Gdzie organizować konferencje online?

Jedno z głównym pytań zadawanych przez klientów, którzy chcą zorganizować konferencję online, dotyczy wyboru miejsca, platformy. I słusznie, bowiem jest to zazwyczaj kluczowa kwestia, która definiuje później wszystko – miejsce, ludzi, sprzęt, dodatkowy czas na przygotowania oraz próby. Jest kilka rozwiązań, na które możemy się zdecydować, m.in. platformy, playery (CDN), aplikacje do wideokonferencji i czy też media społecznościowe.

Platforma (przykłady: Transmisjeonline, ClickWebinar, Webex). Umożliwiają one wspólną pracę na materiałach szkoleniowych, komunikację za pomocą dźwięku i obrazu w czasie rzeczywistym czy inne interakcje, jak choćby quizy, które można wykorzystać do ćwiczeń czy sprawdzania postępów grupy. W niewielkich sesjach, w których uczestniczy kilka czy kilkanaście osób, można pozwolić sobie na więcej swobody w dwukierunkowej komunikacji, dzięki czemu takie szkolenie nie musi przypominać wykładu. W dobrze zaprojektowanym webinarze sprawdzi się nawet cykl Kolba.

Na rynku mamy kilkadziesiąt rozwiązań do przeprowadzania konferencji online. Są one możliwe do stosunkowo łatwego zaimplementowania w kilkanaście minut. W przypadku małych grup koszt takiego rozwiązania w modelu SaaS, gdzie dostęp do platformy uzyskujemy poprzez przeglądarkę internetową, to zaledwie kilka, kilkanaście euro w skali miesiąca. Choć wiele osób na co dzień stroni od takiego wydatku, to w sytuacji, gdy warsztaty online byłyby naszym głównym sposobem uczenia się, taki koszt wydaje się wręcz symboliczny.

Wynajęcie sali szkoleniowej na jeden dzień kosztuje przeciętnie 5-8 razy więcej niż platformy webinarowej na cały miesiąc. Zorganizowanie wydarzenia online na 500-1000 osób nie powinno kosztować więcej niż wynajęcie sali szkoleniowej dla 15 uczestników. Uświadamia to, jak niewielkie są realne koszty wirtualnego spotkania, kiedy nie interesuje nas wydruk materiałów szkoleniowych, dostępność parkingu, obsługa recepcji czy forma przerwy kawowej i cateringu, a więc jak powszechnie wiadomo, najważniejszych elementów każdego szkolenia.

Główną zaletą platform jest dokładna kontrola nad tym, kto jest widzem, uczestnikiem konferencji online. Dostęp może być udostępniony za pomocą hasła, tokenu. Dzięki zabezpieczeniu tokenem możemy wygenerować indywidualne hasła dla uczestników oraz zabezpieczyć dostęp hasłem wspólnym dla wszystkich.

CTR to dopiero początek. Jak czytać raporty kampanii digital

Oprogramowanie platform daje nam możliwość przeprowadzenia ankiet, konkursów czy quizów w trakcie wydarzenia. Platformy nie są rozwiązaniem dla wielotysięcznej widowni – w praktyce górnym limitem jest 2000 odbiorców. Nie są także tak zeskalowane jak playery, które z założenia zostały przygotowane, by obsługiwać masowego widza. Wymagają również merytorycznej moderacji ze strony klienta, np. w ramach redagowania ankiet. Uczestnik konferencji online otrzymuje link do platformy. Kod może być również osadzony na stronie internetowej organizatora wydarzenia.

Źródło: Digital Knowledge Village www.digitalspace.pl

Playery (przykłady: Vimeo, Youtube, Decast). Choć YouTube jest również medium społecznościowym, to zamieszczam go w kategorii playera, bowiem spełnia jego funkcje i umożliwia emisję materiałów. Głównymi zaletami tego rozwiązania jest prosta i intuicyjna dla klienta obsługa oraz nastawienie na realne miliony oglądających. Dodatkowym atutem jest możliwość nadawania wielu ścieżek podczas jednej konferencji online, ponieważ taki player możemy sobie łatwo skopiować trzy, cztery, a czasami dziesięć razy, co zależy od usługi, z jakiej korzystamy. Nie przejmujemy się wówczas dodatkowymi wysokimi kosztami dopłaty jak w przypadku platformy. Taki player jednak nie zbiera szczegółowych danych. Nie odpowie nam na pytanie kto dokładnie oglądał, poza ogólnymi danymi typu Analytics, czyli ile osób uczestniczyło. Minusem jest również dość prymitywny chat, często bez moderacji.

W przypadku playerów czasem ograniczeniem jest konieczność posiadania przez użytkownika konta, aby mógł on w trakcie konferencji, w ramach chatu zadawać pytania i komentować. Jednakże najczęstszym rozwiązaniem jest brak hasła i zabezpieczeń. Vimeo może obsłużyć hasło w przypadku takiej potrzeby, YouTube nie. W przypadku tego drugiego mamy funkcję niepublicznego url, jednak jeśli ktoś go zna i roześle po znajomych, wówczas nie mamy kontroli nad grupą widzów.

Przy niektórych wydarzeniach pozostałe funkcjonalności nie mają większego znaczenia, liczy się tylko to, by realnie obsłużyć dwadzieścia tysięcy widzów. Uczestnik konferencji online otrzymuje link do playera. Kod może być również osadzony na stronie internetowej organizatora wydarzenia.

Źródło: www.youtube.com/watch?v=mgtNtO31sAU

Aplikacje do wideokonferencji (przykłady: Zoom, Hangouts), często używane również do webinarów, mają sporo cech wideokonferencyjnych. Wykorzystywane są głównie w debatach, podczas których rozmawia ze sobą kilkanaście, kilkadziesiąt osób. Możemy również stworzyć videowall – ścianę zdjęć uczestników, do czterdziestu dziewięciu okienek. Rozwiązań tych nie używamy do transmisji w jakości HD, gdyż generalnie łączą się one z kamerkami internetowymi. Są również ograniczone elementy osadzania na stronach internetowych.

Możliwości brandingu, personalizacji, dopasowania do wizualizacji klienta nie ma bądź są bardzo ograniczone. Musimy pamiętać, że aplikacje tego typu służą głównie do spotkań, a nie do konferencji. Zarządzanie mikrofonem, udzielanie głosu wszystkim bądź odbieranie głosu celem ograniczenia sprzężeń oraz decybeli wymaga sprawnej ręki, ciągłej uważności i niezłej gimnastyki. Nagminne są sytuacje, gdy mówimy i w połowie wypowiedzi orientujemy się, że nasz mikrofon jest wyłączony. Utrzymanie każdemu uczestnikowi włączonego mikrofonu jest jednak niemożliwe, bowiem aplikacja zbiera wszystkie dźwięki towarzyszące, jak pisanie na klawiaturze czy rozmowy w tle.

Podstawową licencją jest licencja Zoom Pro z możliwość przyłączenia do 100 osób, w droższej wersji Business z możliwość przyłączenia do 300 osób. Jeszcze bardziej rozbudowana i droższa wersja Enterprise (dla korporacji) daje nam możliwość przyłączenia do 500 osób, lub w wersji Enterprise Pro do 1000 osób. Uczestnik wideokonferencji online otrzymuje link do aplikacji wraz z numerem spotkania (meeting ID) oraz hasłem (password). Założeniem jednak jest rozesłanie linku do osób, które znamy i zapraszamy do uczestniczenia w spotkaniu.

Media społecznościowe (przykłady: Facebook). Na LinkedInie nie ma możliwości bezpośredniego nadawaina konferencji online, możemy jedynie wkleić link np. z playera Vimeo. Wśród typowych zapytań biznesowych bardzo sporadycznie pojawia się zapytanie o Twittera, prym zdecydowanie wiedzie Facebook.

Nadawanie profesjonalnej transmisji na Facebooku jest uzasadnione tylko wówczas, kiedy nasza grupa docelowa korzysta z tego medium i posiadamy już zbudowaną dużą, solidną, minimum kilku tysięczną grupę obserwujących. Pamiętajmy jednak, że w tym przypadku nie wiemy dokładnie kto oglądał nasze streamy. Widzimy kto polubił, komentował. Nie mamy jednak raportu w Excelu z uczestnikami, jak w przypadku platform. Minusem jest również ograniczona interakcja (ankiety, konkursy czy quizy). W praktyce uczestnik transmisji otrzymuje zaproszenie w postaci linku na Facebooku.

Teoretycznie transmisje z Facebooka można osadzać na stronach internetowych, ale wyglądają topornie i brzydko. Facebook tego rozwiązania nigdy nie dopracował, bowiem zależy mu, by nasi widzowie wchodzili na zewnętrzną stronę internetową organizatora wydarzenia online. W zasadzie nie ma zabezpieczeń na Facebooku w postaci haseł, możemy ustawić transmisje jako niepubliczną, bądź tylko dla tych, którzy obserwują nasz profil.

Źródło: www.facebook.com/ADWOMAN2019/videos/222122722329223/

Co nas zaskoczyło? Technologiczny król jest nagi

Podsumujmy w skrócie liczne awarie i skandale związane z dostępnością i działaniem narzędzi online. Jeden z liderów rynku, ClickWebinar, zaliczył w ciągu miesiąca kilka awarii, włącznie z atakiem DDoS (złośliwe działanie mające na celu zakłócenie normalnej pracy, polegające na przeciążeniu aplikacji i infrastruktury), co można podsumować stwierdzeniem, że nieszczęścia chodzą parami, ponieważ wcześniej infrastruktura przestawała działać i była przeciążana przez samych klientów, bez konieczność ataku hakerskiego. Po prostu popyt zaskoczył wszystkich, bo „nikt się nie spodziewa hiszpańskiej inkwizycji”. Problemy już praktycznie zniknęły, aplikacja działa dosyć stabilnie w większości swoich funkcji.

Za to epopeja związana z platformą Zoom i jej słabym zabezpieczeniem dopiero się rozwija. Zoom nigdy nie słynął ze specjalnej solidności w zakresie bezpieczeństwa i skandale z tym związane pojawiały się już wcześniej, ale obecnie wykryte luki umożliwiają hakerom przejęcie firmowych danych pracowników wykonujących obowiązki z domu, a samych użytkowników jest już praktycznie 200 milionów. Nie jest też prawdą jakoby za sukcesem Zoom stała pandemia. Już przed nią wartość tego startupu szacowano na kilkanaście miliardów dolarów. Przymusowy home office sprawił, że Zoom, początkowo aplikacja do wideokonferencji, stał się modnym narzędziem także wśród edukatorów. Zoom zarobił na tym bardzo dużo, ale już wcześniej był znaczącym graczem.

Co polecam?

• Mimo licznych wad i problemów, z mojego punktu widzenia, wskazane powyżej rozwiązania nadal są godne polecenia. Są daleko od ideału, ale taka jest nasza rzeczywistość. Pod płaszczykiem pięknych layoutów i internetowej mody często schowana jest niedopracowana technologia. A niedopracowanie jest skutkiem tego, że produkty tego typu stale się rozwijają.
• Trzeba szukać, sprawdzać, testować. Każdy ma inne potrzeby i nie da się tego załatwić poprzez proste polecenie. Jeśli ktokolwiek poleca dane oprogramowanie bez zbadania potrzeby pytającego, to jest zwykłym hochsztaplerem.
• Platformy do webinarów to nie wszystko. Warto zbadać możliwości oprogramowania dodatkowego, na przykład służącego do prostego montażu wideo czy audio. To pozwoli łatwo zamieniać webinary na lekcje wideo czy podcasty.
• Przede wszystkim: nie przejmujmy się początkowymi porażkami! Przez ostatnie tygodnie dziesiątki tysięcy trenerów przeszło przyspieszony kurs e-uczenia. Często pierwsze doświadczenia były traumatyczne, ale w warunkach bojowych trudno o dokładne przeszkolenie każdego. Choć zawodowo staram się to robić każdego dnia.

Co będzie „po”? Tak naprawdę liczy się przyszłość

Pojawiają się mniej lub bardziej sensowne i skoordynowane z rynkiem programy pomocowe. Można już starać się o granty, które w zamyśle powinny pozwolić firmom i edukatorom wyjść ze swoją ofertą na rynek cyfrowy. Mimo że oferowane treści nie są idealne, ponieważ są tworzone pod presją czasu, to trzeba zakładać, że będzie ich więcej. Znajomy edukator powiedział mi w rozmowie: tu nie chodzi o to, żebyśmy sobie teraz wszyscy kupili Articulate czy Captivate za unijne pieniądze i zaczęli masowo robić e-szkolenia, bo stworzymy taką ilość bezwartościowych treści, że rynek nas za to rozliczy. Jest w tym coś istotnego – możemy na tyle obrzydzić odbiorcom e-learning poprzez nadprodukcję byle jakich treści, że będziemy za to płacić przez kolejne lata, gdy wirus – miejmy nadzieję – będzie już niemiłym wspomnieniem.

Warto śledzić też działania instytucji branżowych, jak Polska Izba Firm Szkoleniowych, a także platformę EPALE, gdzie redakcja trzyma rękę na pulsie w sprawie programów pomocowych. Prawda jest taka, że możemy znacznie bardziej liczyć na Europę niż na nasz rząd, a nie zawsze jest szansa śledzić wszystkie rozporządzenia i projekty na poziomie unijnym.

Trzeba też pamiętać i przypominać, że inwestycje w naukę, sprzęt i oprogramowanie zaczną owocować w dłuższym okresie. Zaniechania również. Jeśli teraz musimy poświęcić kilkadziesiąt czy kilkaset godzin na doskonalenie warsztatu cyfrowego edukatora, to ta wiedza i doświadczenie nie staną się niepotrzebne za kilka miesięcy. Pewne procesy się rozwinęły i nie da się już ich zatrzymać. Jesienią nie wrócimy do stanu z lutego 2020 roku. Nawet jeśli sale szkoleniowe i konferencyjne ponownie będą otwarte, to e-learning nie schowa się do technologicznej niszy i będzie obecny na rynku znacznie bardziej niż był rok temu. Od myślenia strategicznego nie uciekniemy, nawet jeśli teraz pozornie nie ma na to czasu.

Firmy, które dziś ruszą z digitalizacją, szybciej wrócą do biznesu po zakończeniu pandemii. Zgodnie z trendem „Antykruchość” autorstwa Nassim Taleb, to, co gwałtowne zmiany po sobie pozostawiają, zwykle odradza się mocniejsze. Wszystkie kryzysy powodują, że stajemy się lepsi. I tego sobie życzymy. 🙂

 

Autorka: Agnieszka Chaber-Tomczak, Digital Knowledge Village, Digital Knowledge Space