Jak tworzyć dobre InstaStories? Garść dobrych praktyk od ekipy z Fundacji WOŚP

Instagram Stories to obecnie jedna z ulubionych form komunikacji wielu użytkowników. To również świetna przestrzeń dla twórców do wykazania się kreatywnością i zaangażowaniem.

Doskonałym polem do ćwiczenia komunikacji na InstaStory mogą być wydarzenia. Poniżej wskazówki dotyczące relacjonowania eventów za pomocą krótkich form wideo przygotowany przez ekipę tworzącą komunikację na profilu @fundacjawosp podczas tegorocznego Finału WOŚP.

Komunikacja na Instagramie w trakcie Finału

Za Instagram @fundacjawosp podczas Finału odpowiadało 5 osób.

Duolingo przywróciło 301-dniowy streak hospitalizowanemu dziecku. Potem zaczęła się lawina próśb

1. Kasia W. – moderacja (odpowiadanie na komentarze, wiadomości, reagowanie na treści z finałowymi #)
2. Kasia F. – pomoc w moderacji + InstaStory
3. Michał Z. – InstaStory
4. Grzegorz B. – InstaStory
5. Olimpia J. – posty, InstaStory, koordynowanie działań

Oczywiście nie jest to jedyny właściwy układ, ale z pewnością warto przed wydarzeniem ustalić z zespołem ich możliwości, doświadczenie oraz preferencje i odpowiednio rozdysponować zadania.

Zaplanuj komunikację przed wydarzeniem

Niezależnie od tego, na jaką skalę jest wydarzenie, które relacjonujesz – PLANUJ komunikację! Wydarzenia – nawet te świetnie zorganizowane – mają to do siebie, że towarzyszy im nutka chaosu, natłoku zadań czy niespodziewanych sytuacji.

Co więcej – im mniejsze wydarzenie, tym częściej więcej zadań spada na jedną osobę. Plan komunikacji pozwoli Ci na utrzymanie komunikacji w ryzach, kontrolę oraz przygotowanie możliwie wcześniej niektórych materiałów.

Pamiętaj, że Instagram to z jednej strony treści tworzone tu i teraz, ale też takie, które możesz stworzyć przed – jak np. grafiki do Stories.

1. Stwórz scenariusz Stories, wypisując nawet scenę po scenie, jeśli to możliwe. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na tworzenie koncepcji w trakcie wydarzenia. Przejdziesz od razu do działania.
2. Wypisz posty, które muszą się pojawić na profilu np. sponsorskie. Da Ci to poczucie spokoju i kontroli nad sytuacją.

Do planowania komunikacji zastosuj narzędzie, z którego wszyscy będą w stanie sprawnie korzystać – kartka papieru, Excel czy np. Trello.pl,

Ustal zasady komunikacji

Większość zasad, które ustalaliśmy przed Finałem, sprowadzała się do jednego słowa: SPÓJNOŚĆ. Ustal np. jeden filtr w Story, kolor i font napisów czy ilość i częstotliwość gifów.

Dodatkowo jako team leader upewnij się, że wszyscy znają poprawne nazewnictwo danych akcji, czy pisownię nazw partnerów.

Zasady te warto spisać w jednym konkretnym miejscu, tak aby każdy miał do nich swobodny dostęp.

Dodatkowo w naszej grupie mediowej w trakcie wydarzeń mamy wyznaczoną osobę, która odpowiedzialna jest za treści dotyczące sponsorów, przez którą przechodzą wszystkie treści przed publikacją.

Wskazówka nr 4

Nie potrafiłam się zdecydować jaki tytuł wybrać do tej wskazówki. Wybierałam między:

• Zaskakuj odbiorców.
• Wyłapuj potrzeby.
• Zostaw sobie przestrzeń na spontaniczne akcje.
• Współpracuj z innymi działami.

i właściwie każdy jest totalnie trafny.

W ciągu dnia Michał, który zajmował się Twitterem fundacyjnym wysłał do nas na Slacku (za jego pomocą komunikujemy się w trakcie wydarzeń) – tego screena:

Pomyślałam „Hm… jak znajdziemy chwilę, wykorzystamy tego tweeta do zbudowania ciekawego story!”. Chwilę później podrzuciłam pomysł Grzegorzowi, który odpowiedział tylko „Robimy!”. Spontanicznie, bez konkretnego planu, z przypadkowymi osobami stworzył super relację „Zza pleców WOŚP”.

 

Telefon to nie wszystko – współpracuj z fotografem

Jeśli tylko masz taką możliwość – zorganizuj fotografa lub grupę fotografów, którzy będą relacjonować wydarzenie (oczywiście, w zależności od skali).

WAŻNE: Skontaktuj się z fotografem przed wydarzeniem w celu ustalenia szczegółów współpracy. Upewnij się, czy jest możliwość współpracy na zasadzie – tu i teraz. Nie jest to normą, że fotografowie zrzucają zdjęcia i dostarczają je w trakcie trwania wydarzenia, dlatego zorientuj się w jakim systemie działa fotograf, z którym będziesz współpracować i dowiedz się, co należy mu zapewnić do sprawnego działania.

Jeśli będziesz mieć zdjęcia z wydarzenia od fotografa dostarczane na bieżąco – niesamowicie ułatwi Ci to tworzenie postów, a także zapewni dobrej jakości fotorelację! Instagram to obrazek – ładny obrazek! Zadbaj o to.

Wskazówki od Instateamu #wosp2019

Poniżej praktyczne wskazówki od InstaReporterów #wosp2019 przygotowane na bazie doświadczeń z Finału:

@brohmm – InstaStory

1. Poza sprawami oczywistymi, by mieć frajdę i znaleźć swój styl, wykorzystuj specyfikę medium, w którym tworzysz. Nagrywasz telefonem – czyt. śmieszną kamerką z doczepionym ekranem. Gdy obok Ciebie stoi ekipa telewizyjna – a tak było w przypadku Finału – to delikatnie rzecz ujmując, będą patrzeć pobłażliwie. Nie masz szans na przebicie ich jakości, montażu czy dźwięku. To trochę tak jakbyś miał w tej chwili wstać, odłożyć smartfon i ścigać się na 100m z Phelpsem. Fajnie, ale po co.

2. Na co jednak masz szansę – to bezpośredni kontakt z widzem i szybkość reakcji. Zamiast więc nagrywać relacje z koncertu – pokaż kulisy. Zamiast pokazywać fajerwerki – pogadaj z ludźmi, którzy je odpalają. Widziałeś kiedyś jak działają fajerwerki? No właśnie. Ja też nie.
3. Zapytaj widzów, czego chcą się dowiedzieć i spełniaj ich prośby. Snapchat, a teraz jego bezwstydna kopia – Instagram Stories – koszą inne media nie szybkością czy jakością, ale intymnością i szczerym przekazem. Natomiast to, czy jest to prawdziwe, czy złudne wrażenie  – jest rozmową na zupełnie inną okazję.

@madeinknyszyn – InstaStory

Pamiętaj o tym, że tworzenie Instagram Stories wymaga zaangażowania i zaplanowania! Zaopatrz się w sprzęt, na którym wygodnie Ci się pracuje. Przygotuj się na to, że tworzenie Stories to nie tylko zbieranie materiału, ale też montaż, który zajmuje sporo czasu – zaplanuj to w swoim harmonogramie.

Ale co najważniejsze – pamiętaj, że angażujące Stories to takie, w które Ty sam jesteś zaangażowany.

@bezplastiku – moderacja

Według mnie w przypadku moderacji (reagowania na komentarze/wiadomości/posty z #) najważniejszy jest fakt, że po drugiej stronie jest prawdziwa osoba. Pamiętaj o tym. Niezależnie od tego, czy moderujemy wiadomości i odpowiedzi na profilu, który ma kilkaset tysięcy obserwujących, czy też kilkuset. Jeśli ktoś do nas napisał, zazwyczaj oznacza to, że darzy nas sympatią i prawdopodobnie po prostu ucieszy się, kiedy również sympatią odpowiemy. Takiej sympatii w trakcie #wosp2019 wysłaliśmy i otrzymaliśmy bardzo dużo. To było piękne.

@kasia_filin –  moderacja + InstaStories

Planowanie planowaniem ale…. Daj się ponieść, trochę improwizuj. Zastanów się, co chcesz pokazać ale nie zafixuj się na tym zadaniu. Zazwyczaj dzieje się tyle, że nie będziesz w stanie tego ogarnąć. Na Finale zgubiłam słuchawki kupione 2 dni wcześniej, moje buty kompletnie przemokły i siedziałam boso podczas wejścia live KręciołaTV. I tak było świetnie!

Wyluzuj. To najważniejsza zasada. Złapałam się na tym, że w momencie nagrywania Stories nogi miałam zwinięte w precel ze stresu. To ma być zabawa, przecież chcesz pokazać coś fajnego! Weź głęboki oddech, zjedz coś i do roboty.

@dobrzewszedzie – posty, InstaStory, koordynowanie działań

O komunikacji na Instagramie było wyżej, teraz czas na kilka wskazówek dla osoby, która otrzymuje zadanie team leadera:

1. Pamiętaj o tym, aby odpowiednio dostosować zadania do możliwości i umiejętności poszczególnych osób w zespole. Obserwacja i wyłapywanie takich elementów to moim zdaniem jedna z ważniejszych cech team leadera. PAMIĘTAJ! Nie mam na myśl jedynie doświadczenia, ale też cech charakteru – poczucie humoru, odwaga w nawiązywaniu kontaktu z ludźmi. InstaStory – to relacja, które wymaga wysoko-rozwiniętych tego typu cech, lub dostosowania cech do konkretnej relacji.
2. Upewnij się, że wszystkie materiały, które przygotowałeś/aś są dla Twojego zespołu zrozumiałe. Zrób to przed wydarzeniem.
3. Zaplanuj odprawę przed wydarzeniem, w celu ustalenie ostatecznych szczegółów, a jeśli wymaga tego sytuacja – to również mini odprawy w ciągu wydarzenia.
4. Pamiętaj, że jako koordynator jesteś odpowiedzialny za wsparcie Twojego zespołu i reagowanie na ich zagwozdki. Zostaw sobie przestrzeń również na sytuacje kryzysowe. Nie wypełniaj harmonogramu po brzegi. Innymi słowy – dziel się zadaniami 🙂
5. Na koniec najważniejsze – Wydarzenia to adrenalinka i emocje, więc ODDYCHAJ. Pamiętaj, że Ty też masz prawo do chwili resetu. Jeśli tego potrzebujesz – wyjdź na 10 minut w ciche miejsce, uspokój głowę i wróć do zespołu. I na takie samo zachowanie – daj przestrzeń swojemu teamowi!