4 wskazówki, jak stworzyć procedury komunikacji pracowników w mediach społecznościowych

14 lat po uruchomieniu Facebooka, jako platformy pozwalającej na nawiązywanie i utrzymywanie znajomości w sieci, ciężko jednoznacznie ocenić, czy media społecznościowe są przestrzenią prywatną czy publiczną. Coraz mniej wyraźne są granice pomiędzy życiem osobistym a zawodowym w sieci. Przez jakiś czas obowiązywała niepisana reguła, że Facebook służy do celów prywatnych, zaś LinkedIn jest platformą do budowania zawodowych relacji. Jednak coraz częściej na Facebooku oznaczamy swoje miejsce pracy, a za pomocą LinkedIna dzielimy się prywatnymi przemyśleniami na różne tematy.

Ponadto, wiele firm zachęca swoich pracowników do aktywności w mediach społecznościowych – upatrują w tym możliwość budowania wizerunku jako pracodawcy i – przy przemyślanej strategii komunikacji i jasnych wytycznych dla pracowników – takie podejście może okazać się ogromnym atutem. Według badania Edelman Trust Barometer 2018 to pracownicy są najbardziej wiarygodnym źródłem informacji o firmie – wierzy im 42% badanych. Słowom prezesa daje wiarę już tylko co trzeci ankietowany.

Przypadek firmy Panasonic

Głos pracowników w sieci jest ważny. Jednak – jak pokazuje chociażby majowy wpis pracownika firmy Panasonic na LinkedIn – działania podwładnych mogą przynieść też wizerunkową szkodę. Dla przypomnienia – dyrektor finansowy firmy Donau Trading zamieścił na portalu informację, że „ma do oddania asystentkę”. Wpis postanowił skomentować pracownik firmy Panasonic, pytając „czy asystentka dobrze się bzyka”. Jego komentarz niemal natychmiastowo wywołał burzliwą dyskusję o granicach dobrego smaku, seksizmie panującym nadal w polskich firmach i pytania o stanowisko firmy Panasonic wobec zachowania jej pracownika.

Firma Panasonic zareagowała niemal natychmiastowo oficjalnym oświadczeniem, „że wyrażone w nich [wpisach] opinie są prywatnym stanowiskiem Pana Marcina i w żaden sposób nie odnoszą się do wartości i postaw reprezentowanych przez firmę Panasonic w Polsce i na świecie”. Zdarzenie to jednak na pewno zostanie w pamięci internautów i tym samym będzie miało wpływ na wizerunek firmy w sieci.

„Szukajcie nowej pracy”. Rafał Brzoska ponownie walczy z fake newsami i oskarża polskie kierownictwo Mety

Jak stworzyć procedury, które pozwolą na wykorzystanie potencjału obecności pracowników w sieci do celów employer brandingowych, a jednocześnie uniknąć sytuacji takich jak powyższa, przeczytacie poniżej.

1. Jasno określ zasady

Media społecznościowe stały się nierozerwalną częścią naszego życia – zarówno zawodowego, jak i prywatnego. Ciężko jest wyznaczyć jednoznaczną granicę pomiędzy tym, co publiczne a tym, co prywatne – za pomocą portali szukamy zarówno pracy, jak i wspominamy miłe wakacyjne chwile spędzone ze znajomymi. Z obawy przed zarzutami o ograniczanie wolności osobistej pracowników, pracodawcy często nie formułują jasnych zasad dotyczących komunikacji w mediach społecznościowych, uznając, że „jakoś to będzie”. To zastanawiające, ponieważ żadna z firm nie przekazałaby oficjalnej komunikacji w mediach tradycyjnych nieprzygotowanemu pracownikowi.

Dlatego dobrą praktyką jest określenie zasad już na etapie podpisywania umowy o pracę. Przedstawienie reguł wyznacza granice, w których pracownik bezpiecznie może się poruszać. Od początku jasne jest, jakie są oczekiwania – ważna przy ich formułowaniu jest również otwartość na rozmowę i negocjacje. Coraz więcej młodych pracowników traktuje swobodę wypowiedzi, również w tematach, które mogą potencjalnie zagrażać wizerunkowi firmy, jako swoje niezbywalne prawo. Alternatywnie do zapisów w umowie można również szkolić pracowników z zasad korzystania z mediów społecznościowych, jakie obowiązują w firmie.

2. Stwórz warunki do swobodnej wypowiedzi

Kilkanaście lat korzystania z mediów społecznościowych przyzwyczaiło nas do możliwości wyrażania własnej opinii – publicznie i niemal na każdy temat. Praca jest ważną częścią naszego życia – nic dziwnego więc, że chętnie o niej rozmawiamy. Dlatego niezwykle ważnym jest, by wszelkie wątpliwości i wewnętrzne problemy mogły być wyrażone w ramach wewnętrznych struktur firmy, zanim zostaną upublicznione „na zewnątrz”. Z pomocą przychodzi tutaj szereg rozwiązań do komunikacji wewnętrznej, opierających się na tych samych mechanizmach, co media społecznościowe. Jednym z takich rozwiązań jest Workplace by Facebook, platforma stworzona przez społecznościowego giganta właśnie z myślą o potrzebach przedsiębiorstw.

Zobaczcie, jak umożliwienie komunikacji za pomocą mediów społecznościowych zmieniło procesy biznesowe w Starbucks:

3. Wspieraj zaangażowanie pracowników

Zaangażowani w promocję firmy pracownicy to nieoceniony atut dla każdej organizacji. Dlatego – oprócz stworzenia granic – warto zachęcać pracowników do aktywności w mediach społecznościowych i pokazać im ramy, w których ich zaangażowanie jest pożądane. Wsparcie może przybierać różną formę – np. możliwość zaistnienia w oficjalnych kanałach społecznościowych firmy jako ekspert, czy też zaangażowanie pracowników firmy we wspólną akcję, której mogą stać się ambasadorami. Takie działania dają pracownikom poczucie, że są oni ważną częścią organizacji i że ją współtworzą, również w komunikacyjnym wymiarze.

Bardzo dobrze rozumieją to osoby zarządzające serwisem internetowym Yelp, który agreguje opinie o restauracjach, barach i lokalach rozrywkowych (największą popularnością cieszy się w Stanach Zjednoczonych). Za pomocą #fivestarscareer pracownicy Yelp mogą oznaczać na Instagramie swoje zdjęcia z życia zawodowego – i tym samym wystawiać opinię o swoim pracodawcy. Czy nie przekonuje Was wall pełen uśmiechniętych i zadowolonych pracowników?

www.instagram.com/explore/tags/fivestarcareer

4. Monitoruj

Ostatnie, ale niezwykle istotne działanie to stały monitoring wypowiedzi pracowników w mediach społecznościowych. Gdy pojawiają się pozytywne opinie – jest to okazja do kreatywnego wykorzystania zadowolenia pracowników do budowy wizerunku pracodawcy. Gdy przeważają negatywne wpisy, jest to ważny sygnał, że dzieje się coś niedobrego i należy opracować odpowiedni plan działania.

Choć jednoznaczna ocena fenomenu mediów społecznościowych jest niemożliwa, to jedno jest pewne – zmieniły one całkowicie sposób komunikacji pomiędzy firmami, konsumentami, a także ich pracownikami. Komunikacja przestała być jednostronna – powstała możliwość dialogu. I choć każda rozmowa może być z początku trudna, to właśnie z dialogu powstają najlepsze rozwiązania.

Jak do każdej ważnej rozmowy, warto się przygotować. Wprowadzenie polityki komunikacji w mediach społecznościowych dla pracowników powinno być częścią strategii komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy. Tylko w ten sposób organizacja może mówić jednym głosem i budować spójny wizerunek, poparty zaangażowaniem pracowników.