Jan Dołęga-Kozierowski (BERM): Przy każdym wydarzeniu mamy do czynienia z klockami, które musimy na nowo, w odpowiedni sposób poukładać

Jakie procesy składają się na organizację eventu? Jak przejść przez nie krok po kroku?

Organizacja eventu, każdego niezależnie od skali czy rodzaju, zazwyczaj rozpoczyna się od skrupulatnie stworzonej i zaplanowanej w najmniejszym szczególe koncepcji wydarzenia. Jest ona dopasowana, zarówno do formy komunikacji, jak i potrzeb klienta. Na etapie jej tworzenia należy dokładnie poznać jego wymagania i oczekiwania. Następnym krokiem jest opracowanie harmonogramu montaży i demontaży oraz dokładnej agendy wydarzenia.

W naszym przypadku klient zlecający organizację swojego wydarzenia przed rozpoczęciem prac zawsze otrzymuje wyciąg z naszego wewnętrznego systemu, który uwzględnia co najmniej: opis realizacji, wszelkie wizualizacje gotowych przestrzeni, zwymiarowane plany pomieszczeń wraz z naniesionym umiejscowieniem konkretnych sprzętów, godzinowy harmonogram prac. Ponadto wskazywane są mu osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań oraz przekazywana jest lista kontaktów. Dzięki temu klient ma kontrolę nad naszą pracą, a jednocześnie może jeszcze nanieść jakieś uwagi.

Opracowanie wszystkich wymienionych materiałów co prawda jest czasochłonne, ale z naszej perspektywy niezbędne, gdyż pozwala na odpowiednie przygotowanie się do rozpoczęcia prac w rozbiciu na szczegóły. Opisując wszystkie te elementy krok po kroku zauważamy drobiazgi, analizujemy, a także wykluczamy wąskie gardła.

Myślę, że kluczem do sukcesu jest właśnie rozłożenie całości na czynniki pierwsze – do najmniejszych, pojedynczych zadań, które będzie w stanie zrozumieć i wykonać każdy.

Jakie wymogi należy spełnić organizując event, o czym pamiętać?

Wymogi jakie mamy do spełnienia mogą być różne w zależności od projektu. Inne są w przypadku klienta korporacyjnego i jego eventu, a inne gdy mówimy o zamówieniach publicznych i wymogach formalnych, które są z nimi związane.

Digital Shelf – nowe pole walki marek. Jak nie utonąć w morzu danych i podejmować lepsze decyzje [WYWIAD]

Bez względu na brief i poszczególne zadania w nim zawarte, zawsze należy pamiętać o bezpieczeństwie, zarówno uczestników podczas samego eventu, jak i techników, którzy pracują podczas montażu i demontażu. Owszem, nie zawsze potrzebujemy karetki na miejscu wydarzenia, ale podstawowa apteczka to jednak obowiązek. Nawet jeśli nie jesteśmy zobligowani do zachowania procedur formalnych, jak podczas imprez masowych i klient tego nie wymaga, ja jestem zwolennikiem, aby zasada bezpieczeństwa obowiązywała przy każdym wydarzeniu.

Jakie są główne zadania logistyki eventów, czym ona właściwie jest?

Logistykę eventów rozumiem jako poukładanie wszystkich procesów przed, w trakcie, jak również po wydarzeniu. Jest to stworzenie pewnej struktury komunikacji i bieżące zarządzanie nią.

Za każdym razem, przy każdym wydarzeniu mamy do czynienia z klockami, które musimy na nowo, w odpowiedni sposób poukładać – transport, zakwaterowanie, wyżywienie , atrakcje, zabezpieczenie medyczne, podwykonawcy, terminy, listy priorytetów, obieg informacji itd. Lista powiększa się wraz z wielkością wydarzenia.

Jakie są obecnie największe wyzwania branży eventowej?

Na rynku jest wiele rozwiązań, technik i większość z nich jest już znana profesjonalistom z branży i przez nich wykorzystywana. Tym samym coraz trudniej znaleźć coś innowacyjnego i trafić w to, co w briefach klientów określane jest „efektem WOW”.

Myślę, że największym wyzwaniem jest umiejętna komunikacja z klientem – nie obiecywanie rzeczy niemożliwych, tylko po to, żeby spełnić jego oczekiwania.

Jak rozwój technologii wpływa na organizację eventów?

Wpływ rozwoju technologii na naszą branżę, zresztą tak jak w każdej i w codziennym życiu też, jest ogromny. Zaczynając od atrakcji czy nowinek technologicznych, które zrobią wrażenie na uczestnikach, takich jak: rozszerzona rzeczywistość, projektory laserowe, beacony, aplikacje mobilne. Wszystkie te narzędzia możemy wykorzystać żeby uatrakcyjnić wydarzenie lub bardziej zaangażować uczestników. Z drugiej strony rozwój technologii ułatwia też naszą pracę przy przygotowywaniu wydarzeń – szybsze renderowanie, łatwiejsze wymiarowanie pomieszczeń, prostsza i szybsza komunikacja, czy same narzędzia do zarządzania projektami.

Jak uniknąć organizacyjnych błędów i zapewnić swojemu wydarzeniu sukces?

Błędów organizacyjnych możemy uniknąć po prostu przykładając się do odpowiedniego zaplanowania całości. Stworzenie realistycznych harmonogramów i szczegółowych list zadań zawsze minimalizuje ryzyko.

Ważne jest, żebyśmy tych wszystkich rzeczy nie wykonywali sami. I tu dochodzimy do kolejnego punktu – odpowiedni, zaangażowany zespół, dopasowany do realizowanego wydarzenia i klienta. Przy tym wszystkim musimy pamiętać o budżecie i zwracać uwagę na ponoszone koszty, szczególnie te dodatkowe pojawiające się w ostatniej chwili.

Jaki jest przepis na udany event?

Myślę, ze najważniejsze jest całościowe zrozumienie tego co mamy zrealizować. Następnie dopasowanie oferty do potrzeb, sprawna organizacja zespołu projektowego i kooperacja z zaufanymi podwykonawcami. Ważny jest także kontakt z klientem i bieżące przekazywanie mu na etapie produkcji informacji, że wszystko jest pod kontrolą. Całość tworzy przepis na udany event.