Przed Tobą webinar? Miej pod ręką TĘ checklistę! [PORADNIK]

Przygotowaliśmy dla Ciebie checklistę, dzięki której będziesz mieć wszystko pod kontrolą. Znajdziesz ją na tej stronie. Co z nią zrobić? Po prostu pobierz ją, wydrukuj i przed wystartowaniem webinaru odhacz punkt po punkcie. Dzięki temu upewnisz się, że wydarzenie pójdzie zgodnie z planem.

Przygotowania do webinaru, czyli co musisz mieć

„Niee, jaki webinar… to za dużo zachodu. Lepiej napiszę kolejny artykuł na bloga”.

Znasz to skądś? No właśnie. Przygotowywanie wartościowych treści łączących wideo i audio kojarzy się z wysokimi kosztami, inwestycjami i masą czasu.

Ale z webinarem działa to zupełnie inaczej. W praktyce okaże się, że to naprawdę prosty sposób na stworzenie wartościowej treści, którą na dodatek możesz następnie wykorzystywać na różne sposoby i w różnych formatach. A poza tym na samym starcie swojej webinarowej przygody nie potrzebujesz wiele. Na dobrą sprawę wystarczą Ci:

• komputer z zewnętrzną kamerą lub laptop z wbudowaną kamerą (zewnętrzna jest opcjonalna),
• słuchawki i mikrofon lub zestaw słuchawkowy z wbudowanym mikrofonem,
• kawałek ściany w cichym pomieszczeniu,
• źródło światła (np. odpowiednio dobrana i ustawiona lampa lub okno w ciągu dnia).

Jasne: jeśli zależy Ci na studyjnym efekcie, tę listę można rozbudowywać, ale powyższe elementy naprawdę wystarczą do osiągnięcia w pełni satysfakcjonujących rezultatów. Będziesz potrzebować też nieco wprawy w ustawianiu sprzętu, ale cały proces zajmie zaledwie kilka minut.

Pomożemy Ci to ogarnąć.

Punkt zero: platforma do webinarów

Nasza checklista dla organizatora zawiera 20 punktów. Ale jedną rzecz uznaliśmy za pewnik: tak, chodzi o platformę do webinarów, którą oczywiście musisz posiadać, zanim zaczniesz planować swoje wydarzenie.

Bez obaw: również w tym przypadku nie musisz liczyć się z olbrzymimi inwestycjami. Wypróbuj ClickMeeting za darmo i po prostu sprawdź w praktyce, jak to działa. Wszystko gotowe? To ruszamy!

Checklista dla organizatora: 20 obowiązkowych punktów

Zapewne kojarzysz scenę, w której piloci samolotów punkt po punkcie przechodzą przez kolejne czynności, które muszą być wykonane przed startem. Podobna procedura powinna poprzedzać również webinar. Okej, konsekwencje niedociągnięć nie będą równie poważne, ale mogą zniszczyć Twoje wydarzenie i profesjonalny wizerunek.

Cały proces naprawdę nie zajmie zbyt wiele czasu. Oto, na co warto zwrócić uwagę:

• Zasilanie: stabilne źródło prądu to podstawa. Najlepiej podłącz urządzenie do ładowarki lub upewnij się, że baterie wytrzymają do zakończenia webinaru (załóż przy tym pewien margines bezpieczeństwa).
• Połączenie internetowe: lepiej od Wi-Fi sprawdzi się połączenie kablem. Jeśli nie masz takiej możliwości, znajdź miejsce z najlepszym sygnałem.
• Kamera internetowa: przetestuj działanie kamery przed wydarzeniem. Rozważ użycie zewnętrznej kamery HD dla lepszej jakości obrazu. Tester audio i wideo w ClickMeeting pozwoli Ci upewnić się, że obraz jest bez zarzutu.
• Słuchawki: dzięki nim unikniesz sprzężenia zwrotnego i usłyszysz każde pytanie. Zdawanie się na głośniki laptopa nie jest najlepszym pomysłem.
• Mikrofon: tutaj mamy do czynienia z podobną zależnością. Skorzystaj z zewnętrznego mikrofonu dla lepszej jakości głosu i uniknięcia „zbierania” przypadkowych i niechcianych dźwięków.
• Dodatkowy ekran: jeśli masz taką możliwość, podłącz drugi monitor. Prezentowanie informacji będzie zdecydowanie prostsze.
• Materiały: przygotuj i załaduj wszystkie potrzebne pliki, slajdy i filmy z wyprzedzeniem, aby nie musieć szukać ich w trakcie samego wydarzenia.
• Ankiety i testy: interaktywne elementy webinaru są bardzo ważne. Również przygotuj je wcześniej, by zwiększyć zaangażowanie uczestników.
• Kadrowanie: ustaw kamerę tak, aby Twoja twarz znajdowała się w środku kadru. Po raz kolejny przydatny okaże się tester AV, a w trakcie samego wydarzenia warto co jakiś czas zerkać na podgląd.
• Ostrość obrazu: upewnij się, że obraz z kamery jest wyraźny i dobrze zogniskowany.
• Oświetlenie: zapewnij równomierne, miękkie światło padające na Twoją twarz.
• Eliminacja górnego światła: wyłącz górne lampy, które mogą tworzyć niekorzystne cienie na twarzy i psuć efekt wizualny.
• Zamknij okna: hałasy dobiegające z zewnątrz potrafią zniszczyć każdy webinar. Zacznij od dokładnego zamknięcia okien.
• Wyciszenie urządzeń emitujących szum i dźwięki: wyłącz klimatyzację lub wentylatory, które mogą generować szum w tle. Nie najlepszym pomysłem będzie również puszczenie prania, o którego zakończeniu Ciebie i Twoich uczestników poinformuje popularna melodyjka. 
• Informacja na drzwiach: na pewno nie chcesz, żeby współpracownik czy domownik nieoczekiwanie pojawił się w kadrze w trakcie trwania wydarzenia. Umieść na drzwiach informację „Trwa webinar”, aby uniknąć niespodziewanych zakłóceń.
• Wyciszenie urządzeń mobilnych: przełącz telefon i inne gadżety na tryb cichy. Nie zapomnij o domofonie!
• Wydrukowana agenda: miej pod ręką papierową wersję planu webinaru. Może się przydać!
• Nawodnienie: przygotuj butelkę wody, ale trzymaj ją z dala od sprzętu elektronicznego. Dobrym rozwiązaniem może okazać się bidon, jednak odradzamy tradycyjne szklanki.
• Nagrywanie: uruchom nagrywanie na początku sesji (w końcu chcesz wykorzystać nagranie później!) lub skonfiguruj automatyczny start. Dzięki tej funkcji odpada jedna rzecz, o której musisz pamiętać.
• Weryfikacja połączenia: tuż po starcie webinaru upewnij się, że uczestnicy dobrze Cię widzą i słyszą. Wystarczy ich o to zapytać, prosząc o odpowiedź na czacie.

Więcej wskazówek, które pozwolą Ci stworzyć angażujące wydarzenie, znajdziesz na naszym blogu. Powodzenia!

Artykuł powstał we współpracy z ClickMeeting.

PS Obraz wart więcej niż 1000 słów. Jak przyciągnąć i utrzymać uwagę uczestników webinarów?

Zastanawiasz się czasem, dlaczego podczas konferencji połowa sali wpatruje się w swoje smartfony zamiast w prelegenta? No właśnie! W świecie, gdzie każdy ma w kieszeni pełnoprawne centrum rozrywki, przyciągnięcie i utrzymanie uwagi uczestników webinarów jest nie lada wyzwaniem. Ale spokojnie, nie wszystko stracone!