5 zasad, dzięki którym praca zdalna nie zakończy się klapą

Ponieważ sam zarządzam agencją interaktywną działającą w 100 proc. zdalnie, mam kilka praktycznych porad, które ułatwią „pracę w czasach zarazy”.

Gdyby jeszcze niedawno właściciele niektórych firm usłyszeli, że będą musieli rozważyć pracę zdalną, pewnie popukaliby się w czoło. Teraz jednak wielu z nich drapie się po głowie i zastanawia, jak to zorganizować, bo taki tryb może być jedynym sposobem, żeby nie dopuścić do paraliżu biznesu.

O ile w przypadku części firm z branży IT czy kreatywnej praca zdalna – nawet stała – nie jest niczym odkrywczym, to jednak dla zdecydowanej większości będzie to rewolucja. Niby coraz więcej Polaków pracuje w domu, ale wciąż daleko nam pod tym względem do największych krajów. Dla przykładu, według badań Upwork, już około 70 proc. młodych menedżerów w Stanach Zjednoczonych wprowadziło procesy pozwalające na współpracę z osobami działającymi poza biurem (na cały etat). Tymczasem, jak wynika z danych Remote-how, obecnie tylko jedna trzecia naszych firm dopuszcza pracę zdalną, ale najczęściej i tak w bardzo ograniczonym zakresie. Liczba firm, które pracują w pełni zdalnie jest u nas niewielka, a wiele nie zaczęło jeszcze nawet myśleć o takim modelu.

Firmy boją się oczywiście, że organizacja pracy wymknie im się spod kontroli. Główne obawy dotyczą komunikacji z pracownikami, uczciwego podejścia do obowiązków, realizacji skomplikowanych projektów, a także – co ciekawe – rekrutacji pracowników.

Tyle, jeśli chodzi o liczby, przejdźmy teraz do kilku zasad, dzięki którym jest szansa, że praca zdalna będzie odbywała się sprawnie. To zbiór moich doświadczeń jako założyciela agencji interaktywnej (zespół liczy około 10 osób) pracujących w rozproszeniu już od ponad trzech lat. Jasne, początkowo były obawy, czy taki styl pracy wypali, ale teraz mogę powiedzieć – udało się. Do dziś zrealizowaliśmy wiele projektów, a niektóre z nich były naprawdę skomplikowane i czasochłonne. Oto jak nasza praca wygląda od kuchni.

Nowelizacja Kodeksu pracy 2025: nazwy stanowisk będą musiały być neutralne

Zasada 1: dostępność pracowników

Home office często bywa kojarzony z całodniowym bieganiem w piżamie (bo wygodniej), bardzo luźnym podejściem do obowiązków (bo przecież mogę to zrobić wieczorem lub jutro), wciskaniu „stop”, kiedy tylko mamy na to ochotę (bo to przecież tylko dwa odcinki na Netfliksie…), czy nawet rozpływaniu się w powietrzu na kilka godzin (bo nikt nie pilnuje…).

Cóż, być może u niektórych tak jest, ale ogólnie taki totalny luz, jeśli już ma miejsce, to bardziej wśród freelancerów pracujących na własny rachunek. W przypadku zdalnych firm nikt oczywiście nie prasuje sobie codziennie rano koszuli, ale generalnie rzeczywistość często wygląda tam inaczej.

Pewna dyscyplina w pracy zdalnej to podstawa. Chodzi przede wszystkim o ustalenie godzin, w których wszyscy pracownicy powinni być dostępni. To była w zasadzie pierwsza decyzja, kiedy przechodziliśmy na pracę zdalną – nie można przecież pozwolić na to, że niemożliwe będzie wprowadzenie poprawek do projektu czy zorganizowanie telekonferencji z klientem, bo kogoś nie będzie przy komputerze.

O pracodawcach często mówi się, że najchętniej chcieliby mieć takich pracowników, którzy będą dostępni przez cały dzień. Niektórzy pewnie lubią trzymać swój zespół na komunikacyjnej smyczy, ale sam podchodzę do tego nieco inaczej.

To jasne, kiedy po godzinach padnie system, który dopiero oddaliśmy klientowi, dobrze jeśli dany pracownik pomoże ugasić pożar. Pomijając jednak takie wyjątkowe okoliczności, generalnie ważne jest… zniechęcanie do pracy po godzinach. Chodzi o to, aby nie rozwlekać pracy, tylko uczynić ją dynamiczną, terminową. Poza tym ważne jest też utrzymanie granicy między pracą a życiem prywatnym (tak, niektórzy właściciele też takie mają!). Rolą pracodawcy jest również organizowanie wspólnych wyjść lub zwykłe wyciąganie ludzi z domu, chociażby poprzez zapewnienie im kart MultiSport czy wysłanie na lekcje angielskiego.

Zresztą pewnym mitem jest też to, że większość zdalnych pracowników woli pracować jak im się podoba. Przypominają mi się wyniki badania „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników” (Kantar TNS, Remote-how). Ponad połowa przepytanych osób odpowiedziała, że najbardziej odpowiadają im stałe godziny (np. 9-17) lub częściowo elastyczne (np. start 7-10, koniec 15-18). Ciekawe, prawda?

Przy okazji dostępności teamu w określonych godzinach, warto też wspomnieć o innej ważnej kwestii – dzieleniu pracowników na stacjonarnych i zdalnych.

Moje zdanie jest takie: wszystko albo nic. Firmy często zniechęcają się do pracy zdalnej właśnie dlatego, że ta jest nieefektywna, ale powodem tego bywa układ, w którym nieliczni pracują z domów, a cała reszta w biurze. Z własnego doświadczenia wiem, że w takim systemie do osób zdalnych nie dociera znaczna część ważnych informacji wymienianych przy kawie, nad monitorem itd. Kiedy wszyscy pracują zdalnie, muszą korzystać z tych samych kanałów komunikacji i nikt nie jest pominięty.

Zasada 2: wybór odpowiednich narzędzi

Nie ma skutecznej pracy zdalnej bez dobrej komunikacji. Szczególnie kiedy firma realizuje wiele projektów, a pracownicy codziennie wymieniają między sobą mnóstwo informacji. Ich szybki przepływ jest możliwy tylko wtedy, kiedy wybierzemy dobre narzędzia. Kiedy trzy lata temu wyprowadzaliśmy się z biura, najwięcej rozmawialiśmy właśnie o odpowiednim ułożeniu komunikacji.

Lista dostępnych programów jest długa, ale wszystko zależy tak naprawdę od tego, co jest najważniejsze z punktu widzenia firmy: komunikator, narzędzie do zarządzania projektami, współdzielenie ekranu, rejestracja czasu pracy, wideokonferencje, a może jeszcze coś innego. W naszym przypadku było tak, że potrzebowaliśmy narzędzi do kilku obszarów – wtedy ważne było dobranie takich rozwiązań, które wzajemnie się uzupełniają. I które będą zwyczajnie proste w użytkowaniu, bo kontakt między pracownikami musi być łatwy, tak aby nikt nie był pominięty w obiegu informacji.

No i pieniądze. Dla tych, którzy przechodzą na pracę zdalną, mam radę: nie warto tutaj przesadnie oszczędzać.

Może przecież okazać się, że podstawowe wersje programów będą niewystarczające, przez co trzeba będzie szukać alternatywnych rozwiązań. Warto więc wykupić lepszy pakiet, chociaż niekoniecznie najwyższy. Na moim przykładzie można powiedzieć, że zestaw Slack, Trello, Toggl, Confluence i Gmail, to wydatek rzędu 200-300 zł miesięcznie na osobę (bez pakietów maksymalnych).

PS. Na rynku można znaleźć też bardziej „agresywne” narzędzia do kontroli zespołu, włącznie z podglądaniem, co w danym momencie robi pracownik, ale lepiej dobrze to przemyśleć. Podstawą skutecznej pracy zdalnej jest jednak wzajemne zaufanie, bycie policjantem raczej się tutaj nie sprawdzi. Zresztą skoro kogoś zatrudniam, to chyba muszę mieć do niego zaufanie?

Zasada 3: bezpieczeństwo danych

W niektórych branżach praca zdalna może wiązać się z koniecznością przemeblowania zasad bezpieczeństwa. Pracując w biurze, często mamy pod ręką wsparcie techniczne, poza nim, ciężar ochrony danych w większym stopniu spada już na pracownika. Tym bardziej że w związku z pracą na różnych sieciach Wi-Fi (np. kawiarnia, cowork, hotel), ryzyko problemów jest większe.

O czym należy szczególnie pamiętać, oprócz tak oczywistych kwestii, jak dobre oprogramowanie antywirusowe czy hasła nieco trudniejsze niż „1234″ czy „qwerty”?

Na pewno warto ostrożnie korzystać z otwartych sieci Wi-Fi. Lepiej łączyć się za pomocą mobilnego internetu przy użyciu bezpiecznego i szyfrowanego połączenia. Zaleca się też korzystanie z oddzielnych urządzeń do celów prywatnych i zawodowych lub skonfigurowanie oddzielnych połączeń, dzięki czemu w pracy łączymy się wyłącznie przez VPN. Jeśli operujemy wrażliwymi informacjami, można rozważyć szyfrowanie danych przesyłanych między siecią domową a firmową.

Warto też wspomnieć o chmurze. Korzystanie z niej to dziś standard, ale zawsze lepsze bezpieczeństwo zapewnimy sobie tworząc również osobisty wirtualny dysk. W agencji w bieżącej pracy używamy chmury Google, natomiast na potrzeby backupów i wymiany większych ilości danych, posiadamy własny serwer na bazie open source’owego systemu OwnCloud. Ten nie tylko zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych danych dzięki szyfrowaniu profilu, ale daje też możliwość wersjonowania plików czy zapisywania historii zmian.

Zasada 4: cowork i zebrania

Od początku wiedzieliśmy, że nawet przy całkowitym wyjściu z biura warto jednak na wszelki wypadek zapewnić sobie dodatkową „firmową” przestrzeń. Chodzi o cowork, czyli wynajem pomieszczenia/biurka na godziny lub opłacanie miesięcznego abonamentu.

Było to ważne z dwóch powodów. Po pierwsze, praca zdalna w domu nie zawsze jest możliwa i należy to przewidzieć. Hałasujące dzieci, sąsiad rozpoczynający miesięczny remont, awaria internetu… – to wszystko może się zdarzyć, a nie można przecież pozwolić, żeby pracownik zawalił przez to ważny termin. Dzięki opłaceniu powierzchni biurowej (w większych miastach to dziś żaden problem), pracownik zawsze będzie miał więc gdzie czmychnąć. Drugim powodem są spotkania z klientami, jeśli takie będą już wymagane.

Taki model sprawdza się, chociaż słyszałem, że w niektórych firmach wygląda to jeszcze inaczej. Kiedy zespół jest bardziej rozproszony, pracownicy mają dostępny budżet, który mogą wykorzystać na wynajęcie coworkingu.

Przy pracy zdalnej warto też raz na jakiś czas spotykać się w firmowym gronie. Pozwoli to nie tylko porozmawiać o aktualnie realizowanych zleceniach czy zwyczajnie poplotkować, ale też przeanalizować dotychczasową organizację pracy. Pamiętajmy, że czasami potrzebne są pewne zmiany, ponieważ dla niektórych pracowników praca zdalna może być trudnością. Jedna osoba będzie pracowała w domu nawet lepiej niż w biurze, bo nic jej nie rozprasza, ale z drugą może być zupełnie odwrotnie.

Zasada 5: informacja dla klientów

Prowadząc biuro, średnio kilka dni w miesiącu spędzałem na wyjazdach do klientów. Przejście na system zdalny dało mi możliwość pracy z odległości tysięcy kilometrów (np. USA, Izrael, Portugalia czy Hiszpania). Naturalnie wymusiło to zmianę sposobu kontaktowania się z klientami.

Wyprzedzająca informacja dla klientów jest tutaj bardzo ważna, ponieważ wielu przedsiębiorców wciąż bardziej ceni sobie regularne osobiste wizyty niż telefon, Skype czy inne drogi kontaktu. W nowym systemie pracy może jednak nie być już czasu na spotkania czy to w biurze, czy w formie cyklicznych odwiedzin siedziby partnera.

Na szczęście większość klientów (przynajmniej w branży B2B, którą obsługujemy), raczej nie ma problemów z takimi zmianami. Widzą, że poprzez telekonferencję można sprawnie załatwić większość spraw i że obecnie jest to już w zasadzie standardem. Ważne jednak, aby uprzedzić ich o nowych regułach gry.

Nie ma co pudrować rzeczywistości, mówiąc, że przejście na pracę zdalną jest łatwe. Nie jest i to na wielu płaszczyznach: od egzekwowania zadań od pracowników, przez dobór odpowiednich narzędzi i zmianę przyzwyczajeń klientów, po kontrolę, aby cała organizacja pracy się nie rozjechała (zasada: ufaj, ale kontroluj). Dobry plan pozwoli jednak przejść przez to bezboleśnie.

Taki tryb pracy stawia też określone wymagania względem pracownika. Owszem, zdalne biuro to szereg plusów takich jak oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdach czy dowolność miejsca, ale to też paradoksalnie większy reżim. Pracując poza biurem, trzeba umiejętnie zarządzać czasem i być po prostu bardziej samodzielnym. Powodzenia.