O trudnym związku instytucji publicznej z agencją

Poznajmy się 

Przetargi publiczne to dla agencji twardy orzech do zgryzienia. Mimo jawnej specyfikacji, opisanej w dokumentach zwanych SIWZ i SOPZ, stanowi ona często barierę nie do pokonania dla pracujących w agencji strategów i copywriterów. W drugą stronę jest podobnie. Instytucje publiczne nie do końca rozumieją język, jakim posługują się kreatywni z agencji.

Gdy cena nie gra roli

Przetargi publiczne wciąż, mimo nowelizacji ustawy, za główne kryterium wyboru uznają cenę. Cenę, która najczęściej nie jest wyznacznikiem dobrej kampanii. Instytucje publiczne na szczęście zaczynają zauważać, że tańsze oferty nie gwarantują efektywnego wydatkowania środków, a sam rezultat jest mocno niezadowalający.    

Jak zrozumieć siebie nawzajem?

Gdy procedury są zawiłe i niezrozumiałe, agencje najczęściej po prostu wycofują się ze startu w przetargu. Przygotowanie pełnej kreatywnej propozycji dla prywatnej firmy jest o wiele łatwiejsze, niż przygotowanie oferty zgodnej z wytycznymi instytucji publicznej. Sektor prywatny przez lata nauczył się ze sobą pracować.

Nie taki SIWZ straszny, jak go malują? 

SIWZ jest trochę jak lista zakupów na święta. Nie robisz ich codziennie, a jak już się na nie decydujesz, to nie poprzestajesz tylko na podstawowych produktach. Tak więc do przetargu agencja musi mieć: aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wyciągi z Urzędu Skarbowego i ZUS, z Krajowego Rejestru Karnego, czasami zdarza się, że wymagane są nawet bilans roczny, rachunek zysków i strat, polisa OC, oświadczenie o przynależności do Grupy Kapitałowej. Czasem na tym się nie kończy. Sporą trudność nastręczają również tabelki ze szczegółowym wykazem kampanii potwierdzających doświadczenie oraz opis osób, które biorą udział w przetargu. 

Porozmawiajmy

Dialog techniczny, który jest możliwy między agencją a instytucją publiczną to często niewykorzystywana opcja. A przecież to najlepszy sposób na rozmowę o przyszłym SIWZie, czy SOPZie, a tym samym najlepsza droga ku wyłonieniu optymalnych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych przedmiotu zamówienia. Można pokusić się również o stwierdzenie, że to także sposób na nabranie zaufania do siebie nawzajem.

Dlaczego kampanie przepalają budżet? 7 najczęstszych błędów w media mixie

Czemu, gdy istnieje taka możliwość, mało kto z niej nie korzysta? Czy to efekt niechęci do współpracy, a może po prostu braku czasu? Wniosek nasuwa się jeden i nie jest to wcale awersja do rozmów. Instytucje publiczne nie do końca wiedzą, jak mogą współpracować z kontrahentami przed ogłoszeniem przetargu, więc czasem najlepszym rozwiązaniem wydaje się ogłoszenie i szybkie rozstrzygnięcie ceną.  

A przecież, jak mawiają nasze babcie, „jak się człowiek śpieszy, to się diabeł cieszy”. Dajmy sobie nieco więcej czasu na poznanie się, dialog i kreatywne pomysły. Zarówno instytucja publiczna, jak i agencja powinny traktować się jak partnerów, którzy nie tylko mówią swoim językiem, ale wypracowują jeden – wspólny. Bo przecież mamy wspólny cel – sukces kampanii.

 

Joanna Burdek 
Menedżer ds. kampanii społecznych, Hand Made

Magda Rymarczyk 
Specjalista ds. PR, Hand Made