku podatków przepisy obowiązujące w poszczególnych państwa UE są zharmonizowane. Trzeba jednak pamiętać o ostrożności. W przypadku, gdy przychód ze sprzedaży towarów (w relacji B2C) przekroczy równowartość 10.000 euro (w przypadku większości usług brak jest tego limitu, a więc opisane poniżej kroki należy podjąć „od razu”), co do zasady konieczne będzie podjęcie istotnych działań – do wyboru są dwa scenariusze:

• zarejestrowanie się do VAT w każdym państwie Unii Europejskiej, w którym sprzedajesz towary;
• zarejestrowanie się do systemu VAT OSS za pośrednictwem, którego rozliczana jest sprzedaż do konsumentów z pozostałych państw UE.

Jeśli jednak nie przekroczysz limitów wynikających z przepisów, możesz rozliczać sprzedaż do unijnych państw UE, tak samo jak sprzedaż zrealizowaną na terytorium Polski.

Stany Zjednoczone

Prawo amerykańskie znacząco różni się od europejskiego. Co więcej, w wielu aspektach przepisy obowiązujące w poszczególnych stanach mogą różnić się bardziej niż te obowiązujące w dwóch różnych państwach członkowskich UE.

Np. stawki podatku, które będzie trzeba odprowadzić mogą różnić się zależności od stanu, do którego następuje sprzedaż. Pamiętaj, że w niektórych konieczność raportowania i odprowadzenia podatku powstanie nawet jeśli Twoja działalność zarejestrowana jest wyłącznie w Polsce.

Co ważniejsze – jeśli będziemy wysyłać produkty z Polski, będą one podlegać kontroli celnej. W takim przypadku konieczne będzie złożenie odpowiedniej deklaracji celnej. Ponadto kupujący będzie musiał opłacić cło i inne należności związane z nabyciem produktu pochodzącego spoza USA. Pod uwagę należy również wziąć to, że koszty dostawy z Europy do USA będą znaczne.

W ramach deklaracji celnej konieczne jest wprowadzenie odpowiednich danych dotyczących zawartości paczki oraz jej wartości. Na pewno nie warto podawać nieprawdziwych informacji – duża część przesyłek trafiających do USA jest weryfikowana, szczególnie gdy wzbudzi jakiekolwiek wątpliwości odpowiednich służb.

W związku z tym warto zapoznać się z ofertami podmiotów, które zajmują się obsługą wysyłek paczek do USA. Ponadto rozważyć można korzystanie z magazynu zlokalizowanego w USA. Z kolei, jeśli sprzedaż następuje za pośrednictwem Amazona wiele kwestii można załatwić korzystając z oferty dostawcy platformy.

Inne państwa

W przypadku sprzedaży produktów do innych państw należy zwracać uwagę na dokładnie te same kwestie jak w przypadku eksportu do USA. Pamiętać należy zatem o:

• weryfikacji obowiązujących przepisów dot. konsumentów – ich prawa mogą znacząco różnić się od tych, do których jesteś przyzwyczajony prowadząc sprzedaż w Polsce czy w UE;

• zasadach przeprowadzania kontroli celnej – import pewnych produktów może być zakazany lub poddany dodatkowym rygorom;

• analizie ewentualnych zobowiązań podatkowych – w poszczególnych państwach obowiązek podatkowy może powstawać w różnych sytuacjach, inne mogą być limity dot. generowane przychodu czy terminy płatności podatków.

Marketplace’y

Oczywiście sprzedaż za granicę można prowadzić przy wykorzystaniu swojego sklepu internetowego. Jednak w wielu przypadkach wygodniej i taniej będzie posłużyć się dedykowanymi platformami przeznaczonymi do handlu internetowego.

Pamiętaj, że w takiej sytuacji będziesz związany umową zawieraną na podstawie regulaminu takiej platformy – i poza platformami niszowymi, negocjowanie warunków zwykle jest niemożliwe. Każdy taki regulamin należy zweryfikować.

Warto zwrócić w szczególności uwagę na:

• podział obowiązków pomiędzy dostawcą platformy a sprzedawcami;

• warunki obliczania prowizji lub innych opłat związanych ze sprzedażą za pośrednictwem platformy (oraz zasady zmiany tych warunków!); pamiętaj, że niektóre platformy pobierają opłaty nawet jeżeli nic nie sprzedasz – dokładnie sprawdź na stronie, czy platforma nie stosuje ukrytych opłat;

• sytuacje, w których sprzedaż może zostać zablokowana;

• różne zakazy (np. zakaz sprzedaży określonego rodzaju produktów, zakaz kierowania oferty do podmiotów z pewnych obszarów geograficznych);

• obowiązki związane z kierowaniem odpowiedniej komunikacji do kupujących (zarówno na platformie, jak i poza nią).

Pamiętaj, że różne dodatkowe, mniej lub bardziej ukryte opłaty mogą być naliczane nawet, gdy faktycznie zaprzestaniesz korzystania z danej platformy sprzedażowej, ale nie wypowiesz umowy. Jeśli o tym zapomnisz, po kilku miesiącach lub latach kwota do zapłaty może być znaczna.

Jedynie wnikliwe zapoznanie się z warunkami danej platformy zapewnia bezpieczeństwo prawne. Akceptacja regulaminu bez jego lektury może skutkować zawarciem umowy, która będzie niekorzystna czy to w kontekście biznesowym, a w szczególności finansowym.

Ochrona danych osobowych – nie taki duży problem

Prowadzenie sprzedaży online zawsze wiąże się z gromadzeniem wielu kategorii danych osobowych kupujących – nawet jeśli oferta obejmuje usługi lub treści cyfrowe, pozyskiwane będą podstawowe dane. Sprzedaż zaś towarów będzie wiązać się zwykle z pozyskaniem adresu zamieszkania (który w wielu przypadkach będzie taki sam jak adres zameldowania).

Z kolei zasadą dla przepisów dot. ochrony danych osobowych jest to, że są wiążące niezależnie od tego, gdzie siedzibę ma administrator danych (a więc podmiot, który decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania, np. sprzedawca) – kluczowe jest to, gdzie przebywa podmiot danych.

Co to oznacza? Że przetwarzając dane osobowe klientów z USA musimy stosować przepisy stanu, z którego pochodzą. Analogicznie – jeśli klient jest np. z Izraela czy Wielkiej Brytanii, obowiązywać nas będą przepisy danego państwa.

Problem wydaje się duży. Jednak w istocie taki nie jest. Dlaczego?

W pierwszej kolejności – jeśli ofertę kierujesz do osób z państw EOG (państwa UE, Islandia, Norwegia i Lichtenstein) problem de facto nie istnieje – RODO jest stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich. Oczywiście, mogą istnieć drobne różnice związane z podejściem organów nadzoru lub przepisami krajowymi, jednakże podstawy będą takie same.

Oznacza to, że prawidłowe wdrożenie RODO obejmujące kwestie zewnętrzne (prawidłowe ustalenie podstaw prawnych i celów przetwarzania, realizacja obowiązku informacyjnego zgodnie z przepisami, pozyskiwanie zgód) i wewnętrzne (wdrożenie odpowiednich procedur działania, stosowanie odpowiednich zabezpieczeń) skutkować będzie pełnym bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych osób z EOG.

Zgodnie z RODO wszelkie państwa spoza EOG to tzw. państw trzecie. Co z nimi? RODO to najbardziej restrykcyjny akt prawny dot. przetwarzania i ochrony danych osobowych istniejący na świecie. W związku z tym przestrzeganie przepisów tego rozporządzenia będzie zwykle oznaczać również przestrzeganie przepisów obowiązujących w państwie pobytu nabywcy naszych towarów i usług.

Oczywiście za każdym razem należy zweryfikować czy przepisy nie nakładają na nas dodatkowych obowiązków – nawet jeśli, na pewno nie będą one znaczące, jeśli prawidłowo stosujemy prawo obowiązujące nas w Polsce.

Środki ochrony własności intelektualnej

Przy rozszerzaniu sprzedaży na nowe państwa warto pamiętać również o ochronie własności intelektualnej swoich produktów lub usług. Częstą praktyką jest bowiem, że konkurenci lub lokalni przedsiębiorcy próbują wykorzystać fakt, że dana marka lub produkt nie są jeszcze formalnie chronione na ich rynku. Jednym ze sposobów zabezpieczenia się przed taką sytuacją jest rejestracja domeny internetowej w kraju, na który planujemy rozszerzyć działalność jeszcze przed rozpoczęciem oficjalnej sprzedaży.

Warto też pomyśleć o wykorzystaniu platform monitoringowych, które informują o potencjalnych naruszeniach własności intelektualnej w innych państwach działalności.

Być może potrzebna będzie rejestracja znaku towarowego bezpośrednio w danym kraju lub na danym obszarze gospodarczym, co pozwala zabezpieczyć nazwę marki oraz inne istotne elementy identyfikacji wizualnej.

Rozważyć warto też sporządzenie notarialnego protokołu otwarcia strony internetowej lub innych dowodów na rozpoczęcie sprzedaży na danym obszarze. Taki dokument poświadczony notarialnie może potwierdzić tzw. datę pierwszeństwa, co w przyszłości może być kluczowe w przypadku ewentualnych sporów prawnych dotyczących pierwszeństwa używania danej nazwy lub marki. Dowodem na taką datę może być też wykup reklam obejmujących dany rynek czy rozmowy (tylko rozmowy, wiadomo że „w ciemno” trudno o podpisanie umowy) z różnymi partnerami biznesowymi, dystrybutorami, czy influencerami z danego państwa.

Polecanym rozwiązaniem jest też nawiązanie współpracy z lokalnym przedstawicielem lub dystrybutorem, który zna specyfikę rynku i potrafi skutecznie zadbać o interesy przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Prowadzenie sprzedaży na całym świecie z pewnością jest kuszące – należy jednak być przy tym ostrożnym. Kierowanie swojej oferty do klientów z EOG nie powinno nastręczać większych trudności, jeśli zweryfikuje się podstawowe kwestie. Z kolei sprzedaż do innych rejonów świata obarczona będzie większym ryzykiem, zarówno prawnym, jak i biznesowym – dlatego tak ważne jest podjęcie odpowiednich działań prewencyjnych już na etapie planowania ekspansji na nowe rynki.

Playbook #2 cross-border e-commerce pobierzesz TUTAJ.