Branża eventowa w czasach pandemii – czy eventy uda się przenieść do sieci?

Z badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Branży Eventowej wynika, że w marcu i kwietniu br. zostało odwołanych w Polsce około 97% eventów. UFI, czyli światowa organizacja ds. targów podaje, że tylko za okres do końca czerwca 2020 roku branża targowa straci kontrakty na kwotę około 135 miliardów euro. Skala strat dla całej branży MICE z powodu obostrzeń wynikających z pandemii jest ogromna. To pokazuje, że jesteśmy jak naczynia połączone i działamy jak jeden organizm – agencje eventowe, branża hotelarska, cateringowa, targowa – jeśli jedno naczynie pęka, konsekwencje odczuwa każdy. 

Jak radzić sobie w czasach pandemii? 

Kreatywność oraz elastyczność w dostosowaniu biznesu do panujących warunków, to cechy, które powinna posiadać każda firma. Są one ważne w szczególności teraz, w momencie gdy rzeczywistość nie sprzyja prowadzeniu tradycyjnej formy działalności agencji eventowych.  

Wiele firm w odpowiedzi na trudną sytuację wzbogaciło swoje oferty o wirtualną działalność. Środowisko online można zaprojektować na wiele sposobów. Webinaria wykorzystywane są głównie jako narzędzia marketingowe czy szkoleniowe. Podczas takiej sesji możliwa jest m.in. transmisja wideo, pokaz slajdów, udostępnianie plików czy dzielenie pulpitu. Bardziej złożone aplikacje do organizacji spotkań online umożliwiają również interakcję z uczestnikami, poprzez wprowadzanie elementów interaktywnych: testów, ankiet, quizów, czatów (np. Targi Pracy Career EXPO i pokoje rozmów, w których można było komunikować się bezpośrednio z pracodawcą za pomocą czatu).

Livestreaming stał się natomiast popularnym rozwiązaniem dla branży rozrywkowej, gdzie można uczestniczyć w koncertach czy wydarzeniach sportowych „na żywo”. Doskonałym przykładem jest marka Żywiec, sponsor trasy Męskie Granie, która dobrze wykorzystała ten potencjał. Wraz z portalem Onet oraz czołowymi polskimi muzykami, zorganizowała cykl koncertów online, aby umilić wszystkim wytrwanie w izolacji.

Innym wydarzeniem, które skutecznie udowodniło możliwość przeprowadzenia eventu online, była gala rozdania nagród AD WO/MAN 2019 dla najlepszych ekspertów branży reklamowej. Wydawnictwo Press nie zrezygnowało z organizacji wydarzenia, dostosowując je do panującej rzeczywistości. Livestreaming pozwala na bezpośredni kontakt z odbiorcą i zapewnienia użytkownikom emocje przeżywania wydarzenia w czasie rzeczywistym. 

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

Jednak najbardziej zaawansowane cyfrowo działanie to połączenie livestreamingu z wirtualną rzeczywistością. Odtworzenie takiego eventu możliwe jest dzięki okularom do wirtualnej rzeczywistości i kamerze do streamingu 360˚. Takie rozwiązanie pozwala przenieść uczestnika bezpośrednio do miejsca, w którym koncert, konferencja czy inne wydarzenie się odbywa. Co ciekawe, pierwsze realizacje tego typu miały już miejsce w 2017 roku. To wtedy brytyjski zespół Coldplay zagrał koncert na Soldier Field w Chicago, który był transmitowany w wirtualnej rzeczywistości. Uczestnik, zakładając okulary VR, odcina się od bodźców zewnętrznych, co potęguje jego realne doznania i przenosi do wirtualnej przestrzeni, po której może rozglądać się w naturalny sposób, ruszając głową we wszystkie strony i widząc obraz odtwarzany dzięki kamerze 360˚. Jest to rozwiązanie najbardziej kosztowne, czasochłonne i technicznie zaawansowane, jednak z pewnością umożliwia najlepsze doznania poprzez zanurzenie się całym sobą w wirtualną przestrzeń. 

Eventy online = przyszłość?

Czy przeniesienie tego rodzaju wydarzeń jest odpowiedzią na obecną sytuację i chwilowy ratunek dla przemysłu spotkań czy raczej będzie to nowy trend i przyszłość eventów? Bez wątpienia istnieje możliwość przeniesienia konferencji, szkoleń czy targów do strefy online. Być może za jakiś czas przeniesiemy pikniki firmowe do sieci, zrzeszając animatorów, którzy online poprowadzą zabawy z dziećmi pracowników, do ich drzwi zapuka kurier z przygotowanym cateringiem, a finałem spotkania będzie livestreaming koncertu Dody tylko dla zalogowanych uczestników. Warto jednak pamiętać, że eventy rządzą się swoimi prawami. Cały ich urok polega na bezpośrednim kontakcie z drugą osobą, na doświadczeniu i wywołaniu odpowiednich emocji na żywo, działaniu na zmysły odbiorcy. Nic nie odda muzyki na żywo płynącej ze sceny czy wspaniałego pokazu fire show po zmroku, ale przede wszystkim – spotkania twarzą w twarz z drugim człowiekiem. 

Uczmy się razem z naszymi klientami, jak sprostać wielu wyzwaniom w tym trudnym okresie, odnajdujmy w tym sens. Podejmujmy odważne decyzje i przede wszystkim potraktujmy ten czas jako szansę – jest przecież tyle do przemyślenia, zaprojektowania i przygotowania w nowej, postkoronawirusowej rzeczywistości.