Koronawirus cały czas atakuje agencje – jak reagować na oświadczenia spływające od klientów?

… jednostronnych oświadczeń o konieczności zmniejszenia wynagrodzenia. Bardzo często agencje otrzymują również oświadczenia z prośbą o podpisanie i odesłanie, które w żaden sposób nie zmieniają umowy, ale podkreślają, że obie strony umowy zdają sobie sprawę z tego, że panuje pandemia. Jakie jest znaczenie takich oświadczeń? Czy je podpisywać i odsyłać?

Przykładowa treść przesyłanych oświadczenia składanego agencjom

Oświadczenia, do których podpisania namawiane są agencje przybierają różny kształt. Jeden z najczęściej stosowanych wzorów zacytowano poniżej:

„Ja/ My niżej podpisany(ni), działając w imieniu i na rzecz […] z siedzibą w […], mając na uwadze ryzyka szerzącej się epidemii spowodowanej wirusem SARS-CoV-2 (koronawirus), powodującym chorobę COVID-19, a także przez wzgląd na łączącą nas z Państwem Umowę z dnia […], zgodnie z którą reprezentowany przez nas podmiot zobowiązany jest świadczyć na Państwa rzecz usługi […] , niniejszym oświadczam(y), że […] dołoży wszelkich starań, by łącząca Strony Umowa była wykonywana w sposób należyty, z dołożeniem wszelkiej staranności, mającej na celu świadczenie usług na jak najwyższym standardzie, z uwzględnieniem koncentracji zasobów ludzkich, jak i materialnych.

W przypadku niemożliwości świadczenia pełnego zakresu usług zgodnie z ww. Strony Umową, w szczególności przez wzgląd na wystąpienie w przyszłości niezależnych od Stron ograniczeń o charakterze ogólnym, bądź wystąpienia siły wyższej, które to okoliczności podyktowane będą rozpowszechnianiem na terenie kraju wirusa SARS-CoV-2 (koronawirusa), […] zobowiązuje się do przystąpienia do rozmów z Państwem w celu wypracowania optymalnych rozwiązań, a w szczególności ustalenia rodzaju i zakresu świadczonym przez […] usług w sposób jak najmniej uciążliwy dla bieżącego funkcjonowania, dokładając przy tym najwyższej staranności, by powstałe ograniczenia pozostały bez wpływu na istniejące stosunki. Jednocześnie zapewniamy Państwa, iż w razie potrzeb, […] podejmie niezbędne kroki w celu ustalenia z Państwem zakresu usług koniecznych dla prawidłowego funkcjonowania”.

Agencje są proszone o podpisanie oświadczenia i jego odesłanie klientom.

Robert Lewandowski z własnym Hot Wheelsem

Czy oświadczenia podpisywać?

W pierwszej kolejności chcielibyśmy podkreślić, że oświadczenia są wysyłane do klientów masowo i nierzadko są niedostosowane do stosunków łączących podmiot wykonujący usługi reklamowe z klientem (w naszej praktyce pojawiły się m.in. oświadczenia związane z najmem powierzchni sklepowej, które najpewniej z założenia miały przede wszystkim trafić do najemców).

Oświadczenia takie jak powyżej mają na celu zabezpieczyć interesy klienta, niejako „przygotowując grunt” pod dalsze działania. Samo w sobie nie stanowi środka obciążonego znacznym ryzykiem, jakkolwiek rekomendujemy, by w razie woli jego podpisania – podpis został złożony pod dokumentem przez obie strony umowy, czyli zarówno agencję, jak i klienta a wzór był rzeczywiście dostosowany do rodzaju świadczonych usług. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, że obie strony zobowiązują się do podjęcia wszystkich niezbędnych czynności zmierzających do należytego wykonania obowiązków umownych, przy uwzględnieniu aktualnej sytuacji epidemicznej.

Powołanie się na siłę wyższą – czy zasadne?

Warto zwrócić uwagę na oświadczenia, które wprost powołują się na wystąpienie już w tym momencie siły wyższej i jej wpływu na łączący Państwa stosunek umowny. Co do zasady branża reklamowa cały czas może wykonywać swoje obowiązki, skutkiem epidemii będzie natomiast to, że klient będzie miał mniejszy obrót, a tym samym będzie chciał ograniczyć koszty, które nie są niezbędne. Oświadczenie jak powyżej może stanowić „przedpole” do negocjowania warunków umownych, zwłaszcza wysokości wynagrodzenia. W dalszym toku negocjacji niezbędne jest bowiem wykazanie, że powstanie siły wyższej w postaci epidemii miało bezpośredni wpływ na sytuację gospodarczą kontrahenta w taki sposób, że nie jest on w stanie wykonać swojego zobowiązania (najczęściej zapłaty wynagrodzenia za świadczone usługi marketingowe) w terminie. Pamiętać jednak należy, że możliwe ze strony klient jest: renegocjowanie umowy, podjęcie próby sądownej ingerencji w umowę (w wyniku nadzwyczajnej zmiany stosunków sąd może zadecydować oznaczyć w jaki sposób ma być wykonane zobowiązanie czy określić wysokość świadczenia, ale dzieje się to w wyjątkowych przypadkach) albo próba podejmowania działań, które przewidzieliśmy w łączącej nas umowie. Nie jest dopuszczalne składanie jednostronnych oświadczeń o ograniczeniu prawa do wynagrodzenia.

Możliwość wypowiedzenia umowy, a zapłata wynagrodzenia

Jeżeli zasady wypowiedzenia umowy nie zostały pomiędzy stronami uregulowane, doszło do zawarcia umowy o świadczenie usług, a umowa nie zakreśla zakończenia terminu ich świadczenia – klient może ją wypowiedzieć w każdym czasie, jednak zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za wykonane do tego czasu usługi.

 

O autorach:

Anna Wilińska-Zelek – adwokat FILIPIAKBABICZ Kancelaria prawna, specjalistka z zakresu nowych technologii/IT, prawa mediów i własności intelektualnej.

Adw. Rafał Kowalczyk, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, adwokat przy Wielkopolskiej Izbie Adwokackiej w Poznaniu. Doświadczenie zawodowe rozpoczął jeszcze na studiach, kontynuując pracę w wielkopolskich kancelariach. Reprezentował klientów w sporach sądowych, w szczególności postępowaniach odszkodowawczych oraz gospodarczych. Zajmował się doradzaniem oraz obsługą prawną podmiotów gospodarczych, w szczególności z branży transportu krajowego i międzynarodowego. W ramach swojej praktyki zajmował się również opiniowaniem i sporządzaniem umów i ekspertyz prawnych oraz prowadzeniem procesu windykacji.