7 grzechów głównych eventowych

…nie dopytano o preferencje żywieniowe, może okazać się uczulony na danie z cateringowego menu. Organizując event, nie mamy możliwości powtórzenia czy przełożenia go na późniejszy termin, dlatego musimy być przygotowani na 100%. I w żadnym razie nie popełniać grzechów głównych eventowych.

A są to:

1. Zespół nie szyty na miarę

Jedną z najważniejszych umiejętności eventowca jest planowanie pracy i przydzielanie jej odpowiednim osobom. Częstym problemem managerów jest błędne szacowanie liczby osób w zespole projektowym. Planując, eventowiec musi dokładnie rozpisać listę zadań oraz potencjalnych dodatkowych obowiązków całego zespołu, a kluczem do sukcesu jest odpowiednie określenie zakresu i podziału zadań pomiędzy producentami i supervisorami. Tak, jak jedna osoba nie jest w stanie przeprowadzić montażu, eventu i demontażu, jednocześnie dbać o wszystkich dostawców oraz o kontakt z klientem, tak i zdarza się, że proste zadania są rozdzielane pomiędzy kilka osób, choć mógłby je wykonać jeden członek ekipy.

Może się wydawać, że nadmiar obsługi nie spowoduje niczego złego, że „więcej obsługi to przecież lepszy client service” – nic bardziej błędnego! Widząc zbyt dużą liczbę obsługi agencyjnej, klient z pewnością zastanowi się nad zasadnością ponoszonych kosztów. Nie opłaca się to także samej agencji – zbyt dużo obsługi na evencie oznacza straty na rentowności projektu.

2. Głuchy telefon, czyli chaos komunikacyjny

Przygotowanie eventu i jego produkcja to skomplikowany, wielokomórkowy organizm. Najważniejszym elementem łączącym jego komórki jest informacja – jakość i szybkość jej przepływu jest kluczowa. Łączność pomiędzy departamentami, agencją i klientem musi przebiegać w sprawny sposób. To event manager musi ustalić i egzekwować – zarówno od podległych pracowników i dostawców, ale również od klienta końcowego – właściwy przepływ informacji. Doskonale sprawdza się model, w którym jedna osoba jest odpowiedzialna za kontakt z klientem, nawet w przypadku, gdy klienta reprezentuje wiele osób. Wyznaczona z agencji, niekoniecznie musi to być event manager, zbiera i rozdziela informacje odpowiednim departamentom. Dzięki temu komunikaty i zadania będą przekazywane do odpowiednich osób, nie będą sprzeczne i nie będą się powielały (np. unikniemy sytuacji, gdy klient chcąc przyspieszyć działanie przekazuje te same informacje kilku osobom z agencji i dezorganizuje pracę zespołu), będzie można też łatwo uzyskać jego status zadania lub wyegzekwować jego wykonanie. Aby ten model zadziałał, osoba kontaktująca się z klientem musi być doskonale zorientowana w siatce obowiązków produkcyjnych.

Dlaczego HYROX przyciąga uwagę sponsorów?

3. Gość podróżujący w nieznane

Uczestnicy eventów bardzo źle się czują, kiedy nie otrzymują podstawowych informacji. Tak zwana Consumer Journey, czyli droga, którą gość ma przebyć podczas eventu, to absolutne minimum informacji, jakie powinniśmy przekazać. Planowanie Consumer Journey powinno obejmować wszystkie momenty, w których znajdzie się uczestnik eventu – wejście, powitanie, atrakcje, pożegnanie itp. Program, oznaczenia, rozstawienie obsługi, opisy w agendzie – wszystkie źródła informacji o evencie powinny być przygotowane tak, by uczestnicy mieli poczucie, że wiedzą, gdzie są i co mogą zrobić dalej, że od początku do końca są prowadzeni za rękę. Przed realizacją sami powinniśmy wcielić się w rolę naszego gościa i przejść całą ścieżkę wydarzenia, w ten sposób unikniemy luk informacyjnych. Niedopilnowanie tego elementu pozostawia w uczestnikach uczucie chaosu, które bardzo negatywnie wpływa na odbiór eventu.

4. Dyktat emocji

Wiele godzin na nogach, stres i nieoczekiwane problemy są codziennością eventowych realizacji. Event manager odpowiada przed klientem za wszystkie niedociągnięcia, tak całej ekipy, jak i dostawców. Zmęczenie i frustracja powodują, że stajemy się drażliwi i ciężej nam zapanować nad emocjami. Obowiązkiem event managera jest zachować zimną krew, bo nerwowa atmosfera udziela się łatwo i mało kto jest na nią odporny. Widok nerwowo biegającej lub pokrzykującej obsługi nie ucieszy nikogo.

5. Technologia bez pomysłu

Obecny trend wykorzystywania nowoczesnych technologii na eventach zdarza kończyć się wykorzystaniem ich dla samego ich wykorzystania. Content jest nieadekwatny do charakteru i przesłania eventu lub nie niesie za sobą nic oprócz samego doświadczenia danej technologii. Poza miłym wspomnieniem, w głowach uczestników nie pozostaje żaden komunikat, na którym zależałoby klientowi. Technologia jest narzędziem i powinna pomóc przekazać konkretny komunikat – lepiej więc stworzyć konkretny przekaz w sposób mniej zaawansowany technicznie niż przygotować efekt WOW bez odpowiedniej treści.

6. Wirus zamiast BHP

Planując realizację eventową, nie wolno zapominać o granicach ludzkich możliwości – nie raz na eventach widzi się przepracowane ekipy. Pokonują długie trasy, montują, następnie realizują event do późnych godzin nocnych, a jakby tego było mało, czeka ich jeszcze demontaż. Nie spełnia to żadnych wymogów BHP, ani nie jest to efektywne. Na Zachodzie uwzględnianie w planie produkcji noclegów i posiłków oraz przestrzeganie godzin pracy ekip eventowych jest standardem, w Polsce – niestety jeszcze nie. Pamiętajmy, że przemęczeni pracownicy mogą stworzyć nawet śmiertelne zagrożenie dla siebie samych i dla uczestników eventów – z tym wirusem należy bezwzględnie walczyć.

7. Brak scenariuszy B, C, D…

Planowanie to 80% pracy każdego event managera. Ze względu na brak możliwości powtórzenia eventu, wszystko musi być przemyślane i dopracowane. Eventowiec musi być gotowy na różne ewentualności i nietypowe sytuacje. „Jeśli chcesz pokoju, szykuj się na wojnę” – ta sentencja doskonale oddaje ducha przygotowań do eventów. Zawsze należy założyć najczarniejsze scenariusze i być na nie gotowym. Na evencie wszystko powinno posiadać swoje „koło zapasowe”, bo lepiej mieć i nie potrzebować, niż nie mieć i potrzebować…