Jak przygotować się do zmian zapowiadanych przez Gmail i Yahoo od lutego 2024 r. [PORADNIK]

Zacznijmy od omówienia proponowanych przez Gmail i Yahoo zmian i tego, kogo one dotyczą.

Najważniejsze zmiany w Gmailu i Yahoo w 2024 to:

• wysyłka e-maili z własnej domeny,
• weryfikacja e-maili przy użyciu SPF, DKIM i DMARC,
• utrzymywanie poziomu zgłoszeń spamu poniżej 0,3 proc.,
• umożliwienie rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem i respektowanie takich próśb w ciągu dwóch dni.

Warto podkreślić, że powyższe zasady od dawna uznawane są za dobre praktyki w e-mail marketingu. Jedyna różnica to fakt, że od lutego 2024 roku stają się one obowiązkiem.

Kogo dotyczą zmiany w Gmailu i Yahoo

Mówiąc najprościej, zapowiadane zmiany obejmą masowych nadawców wiadomości e-mail, a więc najczęściej osoby korzystające z narzędzi do e-mail marketingu takich, jak GetResponse, którego przykładem posłużę się w dalszej części artykułu. Google precyzuje przy tym, że masowi nadawcy to osoby, które wysyłają ponad 5 tys. e-maili do skrzynek Gmaila dziennie, natomiast Yahoo nie określa tego terminu tak szczegółowo.

W teorii, osoby wysyłające mniej niż 5 tys. e-maili na skrzynki Gmaila dziennie, mogą więc zignorować opcję rezygnacji jednym kliknięciem oraz DMARC, skupiając się jedynie na konfiguracji SPF i DKIM. Jednakże marketerom, niezależnie od wielkości listy mailingowej lub częstotliwości wysyłek, dla zapewnienia bezpieczeństwa, zaleca się dostosowanie do tych zasad. Kwestią czasu jest ich zaostrzenie, lepiej zatem być przygotowanym już teraz.

E-mail marketing na przełomie 2024/2025 roku

Jak dostosować się do zmian Yahoo i Gmaila

Istnieje kilka prostych kroków, które można wdrożyć, aby z powodzeniem zaimplementować zmiany zapowiadane przez Gmaila i Yahoo.

Wysyłaj e-maile z własnej domeny

Używanie darmowych domen e-mailowych, takich jak @gmail.com, @wp.pl czy @onet.pl w adresie nadawcy, nigdy nie było dobrym pomysłem. Nie tylko negatywnie wpływa to na odbiór twojej marki przez adresatów, ale może też spowodować odrzucenie wiadomości przez serwery poczty przychodzącej lub przekierowanie ich do folderu ze spamem.

Główną przyczyną jest zmiana polityki DMARC Gmaila z „p=none” na „p=quarantine”. Oznacza to, że korzystanie z adresów Gmail do wysyłania e-maili z narzędzi do e-mail marketingu sprawi, że twoje wiadomości trafią do spamu. Podobnie może skutkować używanie adresów Yahoo (np. @yahoo.com lub @aol.com).

Dobra wiadomość jest taka, że uzyskanie własnej domeny jest proste i stosunkowo niedrogie. W większości przypadków wystarczy bowiem mniej niż 100 zł rocznie, aby móc z niej korzystać.

Uwierzytelnij adres e-mail za pomocą SPF, DKIM i DMARC

Uwierzytelnianie e-maili pomaga weryfikować, czy wiadomość została faktycznie wysłana przez osobę lub organizację, która się za nią podaje. Cel jest prosty – walka ze spamem, próbami phishingu i innymi szkodliwymi działaniami, które mogą zaszkodzić reputacji twojej marki lub spowodować utratę zaufania odbiorców do twoich e-maili.

Mając tę świadomość, jeszcze bardziej zrozumiałe staje się, dlaczego Gmail i Yahoo wprowadzają dla nadawców wymóg stosowania najlepszych praktyk uwierzytelniania e-maili. Zależy im przecież na bezpieczeństwie użytkowników.

Zarówno SPF, DMARC, jak i DKIM można skonfigurować w ustawieniach DNS domeny, a więc u dostawcy usług hostingowych dla twojej strony WWW. Wszystkie te rekordy mają postać tekstową. Aby dodać DMARC dla domeny, musisz kolejno:

• zalogować się do swojego serwisu hostingowego,
• znaleźć ustawienia DNS,
• dodać do nich odpowiedni rekord TXT.

W najprostszej wersji wygląda to tak, jak poniżej:
v=DMARC1; p=none;

Nazwa rekordu DMARC (host) powinna brzmieć:
_dmarc.mojadomena.com
gdzie fragment mojadomena.com musisz zastąpić adresem URL swojej domeny.

Aby skonfigurować SPF, należy postąpić w podobny sposób, ale jako nazwę rekordu wpisać adres URL domeny, a w polu wartości wkleić rekord właściwy dla twojego dostawcy narzędzi do e-mail marketingu.

Dla GetResponse wartość rekordu SPF wygląda następująco:
v=spf1 mx a include:_spf.getResponse.com -all

Z kolei do konfiguracji DKIM niezbędny jest identyfikator i klucz DKIM. Oba te parametry znajdziesz w swoim narzędziu do e-mail marketingu — najczęściej w miejscu, w którym konfigurujesz adresy e-mail, stosowane do wysyłki mailingów. W przypadku GetResponse wygląda to tak, jak poniżej.

Wystarczy, że skopiujesz oba te parametry i wkleisz w ustawieniach DNS swojej domeny jako rekord TXT (czyli podobnie jak w przypadku DMARC). Identyfikator DKIM umieszczasz w polu nazwy rekordu, a klucz DKIM w polu wartości.

W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że niektórzy dostawcy usług hostingowych wymagają wprowadzenia w polu nazwy rekordu również nazwy domeny. Takim przykładem jest choćby serwis cyber_Folks. Aby mieć pewność co do poprawności konfiguracji, najlepiej skontaktować się więc bezpośrednio ze swoim dostawcą usług hostingowych. Kolejną istotną kwestią jest czas propagacji tych ustawień — proces może zająć do 24 godzin.

Utrzymuj liczbę zgłoszeń spamu poniżej 0,3 proc.

Wysoki odsetek zgłoszeń spamu to wyraźny sygnał, że coś jest nie tak. Powody mogą być różne:

• niewłaściwy proces subskrypcji,
• nieodpowiednie osoby na liście mailingowej,
• treści wiadomości niespełniające obietnic złożonych odbiorcom,
• brak kontaktu z odbiorcami od dłuższego czasu, co skutkuje problemami z rozpoznaniem nadawcy,
• trudności odbiorców z rezygnacją z subskrypcji.

Bez względu na przyczynę, konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na zgłoszenia spamu i stosowanie się do najlepszych praktyk, które pomogą je zminimalizować.

Aby efektywnie monitorować zgłoszenia spamu, zaleca się regularne sprawdzanie raportów na platformie do e-mail marketingu, z której korzystasz. To właśnie tam możesz przeglądać zgłoszenia spamu zbiorczo dla wszystkich wysyłek lub dla poszczególnych kampanii. Spójrz na poniższy przykład takiego raportu z platformy GetResponse.

Aby uzyskać bardziej szczegółową analizę, możesz skorzystać z narzędzi Google Postmaster, pozwalających śledzić współczynnik spamu. Warto również zwrócić uwagę na raporty dotyczące rezygnacji z subskrypcji. Dobre narzędzia do e-mail marketingu powinny umożliwić ci analizę takich danych. Gotowe raporty pozwolą na zidentyfikowanie przyczyn, dla których ludzie rezygnują z twoich list mailingowych.

Chcąc mieć pewność, że twoi odbiorcy nie będą zgłaszać e-maili od ciebie jako spamu, segmentuj osoby, do których wysyłasz komunikację i regularnie czyść bazę danych, usuwając z niej tych, którzy nie otwierają twoich wiadomości ani nie klikają w linki. Innymi słowy: nie wysyłaj wszystkiego do wszystkich.

Zezwalaj na rezygnację z subskrypcji jednym kliknięciem i honoruj prośby o anulowanie subskrypcji w ciągu dwóch dni.

Niektórzy marketerzy umieszczają link do rezygnacji z subskrypcji zaszyty głęboko w treści e-maila. Inni zmieniają kolor i rozmiar tekstu linku, aby utrudnić jego znalezienie. Jeszcze inni wymagają zalogowania się do aplikacji, aby przetworzyć prośbę o anulowanie subskrypcji. Wszystkie te praktyki są niewłaściwe, bowiem zmuszanie subskrybentów do pozostawania na liście mailingowej jest błędem. Taka praktyka nie tylko szkodzi reputacji marki, ale również prowadzi do zgłoszeń spamu i problemów z dostarczaniem e- maili.

Zarówno Gmail, jak i Yahoo wymagają od nadawców implementacji funkcji anulowania subskrypcji za pomocą jednego kliknięcia i honorowania próśb o rezygnację z niej w ciągu dwóch dni. Na szczęście większość narzędzi do e-mail marketingu wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom, ponieważ przy wysyłce wiadomości za ich pomocą, opcja rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem jest automatycznie aktywowana dla wszystkich wychodzących wiadomości.

Gdy jednak korzystasz z własnej infrastruktury mailingowej, konieczne jest skonfigurowanie tej opcji samodzielnie. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z wytycznymi Google. Po zaimplementowaniu tej opcji twoi subskrybenci zauważą link do rezygnacji z subskrypcji na górze wiadomości e-mail, obok adresu nadawcy.

W przypadku korzystania z własnej infrastruktury mailingowej lub wysyłania wiadomości e-mail z różnych platform ważne jest, aby wszystkie te narzędzia były ze sobą zsynchronizowane.

Podsumowanie

Zmiany wdrażane przez Gmaila i Yahoo w lutym 2024 roku spowodują niemałą rewolucję w e-mail marketingu. Aby utrzymać efektywność działań e-mail marketingowych, warto jak najszybciej dostosować się do nowych wytycznych – nawet jeśli teoretycznie cię one nie dotyczą, np. z uwagi na zbyt małą liczbę dziennie wysyłanych wiadomości. Bardzo prawdopodobne jest bowiem, że zarówno Gmail, jak i Yahoo zaostrzą te wymagania wraz z upływem czasu – a w ślad za nimi podążą inni dostawcy darmowych usług pocztowych.

Zdjęcie główne: Freepik (creativeart)