…profitów z uczestnictwa, można wynieść z eventu.
Właśnie ze względu na chęć włączenia wartości dodanej, tak istotny jest trafny wybór miejsca konferencji, w pierwszej kolejności – miasta, dalej – konkretnego obiektu. Znaczenie – oprócz dogodnych warunków do zrealizowania wydarzenia, ma między innymi lokalizacja, gwarantująca łatwy dojazd i bliskość istotnych, z punktu widzenia czasu „pokonferencyjnego”, miejsc oraz prestiżowe, rozpoznawalne otoczenie, które zapewnia pozytywne postrzeganie całego wydarzenia oraz buduje dobry wizerunek eventu.
Zobacz również
Każde miasto posiada unikalne walory, które warto wykorzystać w procesie planowania i budowania programu konferencji.
1. Specjalny program zwiedzania. Przyjazd na konferencję – szczególnie kilkudniową, jest dla wielu uczestników pretekstem do szerszego poznania okolicy. Przedstawiciele biznesu docenią przygotowanie planu zwiedzania dostosowanego szczególnie do ich potrzeb. Profil grupy, która gromadzi się w ramach wydarzenia może być kluczem do ułożenia programu przewidującego interesujące, z punktu widzenia pewnych grup zawodowych, atrakcje – przede wszystkim te niedostępne dla przeciętnego turysty.
2. Informator o lokalnych specjałach. Wyjazd na konferencję stwarza doskonałą okazję do zrobienia bliskim (albo sobie) prezentu i przywiezienia drobnego upominku z podróży. Warto zasugerować swoim gościom, gdzie mogą szukać niebanalnych pamiątek i co szczególnego można znaleźć na miejscu. Dla przykładu, pamiątką z Krakowa wcale nie musi być maskotka z wizerunkiem Smoka Wawelskiego albo breloczek z miniaturową Wieżą Mariacką – do domu można zabrać ze sobą np. wyjątkowe czekoladki produkowane w miejscowych manufakturach. Jednak nie każdy wie gdzie można je znaleźć, dlatego warto gościom wskazać, gdzie szukać tego typu miejsc.
#PolecajkiNM cz. 32: czego szukaliśmy w Google’u, Kryzysometr 2024/25, rynek dóbr luksusowych w Polsce
3. Restauracje. Chociaż przewodniki i różnego rodzaju portale internetowe obfitują w zestawienia i rankingi najbardziej popularnych lokali gastronomicznych, wszyscy bardziej ufają opiniom miejscowych. To mieszkańcy wiedzą najlepiej, gdzie zjeść smacznie, nietypowo, a przy tym nie przepłacać. Organizator powinien zadbać o listę godnych polecenia lokali, pamiętając o tym, że przede wszystkim te nieoczywiste miejsca zapamiętuje się na długo, a wraz z nimi kontekst, w jakim się je odwiedziło.
Słuchaj podcastu NowyMarketing
4. Kalendarium wydarzeń kulturalnych. Uczestnicy każdego wydarzenia, którego program zapełniony jest licznymi biznesowymi prezentacjami i panelami dyskusyjnymi skupionymi wokół tematów stricte profesjonalnych, zmęczeni po całym dniu, potrzebują odpoczynku. Dla niektórych będzie to wyciszenie się w samotności, dla innych zmiana otoczenia na mniej oficjalne. Istnieje możliwość zaproszenia, specjalnie dla swoich gości, gwiazdy, której występ (koncert) uświetni wydarzenie i pozwoli rozluźnić się uczestnikom. To rozwiązanie wiąże się z pewnymi niedogodnościami: finansową (zaproszenie gwiazdy może kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych) oraz szansą na nietrafienie w gusta wszystkich uczestników (fakt pracy w podobnej branży nie zawsze przekłada się na podobne preferencje rozrywkowe).
Wiele ośrodków – szczególnie miast, pozwala na zbudowanie konkretnej oferty kulturalnej dla uczestników konferencji. Tu szczególnie istotna okazuje się dobra lokalizacja obiektu konferencyjnego, którego bliskość centrum pozwala na stworzenie wielu propozycji dostosowanych do gości biznesowych i ich upodobań. Wśród możliwości mogą znaleźć się np. kultowa sztuka teatralna, kameralny koncert miejscowego jazzowego artysty, wystawa artystyczna w galerii sztuki, czy inne wyjątkowe wydarzenie albo widowisko, którego termin zbiega się z terminem konferencji.
5. Ciekawa forma integracji biznesowej. Czasami konferencja to także okazja do integracji środowiska biznesowego. Wybór miejsca jej organizacji z uwzględnieniem możliwości zaplanowania w okolicy kreatywnej zabawy albo rekreacji dla większej grupy osób, może okazać się świetnym elementem przyciągającym zainteresowanych do uczestnictwa w wydarzeniu. Wyjątkowy pomysł zawsze pozostawia wyjątkowe wrażenie.
„Nie samą pracą żyje człowiek” – w powyższym kontekście ta maksyma sprawdza się bardzo dobrze. Poza pracą, w czasie wydarzeń biznesowych, warto zaproponować coś więcej – z pewnością przełoży się to na pozytywny wizerunek eventu i jego sukces.
Pod poniższym linkiem można znaleźć specjalny przewodnik po nieoczywistych miejscach jednego z najpopularniejszych polskich miast. Warto wykorzystać tę garść informacji i zorganizować swoje wydarzenie biznesowe Inaczej w Krakowie.
Autor:
Anna Gasińska
Od 2012 roku dyrektor generalny Hotelu Kossak i Hotelu Senackiego w Krakowie. W branży hotelarskiej od 2001 roku.