W cyklu #OdKulis pokazujemy, jak wyglądają najciekawsze kampanie i działania od wewnątrz: jak w praktyce wygląda realizacja, z jakimi najtrudniejszymi wyzwaniami muszą się zmierzyć twórcy oraz jakie nieplanowane i zaskakujące zdarzenia miały miejsce. Teraz przedstawiamy kulisy realizacji Najpiękniejszej Domówki Świata, czyli 26. edycji Pol’and’Rock Festival – tym razem w wersji online.
Zobacz również
O kulisach wydarzenia opowiadają Anna Jadwiga Orzech, dyrektorka ds. komunikacji Fundacji WOŚP oraz Jacek Stachera, producent wykonawczy festiwalu.
Autorzy i pomysłodawcy
Pomysł na zrealizowanie 26. Pol’and’Rock Festival w wersji hybrydowej lub całkowicie online narodził się w głowie Jurka Owsiaka w kwietniu br. w pierwszych tygodniach trwania lockdownu. Wszystko zaczęło się od codziennego programu Jurka – „Domowej Orkiestry”, którego celem było dawanie nadziei dzieciakom i ich rodzicom. Jurek sięgał do naszych przepastnych archiwów – dzielił się muzyką, serwował zagadki, organizował konkursy plastyczne dla dzieci. Na jednej z koszulek w Siemashopie.pl – sklepie z gadżetami festiwalowymi – wykorzystany został obrazek małego fana, Stefana. Zainteresowanie programami i przede wszystkim wiadomości zwrotne ze strony przyjaciół tak duży, że zaczęliśmy wierzyć, że jesteśmy w stanie zrealizować festiwal, który nie tylko zafunduje widzom dobrą muzykę czy ciekawe rozmowy, ale przede wszystkim da im poczucie tego, co dla wielu w Pol’and’Rocku było najważniejsze – wyjątkowej atmosfery, spotkania ze znajomymi.
Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]![Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]](https://nowymarketing.pl/wp-content/uploads/2024/11/Cover-photo-2024-11-06T140221-142x0-c-default.png)
Słuchaj podcastu NowyMarketing
Pomysł
Na początku był karton, w którym Jurek stworzył minifestiwal – kartonową scenę, młyńskie koło, namioty, kolorowe kwiaty, wieże i nagłośnienia. W miarę tworzenia kartonowego festiwalu tworzyła się też koncepcja na to, co w Pol’and’Rock jest najważniejsze, jak go pokazać, na co zwrócić uwagę.
fot. Dominik Malik
Najważniejszą zasadą było to, że to jest taki sam Festiwal jak wszystkie inne – zostawiliśmy numerację, przefomułowaliśmy tylko claim – Najpiękniejszy Festiwal Świata stał się Najpiękniejszą Domówką Świata. Dlatego też postawiliśmy przed sobą trudne wyzwanie – gramy na żywo. Potencjalne łączenia mogły być dodatkiem, ale koncerty, spotkania z zaproszonymi gośćmi – wszystko musiało być zrealizowane tu i teraz, bez żadnych półśrodków, udawania czy szukania wymówek. Kolejnym ważnym zadaniem, które Jurek postawił przed naszym zespołem było to, że musimy zrobić wszystko, żeby zachować właśnie ten społeczny aspekt festiwalu i pozwolić nie tyle na oglądanie, co na uczestniczenie w niej naszej społeczności. Dodatkowo dzięki przepisom, które w tym momencie obowiązywały – udało nam się zaprosić niektórych naszych fanów do osobistego uczestniczenia w realizacji całego Festiwalu.
Długo szukaliśmy miejsca, które byłoby gotowe na nasz rozmach i nasze pomysły. Ostatecznie całość zorganizowaliśmy w hali o wielkości 1600 m. Ważnym elementem były multimedia, które prezentowaliśmy na potężnych diodach mających 650 m2 o łącznej wadze 47 ton. Okablowanie to aż 10 km. Czymś wyjątkowym była scena o wymiarach 20×12 m, wysoka na 12 m. Kiedy w czwartek o 15 podczas oficjalnego otwarcia Festiwalu została zaprezentowana w całej okazałości – wszyscy byliśmy przekonani, że jakimś magicznym sposobem znaleźliśmy się w Kostrzynie. Do złudzenia bowiem przypominała „prawdziwą”, plenerową scenę. Zresztą tak samo jak na Festiwalu, tak i na tej froncie przybite były tabliczki z nazwami miast. Chcieliśmy, żeby nawet w najmniejszych szczegółach oddać klimat i tradycje Festiwalu.
Osoby zaangażowane w realizację
Po stronie Fundacji WOŚP było to kilka osób, które przez ostatnie trzy miesiące co tydzień spotykały się online i wspólnie opracowywali koncepcje i kolejne kroki przedsięwzięcia. Pomysłodawcą i reżyserem całości był oczywiście Jurek, a producentem wykonawczym Jacek Stachera. Za całość komunikacji i współpracę z platformami, które zdecydowały się na transmisję festiwalu odpowiadał dział komunikacji WOŚP razem z wolontariuszami Pokojowego Patrolu, którzy od lat wspierają wszystkie działania komunikacyjne i eventowe Fundacji WOŚP.
- Pomysłodawca, reżyser: Jurek Owsiak
- Produkcja: Jacek Stachera, Boscata
- Booking management, współpraca z artystami: Bartek Stolarek, Agata Ryszkiewicz, Piotr Miazek
- Akademia Sztuk Przepięknych: Paulina Romulewicz
- Komunikacja: Dział Komunikacji Fundacji WOŚP – Anna Jadwiga Orzech, Aleksandra Rutkowska, Olga Zawada, Anna Sobieraj, Paweł Jabłoński, Michalina Kaczmarek, Paulina Cholewińska; Anika Andrasiewicz, wolontariusze Pokojowego Patrolu.
- Realizacja Festiwalu (grafika, bezpieczeństwo, hospitality, domówki): Fundacja WOŚP, Złoty Melon (spółka należąca do Fundacji WOŚP), Boscata,
- Projekt studia: Giorgos Stylianou-Matsis Painting
- Projekt oświetlenia: Jacek Chojczak Green Beam Design
- Video Content: Piotr Maruszak Red Square
- Światła: ATM System Sp. z o.o.
- Multimedia: VES
- Dźwięk: Gigantsound – Letus
- Konstrukcja studia: Quattro
- Backline: Woodys Backline
W tym wszystkim nie można zapomnieć o sponsorach i partnerach, bo to oni pomogli nam zrealizować wydarzenie na tak wysokim poziomie, a trzeba podkreślić, że Festiwal nie jest finansowany ze środków zebranych w czasie Finałów WOŚP. Sponsorzy 26. Pol’and’Rock Festival to: Lech, Play, mBank, Allegro, Mastercard, Lidl, Coca-Cola, RedBull, Orbit, Snickers. Jak widać, nasi stali partnerzy nie zawiedli i tym razem, a idea i wartości, które przyświecały tegorocznemu wydarzeniu, sprawiły, że dołączyły do nas nowe marki.
Przygotowania
Zwykle organizację festiwalu zaczynamy w lutym, kiedy kończy się największa praca przy Finale WOŚP. Tak było i tym razem, ale pomiędzy lutym a kwietniem przygotowywaliśmy się tak naprawdę do tradycyjnego festiwalu. Pod koniec kwietnia musieliśmy przestawić nasze myślenie i plany, odwołać to, co było zaplanowane do tej pory i od początku maja rozpoczęliśmy pracę nad nową formą festiwalu. W międzyczasie nasz zespół współpracujący z muzykami jednocześnie werbował nowe zespoły na 26. Pol’and’Rock Festival i potwierdzał z tymi, którzy mieli zagrać w Kostrzynie, że za rok i tak się pojawią na festiwalowym polu. Dodatkowo, cały czas realizowaliśmy zbiórkę i zakupy w ramach Funduszu Interwencyjnego do walki z koronawirusem. Nie możemy jednak narzekać. Mamy wrażenie, że COVID-19 nauczył nas wszystkich skuteczniejszej i szybszej pracy. To był trudny czas dla wszystkich przedsiębiorców i organizacji pozarządowych, musieliśmy więc wszyscy nauczyć się nowych form współpracy.
Kolejne kroki
Przed nami Finał WOŚP i dzisiaj możemy powiedzieć, że tak jak zawsze zrobimy wszystko, żeby znów był najbardziej radosnym dniem w całym roku i umożliwił zebranie jak największej sumy na rzecz ratowania życia i zdrowia najmłodszych.
Największe wyzwania
Największym wyzwaniem była zdecydowanie długość naszej transmisji. Postanowiliśmy przez 70 h nadawać program. Co więcej, widzowie oglądać mogli na żywo, wybierając spośród kilku platform, m.in. YouTubie, Facebooka czy Twitcha, a także śledząc kanały partnerów – Player.pl, Onet.pl i Antyradia. Musieliśmy więc zadbać o niezawodną infrastrukturę całego przedsięwzięcia, żeby w żadnym momencie ani na żadnej platformie nasi fani nie odczuli spadku jakości.
Dodatkowo była to różnorodna transmisja, ponieważ postanowiliśmy przenieść do Internetu wszystkie elementy Pol’and’Rock Festival. Przygotowaliśmy Dużą Scenę, Akademię Sztuk Przepięknych, poranną gimnastykę, rozmowy z uczestnikami Festiwalu, poranną pobudkę Radia Pol’and’Rock, nocne studio i wiele, wiele innych. Tak jak wspominaliśmy – to, co nas bardzo mocno odróżniało od innych tego typu wydarzeń, to fakt, że zdecydowana większość wydarzenia realizowana była na żywo bezpośrednio ze studia festiwalowego.
Ważne dla nas było też to, żeby przez cały być w stałym kontakcie z odbiorcami – dlatego prawie 100 wolontariuszy na wszystkich platformach przez te 70 h nieprzerwanie dyskutowało, zadawało pytania oraz przekazywało Jurkowi i pozostałym prowadzącym wiadomości, komentarze i zdjęcia.
Wyzwaniem było też oczywiście przygotowanie wydarzenia w sposób bezpieczny w obecnej sytuacji. Bezpieczeństwo naszych wydarzeń jest zawsze priorytetem, dlatego tak dużą uwagę poświęcamy szkoleniom naszych wolontariuszy, ale w tej sytuacji musieliśmy się zmierzyć z sytuacją nową dla nas wszystkich. Postawiliśmy bardzo na komunikację ze wszystkim biorącymi udział w wydarzeniu – zarówno jako goście, jak i organizacja. Każdy, kto wchodził na teren studia musiał przejść mierzenie temperatury za pomocą kamery termowizyjnej, a także wypełnić ankietę zdrowotną. Po przejściu tej procedury każdy dostawał odpowiednią opaskę, która potwierdzała, że właśnie w tym dniu zadbał o wszystkie formalności. Każdy był zobowiązany do dezynfekcji dłoni, a także przez cały czas zakrywania ust i nosa. Specjalnie przygotowany system rejestrował wszystkich pracowników i uczestników wydarzeń i dokładny czas, w którym przebywali na terenie festiwalu. Dzisiaj, kilka tygodni po wydarzeniu możemy jeszcze raz potwierdzić, że Festiwal został przygotowany w sposób bezpieczny.
Największe niespodzianki i nieplanowane zdarzenia
Zawsze wiedzieliśmy, że mamy bardzo zaangażowaną społeczność. Jednak mimo wszystko zaskoczył nas odzew naszych fanów.
Na specjalnie przygotowanej mapie domówek, czyli prywatnych większych i mniejszych festiwalowych spotkań, zgłoszono 1 727 imprez, a bawiło się na nich 28 306 osób. Z kilkudziesięcioma spośród nich łączyliśmy się w trakcie Festiwalu. Musimy przyznać, że były to zarówno najśmieszniejsze, ale też najbardziej wzruszające momenty – mimo odległości, mogliśmy być razem i wspólnie przeżywać festiwalowe emocje.
Liczbę osób, które choć przez chwilę oglądały nasze wydarzenie na jakimkolwiek naszym kanale, szacujemy na 1,3 mln. Przyznamy szczerze, że tak duże zainteresowanie zaskoczyło nas, wszyscy jesteśmy przecież zmęczeni liczbą wydarzeń w Internecie, tęsknimy za spotkaniami twarzą w twarz. Nasi przyjaciele stwierdzili jednak, że mimo wszystko chcą być z nami a to napawa nas nadzieją na przyszłość. Za to zaufanie chcielibyśmy wszystkim fanom Orkiestry i Festiwalu Pol’and’Rock bardzo podziękować.