Ochrona sygnalistów – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Termin sygnalista już za chwilę na stałe wejdzie do naszego słownika. A to za sprawą przyjętej przez Parlament Europejski i Radę (EU) tzw. dyrektywy o sygnalistach. W październiku ubiegłego roku Parlament Europejski i Rada (UE) przyjęły Dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii czyli tzw. dyrektywę o sygnalistach. Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązki polegające m.in. na wdrożeniu kanałów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów (ang. whistleblower) oraz przyjęciu mechanizmów, które będą mogły zapewnić takim osobom ochronę przed działaniami odwetowymi. Przyjęcie unijnej regulacji powinno nastąpić przez państwa członkowskie do 17 grudnia 2021 r.

I choć nie ma jeszcze, co oczywiste, krajowej ustawy o ochronie sygnalistów, to już teraz trzeba wskazać, że każdy będzie mógł zostać sygnalistą i korzystać z ochrony, a po drugie, zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie zobowiązana do stosowania nowego podejścia.

Najprościej rzecz ujmując, firmy powinny umożliwić dokonywanie zgłoszeń osobom mającym wiedzę o naruszeniach prawa w sposób pozwalający chronić dane osoby dokonującej zgłoszenia oraz zapewniać skuteczne mechanizmy ochrony takich osób przed działaniami odwetowymi. Po wielu latach dyskusji uznano, że w interesie publicznym leży to, aby za pomocą instrumentów prawnych zobowiązać organizacje do wdrożenia mechanizmów pozwalających na wykrywanie naruszeń prawa. Wykrywanie naruszeń prawa, do jakich może dochodzić w przedsiębiorstwach, czy to związanych z korupcją, czy związanych z ochroną zdrowia lub środowiska, leży w szeroko pojmowanym interesie publicznym, a zobowiązanie organizacji do tego, aby umożliwiać dokonywanie zgłoszeń, pozwoli na wykrywanie nieprawidłowości na w miarę wczesnym etapie.

Podkreślić trzeba, że osobą dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa będzie przede wszystkim obecny lub były pracownik, bo to ta osoba będzie miała z reguły wiedzę na temat tego, co złego dzieje się w organizacji. Sprawą pierwszorzędną jest postawienie na pierwszym planie kwestii zapewnienia realnej ochrony osobom dokonującym zgłoszenia takich naruszeń. Osoby te powinny być chronione przed działaniami o charakterze odwetowym, takich jak wypowiedzenie umowy o pracę lub jej niekorzystna zmiana, dyskryminacja lub zastraszanie. Postanowienia dyrektywy określają szeroki krąg osób, które będą mogły skorzystać z przewidzianych prawem środków ochrony. Przepisy znajdą zastosowanie do osób pracujących w sektorze prywatnym lub publicznym, które powzięły informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Będą to zatem pracownicy (w tym urzędnicy służby cywilnej), osoby prowadzące działalność na własny rachunek, akcjonariusze lub wspólnicy, osoby będące członkami organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw, wolontariusze i stażyści, a także osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.

Sygnalista objęty zostanie ochroną przed działaniami odwetowymi jeśli dokonał zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości, mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia. Sygnalistą najczęściej będą zatem pracownicy podmiotu, w którym mogło dojść do jakiś nieprawidłowości. Z reguły mogą to być osoby mające bezpośredni dostęp do informacji, z których wynika, że pracodawca lub inne osoby zatrudnione u pracodawcy dopuściły się nieprawidłowości. Sygnalistą będzie można być także w swojej sprawie, zwłaszcza jeśli przedmiotem zgłoszenia będzie mobbing lub dyskryminacja w miejscu pracy.

UOKiK sprawdzi bukmacherów. Analizowane są regulaminy, interfejsy i komunikaty

Zgłaszane nieprawidłowości powinny mieć uzasadnienie w faktach i nie być publicznie dostępne. Osoba dokonująca zgłoszenia nie musi jednak posiadać pełnej wiedzy o wszelkich okolicznościach podczas dokonywania zgłoszenia. Może się bowiem okazać, że w wyniku przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia nie ujawniono żadnych nieprawidłowości w działaniu podmiotu lub naruszeń prawa. W takim przypadku osoba posiadać będzie nadal status sygnalisty, o ile jej zgłoszenie oparte było na informacjach prawdziwych i dokonane zostało w dobrej wierze.

Nowe obowiązki zostaną nałożone na przedsiębiorców zatrudniających powyżej 50 pracowników, przy czym dyrektywa pozostawia swobodę państwom członkowskim w zakresie nałożenia obowiązków wynikających z dyrektywy na przedsiębiorstwa liczące mniej niż 50 pracowników, w szczególności jeśli podmiot będzie prowadził działalność w dziedzinie środowiska lub zdrowia publicznego.

Co będą musiały wdrożyć przedsiębiorstwa?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że firmy zostaną zobowiązane do ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Procedury i kanały powinny umożliwiać dokonywanie zgłoszeń informacji na temat naruszeń a sama organizacja powinna być gotowa do tego, aby przyjmować zgłoszenia, odpowiednio je weryfikować oraz, jeśli potrzeba, podejmować działania następcze. Przedsiębiorstwo zobowiązane będzie informować sygnalistę (za pomocą bezpiecznych kanałów) o przyjęciu zgłoszenia oraz informować w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy o sposobie załatwienia sprawy.

Osobną grupą obowiązków będą obowiązki związane z przyjęciem wewnętrznych regulacji, które zapewnią realną, a nie iluzoryczną ochronę sygnalistom przed działaniami odwetowymi.

Organizacje nie powinny zwlekać z rozpoczęciem przygotowań do wdrożenia nowych obowiązków. O ile przyjęcie określonych procedur może nastąpić w stosunkowo przewidywalnym okresie, to praca nad zmianą kultury organizacyjnej zapewniającej realną ochronę osobom dokonującym zgłoszeń wymaga czasu i zmiany nastawienia.

 

Autor:

Robert Gniezdzia
radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci