Jak zorganizować kilka imprez w jednym dniu?

Tym bardziej gdy mowa o planowaniu kompleksowej usługi dla różnych klientów i w tym samym czasie, czyli… jednym dniu.

Każdy taki event składa się z wielu czynników i składowych: od zorganizowania podwykonawców, przez druk niezliczonej liczby materiałów poligraficznych, na zakupie napojów kończąc. Ale dla profesjonalnej agencji eventowej to często o wiele bardziej rozbudowane działanie i – dzięki jej własnemu bogatemu zapleczu – jak najbardziej możliwe do realizacji. Wystarczy trzymać się kilku żelaznych zasad i rękę na pulsie, by bez zadyszki dopracować każdy szczegół.

Obowiązkowa checklista eventowca

1. Zespół pracujący nad eventem musi być odpowiednio zmotywowany (i „przystosowany”) do pracy na kilku frontach. Banał, ale bardzo istotny w tym, żeby impreza się udała. To jest baza dla wszystkich innych działań okołoeventowych. Elastyczność, dobra organizacja pracy i wzajemna sympatia potrafią ustawić pracę na najwyższe obroty podczas kilku wydarzeń organizowanych przez agencję w ciągu jednej doby.

2. Niezależność i samowystarczalność w jednym. Własne zaplecze techniczne to jest coś, co wyróżnia na rynku eventowym niewiele agencji. Zaledwie 10% takich firm może się pochwalić taką liczbą sprzętu, że nie musi bazować na pomocy podwykonawców. Zakup własnego zaplecza to jednak niemały wydatek, na który pozwolić sobie mogą jedynie doświadczone, sprawdzone i obecne długo na rynku agencje. Dlatego warto od początku działalności pracować na dobrą renomę i tym samym oszczędności płynące z coraz liczniejszych zleceń.

3. Planowanie zewnętrznych elementów eventu (czyli podwykonawców, zlecenia materiałów itp.) to jedno. Ale dla każdej agencji mającej własne zaplecze ważnych jest tzw. 5 działań technicznych wdrażanych już w trakcie wydarzenia. Są nimi: załadunek w magazynie, rozładunek na evencie, sam event, demontaż i rozładunek w magazynie. Nierzadko logistyka samego sprzętu wymaga sporej sprawności, dlatego warto „zaopatrzyć się” w sprawdzoną ekipę. Szczególnie gdy w gorącym sezonie wypadają nawet po 3-4 realizacje w jednym dniu.

Instytut Badań Pollster: Ekologiczny koszt AI nowym wyzwaniem w komunikacji marek [RAPORT]

4. Dobrze zwrócić uwagę na odprawy przedeventowe teamu zajmującego się kwestiami organizacyjnymi. Do przygotowania wydarzenia powinien być więc przydzielony nie tylko manager prowadzący, ale również manager wspierający i technik prowadzący. To trio personalne niezbędne przy każdym evencie – niezależnie od jego charakteru.

5. Czas. Jego jest zawsze za mało i często jest to nieposkromiony żywioł. Dlatego trzeba zawsze pamiętać, by wypracować jego zapasy – i to przy okazji każdego elementu składowego przygotowań do imprezy. Niezapowiedziane zdarzenia to jest coś, czego żaden event manager nie planuje, a co zawsze (i każdemu, w najmniej spodziewanym momencie) może się zdarzyć.

6. Od kilku lat coraz więcej agencji eventowych przygotowuje montaże dzień przed eventem – bez względu na to, w której części kraju jest organizowany. To daje sporą swobodę i zarazem zabezpiecza organizatora pod kątem czasu, bardzo ważnego szczególnie w odniesieniu do obsługi eventu. Bo ta, wypoczęta w dniu imprezy, pracuje sprawniej i nie popełnia błędów, które mogą rzutować na całokształt zlecenia.

7. Innym ważnym elementem są wewnętrzne, wypracowane przez lata procedury, które zawsze i w przypadku każdego podwykonawcy się sprawdzają. Są to specjalne dokumenty przekazywane zarówno im, jak również klientowi. Znajdują się w nich nie tylko niezbędne informacje o miejscu, godzinach i grupie docelowej organizowanego eventu, ale także wszelkie uwagi wyróżniające go na tle innych podobnych imprez.

Kiedy (z pozoru) niemożliwe daje się zorganizować. Szalony weekend spod znaku eventów

Cały rok przygotowań, mnóstwo planów i dopięcie wszystkich szczegółów związanych z organizowanymi eventami na ostatni guzik. To przepis idealny (i wręcz nierealny dla wielu), jeśli chodzi o organizację dużej imprezy. Ale często w tej branży wielomiesięczne starania biorą zwyczajnie w łeb przez jeden drobny szczegół. Jak profesjonalnie wyjść z twarzą z takiej sytuacji i ugasić „eventowy pożar” w zarodku? Pytamy o to Pawła Haberkę, General Managera w agencji eventowej PowerEvents.

Zapytam wprost: dużo mają Państwo pracy w sezonie?

To ja szczerze odpowiem: tak, owszem. Mamy 10-letnie doświadczenie na rynku, mamy za sobą mnóstwo zleceń i własne zasoby techniczne. Zdarza nam się organizować nawet pięć kompleksowo przygotowanych wydarzeń w jeden weekend. Dlatego nie możemy narzekać na brak pracy, a już szczególnie weekendy. Mijają one zawsze pod znakiem wytężonej pracy i nierzadko wielu niecenzuralnych słów rzucanych przez członków zespołu w przestrzeń. Ale doświadczenie w branży pomaga nam przejść nad nimi do porządku dziennego i trzymać nerwy na wodzy, a w efekcie dokończyć każdą realizację.

Ale na pewno, jak w każdej branży, są takie dni, kiedy ciężko zachować zimną krew. Nie zawsze przecież mają Państwo wszystko pod tak ścisłą kontrolą, jaką planują. Nie każdy też klient czy zleceniobiorca szanuje grafik działań zaplanowanych przez agencję.

Owszem. Jeden z takich szalonych weekendów zapamiętamy na długo. Mieliśmy wtedy do przygotowania pięć eventów z rzędu. W piątek odbyć się miał pierwszy: wieczorne garden party na 250 osób. W sobotę drugi: impreza integracyjna dla 150 uczestników wraz z postawieniem przez naszą ekipę dużej hali namiotowej, piknik dla tysiąca uczestników, a wieczorem – zabawa dla 100 gości w hotelu. Zaś w niedzielę przygotowaliśmy „mały” piknik dla 100 osób na terenie jednej z firm. Było więc co robić i było też sporo punktów programów wszystkich wydarzeń, na których mogła się nam powinąć noga.

Na czym owe „czarne dziury” polegały?

Mieliśmy wtedy takie trzy wąskie gardła eventowe. Pierwszym było to, że ekipa z eventu nr 1 musiała jak najszybciej skończyć prace przy montażu hali i jechać na plan drugiego, gdzie z kolei miała za zadanie ustawiać halę namiotową. Druga rzecz: część sprzętu z pierwszego eventu musiała natychmiast po jego zakończeniu ruszyć w drogę, bo była potrzebna podczas eventów nr 2 i 3. Nieprzepakowanie nawet jednej rzeczy do odpowiedniej ciężarówki utrudniłoby mocno prace, bo odległość miedzy eventem drugim a trzecim wynosiła 200 kilometrów. Dowiezienie go na czas byłoby więc niemożliwe. Trzecie wąskie gardło czekało nas na evencie numer cztery: część sprzętu z niego po pikniku miała wyjechać wieczorem i być rozstawiona na evencie nr 5, bo ten startował o 10 rano. W takiej sytuacji bardzo ważnym elementem było właściwe oznaczenie i opisanie skrzyń transportowych ze sprzętem, dekoracjami oraz dobre podzielenie rozdzielni i kabli prądowych – to była największa sztuka. Nawet zwyczajne ułożenie sprzętu na samochodach miało znaczenie w przypadku objazdu z zapleczem sprzętowym sobotnich imprez.

A było w tym wszystkim coś, co Państwa – starych wyjadaczy na rynku eventowym – mimo wszystko zaskoczyło?

Tak. Największym zaskoczeniem był event nr 2. Postawiony przez nas namiot idealnie wpasowywał się w powierzchnię boiska położonego na terenie. Miesiąc wcześniej przeprowadziliśmy więc wizję lokalną, wszystko było w porządku. Problem pojawił się wtedy, gdy dzień przed eventem ekipa dojechała na montaże i okazało się, że na tym boisku zamontowano nagle… słupy z koszami do koszykówki. Gimnastyka techników w zaaranżowaniu na nowo tego miejsca była więc iście sportowa. Ale na tym nie koniec. Innym zaskoczeniem była „nagła zmiana zdania” zarządcy terenu, na którym przygotowaliśmy event nr 1. Po zakończeniu imprezy stwierdził, że nie zezwala nam na demontaż sprzętu po nocy, co oczywiście sporo namieszało w planowaniu pracy ekip technicznych. I jakby wszystkiego było mało, do tego „zestawu” doszła aura: montaże wieczorne eventu nr 5 uniemożliwiły nam obfite deszcze. Wszystko wypakowaliśmy więc w magazynie klienta, a część ekip z eventu nr 2 i 3 musiała z rana przyjechać na event piąty na szybki, a wręcz ekspresowy montaż. Pomijam już wiele drobnych elementów, takich jak spóźnienie techników czy awaria jednego busa. Ale na szczęście wszystko poszło w miarę gładko i bez większych zakłóceń.

Jaki jest więc Pański sprawdzony przepis na event, który się uda? Mimo przeciwieństw i złośliwości rzeczy martwych i… tych „bardziej żywych”?

Często planowanie samych aspektów logistyki przygotowania eventu zajmuje kilka dni. Kluczem jest zawsze stała grupa managerów zarządzających. Dlatego odpowiednia logistyka oparta na sprawdzonych osobach, doświadczenie i właściwa ilość czasu poświęconego na zaplanowanie wydarzenia potrafią zdziałać cuda. Czyli dać zamierzone efekty w postaci udanej zabawy, podczas której tylko my, organizatorzy, wiemy, że coś poszło nie tak, ale poradziliśmy sobie z kłopotami na czas. Bo mając na koncie ponad 600 wydarzeń, co nieco już w tej kwestii wiemy i poradzimy sobie z każdym zadaniem.