OKR, czyli jak zapomnieć o problemie niezrealizowanej strategii biznesowej

Okazuje się, że większość z nich potrafiła skutecznie realizować długoterminowe cele – zatem wybór kierunku działań oraz priorytetów w połączeniu z właściwymi ludźmi na pokładzie prowadził ich do miejsca, w którym „magia zaczyna się dziać”.

To właśnie o tej „magii” opowiada John Doerr w swoim TedTalks „Why the secret to success is setting the right goals„, w którym pokazuje główną ideę OKR (Objective and Key Results).

Czym jest OKR?

Pochylmy się nad akronimem, który dla niektórych z nas do tej pory mógł kojarzyć się jedynie z Ogólnopolskim Konkursem Recytatorskim.

OKR (Objective and Key Results) to sposób definiowania celu bazujący na inspirującym wyzwaniu (Objective) oraz zestawie metryk (Key Results). OKR to także ramy procesowe, które naturalnie skłaniają pracowników do współpracy oraz do skupienia się na priorytetach w organizacji. Ojcem OKR jest Andy Grove, ale dopiero, kiedy jego wychowanek – John Doerr zaimplementował metodę OKR w Google’u, wzbudziła ona ogromne zainteresowanie, które trwa to dzisiaj.

Anatomia OKR

Wyobraź sobie, że wyruszasz w podróż – to dobra myśl na nasze pandemiczne czasy! Każdą podróż łączy wiedza o destynacji i jakiś pomysł na dotarcie do tego punktu. OKR to metoda, w której po zdefiniowaniu celu (Objective) sprawdzasz, jakie drogi najoptymalniej cię do niego doprowadzą (Key Results).

Dlaczego kampanie przepalają budżet? 7 najczęstszych błędów w media mixie

Objective – to inspirujące wyzwanie, które odpowiada na pytanie: „dokąd idziemy?” i które powinno być:

• konkretne i łatwe do zapamiętania,
• zrozumiałe dla każdego członka firmy,
• wyznaczające jasny kierunek działań,
• zorientowane na działanie.

Ze względu na funkcje wyróżniamy Objective’y firmowe (tzw. Company Objective) oraz działowe/zespołowe. 

Company Objective jest mocno zakorzeniony w wartościach, misji, wizji i strategii firmy, powinien być jakościowy tzn. nie powinien zawierać miar. W praktyce często definiuje się go na dłuższy horyzont czasowy – np. 1 rok. Natomiast Objective’y działowe/zespołowe mogą wyznaczać krótszy horyzont czasowy (np. 3 miesiące) i mogą być one zarówno jakościowe, jak i ilościowe.

Key Results – czyli Kluczowe Rezultaty, odpowiadają na pytanie „po czym poznamy, że zbliżamy się do naszego celu?”. Jeśli tylko jest to możliwe, OKR oparte są o konkretne miary są ambitne, ale realne do zdobycia i najczęściej zmieniają się w sekwencji 3-miesięcznej.

Przykład OKR na poziomie firmowym

Objective: Jesteśmy najbardziej rozpoznawalną agencją marketingową w Polsce!

Key Result: Zorganizujemy konferencję marketingową na której wystąpi 6 Topowych prelegentów z obszaru SEO.

Key Result: Każdego miesiąca pozyskamy 2 klientów z budżetem powyżej 10 000 zł.

Key Result: Zwiększymy liczbę wzmianek o naszej agencji z 50 do 120 miesięcznie.

Przykład OKR na poziomie działu/zespołu

Objective: Zwiększymy zasięg wszystkich naszych platform social media.

Key Result: Wzrost liczby obserwujących na FB o 40%.

Key Result: Wzrost wyświetleń na Instagramie o 50%.

Key Result: 3 x wzrost zaangażowania pod każdym postem.

Przewaga OKR nad innymi metodami zarządzania celami

1. Ramy procesowe

Framework OKR oparty jest o ramy procesowe, które zapewniają utrzymanie cykliczności, monitorowanie i refleksję, a to przekłada się na wzrost szans na dowiezienie rezultatów.

• Cykliczność – najczęstszym cyklem OKR-owym są 3 miesiące. W tym czasie zespoły realizują KR-y.
• Monitorowanie – podczas cyklu OKR-owego zespoły regularnie (tj. z jedno lub dwu tygodniową cyklicznością) weryfikują rezultaty swoich działań, usuwają blokady bądź wąskie gardła.
• Refleksja – OKR daje zespołom okazję do zatrzymania i wyciągnięcia wniosków ze swoich działań. Podczas spotkań (tzw. Przeglądu oraz Retrospektywy) budują wnioski – które z aktywności szczególnie przybliżyło ich do realizacji KR, do jakich “learningów” doszli, co mogą udoskonalić w swoich działaniach.

2. Elastyczność

OKR to opensource’owy framework, dzięki czemu proces możemy dostosować go do naszego kontekstu biznesowego, a nie w drugą stronę. Dla przykładu: dużo organizacji pracuje w cyklu 3-miesięcznym, jeśli dla Twojej agencji marketingowej jest to zbyt długi cykl, priorytety zmieniają się szybciej, możesz podjąć decyzję o skróceniu cyklu i  pracę w oparciu o 2-miesięczną iterację, oczywiście biorąc pod uwagę zarówno benefity, jak i straty wynikające z takiej decyzji.

3. Spójność celów

OKR nie jest kaskadowane w tradycyjnym tego słowa znaczeniu, czyli takim w którym cel hierarchicznie przenoszony jest z zarządu na poszczególne działy, a z działów na teamy.

Takie podejście zakładałoby, że tylko Zarząd lub C-level Management wiedzą, w jaki sposób realizować strategię biznesową. OKR zakłada dużą partycypację zespołów w definiowaniu ścieżek dotarcia do celu. KR-y są oddolną inicjatywą wypływającą z samoorganizujących się zespołów. Nie tylko sukces Appla i słowa Steve’a Jobsa udowodniły, że ma to sens! 

„We hired truly great people and gave them the room to do great work. A lot of companies […] hire people to tell them what to do. We hire people to tell us what to do. We figure we’re paying them all this money; their job is to figure out what to do and tell us.“

OKR w miejsce tradycyjnego kaskadowania celów proponuje spójność. Zatem cele działów lub zespołów będą spójne z celami na poziomie Zarządowymi, innymi słowy Objective działowy/zespołowy kontrybuuje w realizację Company Objective.

4. Kompleksowość

Dzięki metodzie OKR egzekucja strategii biznesowej jest regularna i skuteczna, ale to nie jest jedyny benefit implementacji tego frameworka. OKR wchodzi w DNA organizacji, wpływa na:

• budowaniu odpowiedzialności,
• proces nauki i rozwoju,
• współpracę zespołową,
• struktury i procesy.

Pozwalają na podważanie status quo i uruchamiają w zespołach myślenie o rezultatach ich działań.

Kto wykorzystuje metodę OKR?

Zanim wdrożysz w swojej agencji OKR

Zadbaj o dobry start! Zanim wdrożysz w swojej agencji marketingowej metodę OKR:

1. Zdefiniuj strategię biznesową na najbliższe 2~4 lata.
2. Zweryfikuj, czy wartości firmowe przekładają się na bieżącą postawę, zachowania i decyzje zespołów.
3. Napisz „pocztówkę ze stacji docelowej” – wyznacz kryteria, po których poznasz, że OKR jest metodą dopasowaną do Twojego biznesu oraz że wdrożenie OKR zakończyło się sukcesem.

Wykonanie tych 3 kroków zapewni Tobie solidne warunki startowe i znacznie ułatwi proces.

Ben Lamorte, ceniony coach OKR, w swojej książkę „The OKRs Field Book” kończy mantrą, dedykowaną każdemu, kto rozważa pracę na OKR:

“The only way to learn OKRs is to do OKRs”