Jak zachować się w trakcie spotkania online? Podstawy cyfrowego savoir-vivre - NowyMarketing

Przyrządzanie posiłków i zajmowanie się domowymi obowiązkami, nieoczekiwana wizyta kuriera albo rozgardiasz panujący za plecami prezentera – to tylko część sytuacji, które potrafią zniszczyć każde spotkanie online. Choć ten format współpracy towarzyszy nam od dłuższego czasu (a w dobie pandemii jest często jedyną formą kontaktu), wciąż natrafiamy na scenariusze, w których trudno nam się odnaleźć. Dodatkowo utrudnia to fakt, że nie istnieje jednolity zespół norm dotyczących przestrzeni wirtualnej. Czas to zmienić i dostosować savoir-vivre do reguł panujących w świecie spotkań online.

Czy digitalowy savoir-vivre jest potrzebny? Jak najbardziej

Za przygotowanie etykiety komunikacji online odpowiadają eksperci ClickMeeting – polskiej platformy umożliwiającej prowadzenie webinarów i spotkań online. W znacznej mierze wynika to z ich doświadczeń. – Jak pokazuje ankieta, którą przeprowadziliśmy wśród naszych użytkowników, zdecydowana większość uczestników dostrzega problemy dotyczące zachowania podczas webinarów i spotkań. Ponad połowa twierdzi natomiast, że przygotowanie jednolitego zbioru norm byłoby dobrym rozwiązaniem – stwierdza Martyna Grzegorczyk, communications and outreach manager w ClickMeeting.

Pobierz poradnik ClickMeeting „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”

Zobacz również

Sam savoir-vivre, choć pozornie odnosi się do zdecydowanie innych scenariuszy, może być bardzo użyteczny również w cyfrowym kontekście. Warto więc uporządkować pewne pojęcia i rozwiać wątpliwości dotyczące zachowania w przestrzeni wirtualnej.

Od czego zacząć? Przygotowanie do spotkania

Podstawowa zasada etykiety jest prosta, niezależnie od sytuacji, której dotyczy: zdecydowanie lepiej zapobiegać kryzysom, niż je rozwiązywać. Wobec tego dobre przygotowanie do spotkania okaże się najlepszym sposobem na uniknięcie wielu – często bardzo kosztownych – błędów. Można je przy tym podzielić na kilka segmentów:

Movember/Wąsopad: jak marki zachęcają do profilaktyki męskich nowotworów [PRZEGLĄD]

Kwestie techniczne obejmują z jednej strony przygotowanie niezbędnego sprzętu, a z drugiej sprawdzenie jego działania. Znacznym ułatwieniem będą narzędzia wbudowane w nowoczesne platformy do webinarów i spotkań online, pozwalające na wykonanie testu kamery i mikrofonu. Oczywiście należy również zapewnić dobrą jakość połączenia internetowego, aby uniknąć problemów w trakcie wydarzenia.
Odpowiednie miejsce: warto zadbać również o miejsce, z którego będziesz uczestniczyć w spotkaniu. Powinno być ciche i spokojne, najlepiej także oddzielone od części mieszkania, w której na przykład przebywają inni domownicy.
Profesjonalny ubiór powinien być dostosowany do sytuacji. Jednocześnie zbyt formalny strój w warunkach domowych również nie będzie pozytywnie odebrany. Należy stawiać na schludność i stonowanie. W większości przypadków wystarczająca okaże się wyprasowana koszula. Oczywiście w trakcie mniej formalnych spotkań, np. zespołu, można pozwolić sobie na więcej luzu. Lepiej jednak zrezygnować chociażby z prezentowania się współpracownikom w piżamie

Przemyślane tło: w trakcie spotkań online bardzo często rozprasza to, co znajduje się za plecami uczestników. Nie oznacza to jednak, że od razu trzeba decydować się na profesjonalną scenerię. W charakterze tła posłużyć może chociażby ściana czy po prostu widok posprzątanego mieszkania. Alternatywą pozostają wirtualne tła – trzeba jednak podejść do nich z wyczuciem smaku i wybrać stonowaną grafikę lub zdecydować się na opcję blurowania

Porządek w trakcie spotkania

Częstym problemem odnotowywanym przez większość uczestników spotkań online jest chaos. Nic nie utrudnia współpracy tak bardzo jak jednoczesne zabieranie głosu przez kilka osób lub rozpraszające dźwięki dobiegające z otoczenia. Te problemy można jednak rozwiązać w niezwykle prosty sposób, korzystając z dwóch funkcji obecnych w zaawansowanych platformach do webinarów i spotkań online:

Słuchaj podcastu NowyMarketing

Wyciszanie mikrofonu: wiele osób zastanawia się, czy należy korzystać z opcji wyciszenia mikrofonu wtedy, kiedy akurat nie zabierają głosu. Odpowiedź jest przy tym prosta: jak najbardziej tak! Dzięki temu zyskuje się pewność, że konwersacja nie będzie zakłócona chociażby przez dobiegające z oddali dźwięki czy sprzężenia. W każdej chwili można także włączyć mikrofon, co pozwoli na niemal natychmiastowe zabranie głosu, jeśli pojawi się taka potrzeba.
Podnoszenie ręki: sprawne moderowanie dyskusją nie jest wcale proste, zwłaszcza jeżeli kilka osób próbuje jednocześnie podzielić się z innymi swoimi uwagami. Funkcja zgłaszania chęci zabrania głosu jest doskonałym ułatwieniem. Dzięki temu prowadzący będzie wiedział, kto chce zabrać głos w dyskusji, i może w łatwy sposób nadzorować przebieg spotkania.

Oczekuj nieoczekiwanego, czyli radzenie sobie z kryzysem

Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć, szczególnie w domowych warunkach. Dzwonek do domofonu, szczekanie psa, płacz dziecka czy hałas, za który odpowiedzialność ponosi inny domownik, niemal na stałe weszły do kanonu spotkań w erze home office. Bardzo często takie sytuacje wiążą się również ze sporym stresem. Zupełnie niepotrzebnie. Każdy uczestnik spotkania online powinien zdawać sobie sprawę z tego, że może dojść do tego typu zdarzeń. Również do nich należy podejść z wyczuciem, kulturą i wyrozumiałością. Wystarczy po prostu przeprosić za zaistniałą sytuację i poprosić na przykład o chwilę czasu na poradzenie sobie z problemem. Jeżeli wiesz, że w trakcie trwania spotkania może dojść do jego zakłóceń, warto również uprzedzić inne osoby.

Domowe obowiązki, jedzenie, wizyta kuriera

Z drugiej strony istnieje oczywiście bardzo wiele scenariuszy, które przeszkadzają innym w odbiorze wydarzenia, ale jesteśmy im w stanie w łatwy sposób zaradzić. W głównej mierze jest to związane z sytuacjami, na które po prostu mamy wpływ i które (najczęściej) można zaplanować w zupełnie innym czasie.

Jedna z najpowszechniejszych sytuacji dotyczy spożywania posiłków w trakcie spotkania. W standardowych, biurowych warunkach nie trzeba nikomu tłumaczyć, że jest to niekulturalne zachowanie. W domu jednak zdecydowanie trudniej o zachowanie profesjonalizmu w tym zakresie. Lepiej więc zaplanować posiłek w czasie wolnym od spotkań. Oczywiście można w ich trakcie spożywać napoje. Warto przy tym pamiętać o wyciszaniu mikrofonu.

Prawdziwą zmorą spotkań online są także kurierzy. Bardzo często stają się nieproszonymi gośćmi różnego typu wydarzeń odbywających się w wirtualnej przestrzeni. Z drugiej strony praca w trybie home office znacząco ułatwia dokonywanie zakupów online. Jak rozwiązać ten problem? Dobrym rozwiązaniem będzie zaplanowanie doręczenia w czasie wolnym od spotkań albo przekierowanie przesyłki w inne miejsce (np. do punktu odbioru). W szczególnych przypadkach można natomiast na samym wstępie uprzedzić innych o planowanej wizycie kuriera i przeprosić za zaistniałą sytuację.

Zdrowy rozsądek jest najważniejszy

Savoir-vivre powinien przede wszystkim ułatwiać współpracę, a nie być utrudnieniem dla uczestników spotkań. Dlatego też warto stworzyć własny zbiór reguł, który wskaże użytkownikom jasne zasady dotyczące zachowania np. podczas spotkań zespołów czy kontaktu z klientem. W każdej sytuacji należy kierować się również zdrowym rozsądkiem i zasadami panującymi w tradycyjnej, niedigitalowej przestrzeni. Kulturalne zachowanie i okazywanie szacunku innym uczestnikom powinno być podstawą każdego spotkania. Pozwoli to poczuć się wszystkim zdecydowanie lepiej w jego trakcie i zapewni wyższą efektywność działań.

Dowiedz się więcej, zapoznając się z pełnym poradnikiem ClickMeeting: