Prywatność podczas wydarzeń online. Praktyczny poradnik ClickMeeting - NowyMarketing

Każdy internauta styka się z zagrożeniami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i prywatności. Oczywiście wiele pod tym względem zależy od roli, jaką pełni. Organizatorzy webinarów i wydarzeń online biorą na siebie szczególną odpowiedzialność. Na co powinni zwrócić uwagę i czego oczekują od nich sami uczestnicy? Tej kwestii szczegółowo przyjrzeliśmy się w najnowszym poradniku ClickMeeting.

Bez wątpienia powszechna świadomość na temat cyberzagrożeń rośnie. Często jednak okazuje się, że przychodzi nam uczyć się na błędach. Również w tym przypadku najlepsza jest oczywiście profilaktyka. Warto mieć przy tym świadomość, że stosunkowo często – np. organizując webinary i spotkania – bierzemy bezpośrednią odpowiedzialność za powierzane dane, w tym dane osobowe. Szczególnie łatwo o popełnienie błędu podczas wydarzeń o charakterze marketingowym. W najnowszym poradniku „Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki” zespół ClickMeeting prezentuje wyniki ankiety, w której wzięło udział 510 uczestników spotkań online, oraz dzieli się sprawdzonymi radami dotyczącymi bezpieczeństwa i prywatności w trakcie spotkań online.

Zobacz również

Pobierz poradnik „Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki”

Prywatność to priorytet dla Twoich uczestników

Z perspektywy osób odpowiedzialnych za tworzenie wydarzeń online zawsze najcenniejszym źródłem informacji są opinie ich odbiorców. Jak ważna jest dla nich kwestia prywatności? Okazuje się, że wcale jej nie bagatelizują. Wręcz przeciwnie – aż 57,65% z nich twierdzi, że dba o prywatność w sieci zawsze, a 40,59% stara się to robić jak najczęściej. Jedynie niecałe 2% respondentów wskazało, że nie dba o tę kwestię w żadnym stopniu.

Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]

Kto ma zatroszczyć się o prywatność internautów? Sami robią dużo w tym zakresie. 67,45% z nich zwraca uwagę na akceptowane pliki cookies, 59% dba o ustawienia prywatności w mediach społecznościowych, a niemal 58% wykorzystuje możliwości, które oferują im ich komputery osobiste lub smartfony. 40% respondentów korzysta z trybu incognito w przeglądarce, 32,53% dodatkowo używa aplikacji blokujących śledzenie ruchu, a 28,11% aktywnie korzysta z VPN.

Słuchaj podcastu NowyMarketing

Dobra platforma to bezpieczna platforma

Ta tendencja znajduje również przełożenie na wybór platform wykorzystywanych do komunikacji online, w tym platform do webinarów.

Jak widać, ponad 92% uczestników badania zwraca uwagę na to, czy narzędzia gwarantują im odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Oczywiście wybór platformy często nie jest w pełni zależny od samych uczestników. To bezpośrednia odpowiedzialność organizatora wydarzenia. Właśnie on – zdaniem zdecydowanej większości respondentów – powinien troszczyć się o bezpieczeństwo i prywatność swoich uczestników. A jedna z podstawowych kwestii, na które ma wpływ, to wybór odpowiedniego narzędzia do komunikacji.

RODO a organizacja wydarzeń online

W związku z rewolucyjnymi zmianami, jakie zaszły w globalnej komunikacji w związku z wybuchem pandemii COVID-19, setki tysięcy firm i niezależnych ekspertów zdecydowały się na przeniesienie swojej działalności do przestrzeni wirtualnej. Łatwo przy tym zapomnieć o tym, że organizatorzy wydarzeń są zobligowani do zapewnienia bezpieczeństwa danych i ochrony prywatności również przez obowiązujące prawo.

– To organizator wydarzenia jest administratorem danych osobowych uczestników. Platforma, na której się ono odbywa, jest podmiotem, który przetwarza dane osobowe uczestników na polecenie administratora. Zgodnie z RODO takie powierzenie danych wymaga zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzanych danych osobowych, co najczęściej odbywa się na etapie zawierania umowy z platformą. Zanim przeprowadzisz webinar, zwróć uwagę na to, czy dany dostawca oferuje taką umowę lub treści jej odpowiadające, zwłaszcza jeżeli pochodzi spoza terytorium UE – mówi Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting

Po raz kolejny kluczowe znaczenie zyskuje więc platforma wykorzystywana do komunikacji. W przypadku działania na terytorium Unii Europejskiej to w interesie organizatora leży wybranie narzędzia, które będzie dostosowane do regulacji RODO. Bezpośrednio przekłada się to na standardy przetwarzania danych osobowych czy wykorzystywaną w tym celu infrastrukturę informatyczną. Co oczywiste, zaniedbania w tym zakresie mogą oznaczać spore problemy dla samego organizatora.

Pozyskuj leady zgodnie z prawem

Webinar marketing to jeden z najciekawszych trendów we współczesnych działaniach promocyjnych. Znajduje przy tym zastosowanie na różnych etapach lejka sprzedaży. Wyjątkowo chętnie webinary są wykorzystywane do generowania i odżywiania leadów. Nic w tym dziwnego: te zadania – zwykle bardzo wymagające – są dzięki nim znacznie prostsze. Wystarczy stworzyć odpowiedni formularz rejestracji i określić, jakie dane ma pozostawić użytkownik.

Jednocześnie bardzo łatwo w tym miejscu o popełnienie błędu! Uczestnik, rejestrując się na webinar, zawiera z organizatorem umowę o udział w webinarze. W formularzu rejestracji powinien więc znaleźć się odpowiedni chceckbox ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Pozyskiwane informacje nie mogą być jednak zbyt rozległe. Co do zasady organizator powinien pozyskiwać minimum danych niezbędnych do realizacji konkretnego celu. Jeżeli chcesz pozyskać inne dane, dzielenie się nimi musi być dobrowolne. Należy więc stworzyć dodatkowe pole, co zrobisz bez trudności, korzystając np. z platformy ClickMeeting.

Jak chętnie uczestnicy wyrażają dobrowolne zgody, rejestrując się na wydarzenia online? Okazuje się, że ich pozyskiwanie nie musi być trudne. Co piąty uczestnik jest gotowy na wyrażenie zgód wykraczających poza obowiązkowy pakiet. Jednocześnie blisko 17% twierdzi, że robi to wtedy, kiedy interesuje ich oferta danej firmy czy produkt. Dobre działania marketingowe i atrakcyjne treści mogą więc przynieść fantastyczne rezultaty.

Obowiązek informacyjny organizatora

Kolejne zobowiązanie organizatora wydarzeń online dotyczy przekazania uczestnikom informacji o przysługujących im prawach. Można to zrobić na dwa sposoby – albo w formie obowiązku informacyjnego dotyczącego konkretnego wydarzenia, albo polityki prywatności uwzględniającej sposoby przetwarzania danych osobowych we wszystkich aspektach działania firmy.

– Informacje przekazywane uczestnikom powinny obejmować m. in. tożsamość i dane kontaktowe administratora danych, czyli organizatora wydarzenia, cel przetwarzania danych, okres ich przechowywania, informacje o prawach przysługujących uczestnikom, w tym o prawie do dostępu, sprostowania lub usuwania danych osobowych, a także wskazanie podmiotów, którym dane takie mogą być udostępniane – mówi Anna Zielińska – radca prawny w ClickMeeting.

Często wydaje się, że niewiele osób weryfikuje zapisy przed odznaczeniem odpowiedniego pola. Jak to wygląda naprawdę?

Jak widać, zdecydowana większość uczestników spotkań online przynajmniej stara się zapoznać z tymi treściami przed podjęciem decyzji, a jedynie dla niecałych 12% respondentów nie jest to istotne. Co to oznacza dla organizatorów? Powinni przygotować wyczerpujące i zrozumiałe informacje nie tylko w celu spełnienia swojego prawnego obowiązku, ale również zaspokojenia oczekiwań odbiorców. Warto pomyśleć również o skonsultowaniu ich z prawnikiem i przygotowaniu np. oddzielnej strony z szerszą polityką prywatności.

Pamiętaj również o zadbaniu o swój interes. Odpowiednie zapisy pomogą Ci chronić treści, które udostępniasz w trakcie webinarów, i zapobiegać np. ich dalszemu wykorzystaniu przez inne osoby.

Krótkie podsumowanie, czyli o czym musisz pamiętać

Badanie ClickMeeting udowadnia, że prywatność jest jednym z kluczowych czynników, który biorą pod uwagę osoby biorące udział w wydarzeniach online. Równocześnie przetwarzanie danych osobowych jest w znacznym stopniu regulowane przez obowiązujące przepisy. O czym należy pamiętać w pierwszej kolejności?

Wybierz odpowiednią platformę: firmy działające na terenie Unii Europejskiej są zobowiązane do działania zgodnego z RODO. Zazwyczaj rozpoczęcie korzystania z wybranej platformy do webinarów i spotkań online oznacza również zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych uczestników. Należy więc sprawdzić, czy zachowuje zgodność z obowiązującym prawem. Sprawdź również funkcje wspierające bezpieczeństwo i prywatność, takie jak np. możliwość korzystania z haseł lub jednorazowych tokenów zabezpieczających dostęp do pokoju.
Stwórz dobre strony rejestracji: treści widoczne na stronie rejestracji na wydarzenie powinny nie tylko zachęcać uczestników do zapisu. Przede wszystkim muszą być zgodne z przepisami. Łatwo o popełnienie błędu zwłaszcza w sytuacji, w której zależy Ci na pozyskiwaniu leadów. Przemyśl treść zgód dobrowolnych i obowiązkowych i sformatuj je we właściwy sposób.
Zadbaj o obowiązek informacyjny: jak pokazuje badanie ClickMeeting, większość uczestników przynajmniej stara się zapoznać z informacjami widniejącymi w polityce prywatności organizatora czy regulaminach wydarzeń. Przygotuj wyczerpujące i zrozumiałe treści.
Zabezpiecz wydarzenie: nowoczesne platformy do webinarów i spotkań online dają dużo możliwości regulowania dostępu do wirtualnych pokoi. Możesz skorzystać np. z hasła lub jednorazowego tokenu. Jeżeli nie chcesz, aby prezentowane materiały opuściły ściśle określone grono osób, zawrzyj taką informację np. w swojej polityce prywatności.

Jeszcze więcej danych i praktycznych rad znajdziesz w poradniku ClickMeeting. Zapraszamy do lektury!

Artykuł powstał we współpracy z ClickMeeting.