Jaki program pomieści to wszystko?

Wybierać należy je jednak raczej ostrożnie, szczególnie jeśli spodziewamy się, że nasza firma będzie się dynamicznie rozwijała.

W pierwszej fazie rozwijania firmy, niezwykle istotna jest kwestia skalowalności biznesu, a więc tego, jak dużego przyrostu klientów się spodziewamy i czy wzrost ich liczby o 100, 1000 lub kilka tysięcy procent, nie spowoduje trudności organizacyjnych oraz kosztów nie do udźwignięcia.

Wzrost liczby klientów – i co dalej?

Z punktu widzenia inwestora najlepszy będzie taki pomysł na biznes, który zapewnia dużą skalowalność. Na przykład w firmie, w której trener personalny udziela wskazówek pojedynczym klientom podczas indywidualnych spotkań, wzrost skali biznesu nie sprawi, że koszty jednostkowej obsługi klienta ulegną radykalnemu obniżeniu. Bez względu na to, czy klientów będzie 100, czy 100 tysięcy, firma będzie musiała zapłacić trenerowi za każde spotkanie.

Na przeciwnym krańcu skali możemy wyobrazić sobie sprzedaż produktów wirtualnych, np. e-booków lub gier komputerowych dostępnych on-line, gdzie gwałtowny wzrost sprzedaży może oznaczać zwiększenie przychodów prawie bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Prawie, ponieważ zaksięgowanie np. 100 tys. wpłat w miesiącu zamiast wcześniejszych 100 może wymagać albo zatrudnienie dodatkowych osób do „papierkowej roboty” albo zmiany systemu informatycznego na taki, który pozwali uprościć lub zautomatyzować księgowanie oraz inne procesy firmowe.

Problem w tym, że niewielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się nad tym, jak zorganizują firmę, gdy wielokrotnie zwiększą jej skalę. Gdyby pomyśleli o tym wcześniej, uniknęliby później wielu trudności.

Efekt 3D na ekranach MORE od Jet Line 

Drobne aplikacje – duży problem

Wyraźnie widać to w kontekście wykorzystywanych aplikacji biznesowych. Przedstawiciele raczkujących firm, nawet jeśli realizują ambitne projekty o dużym potencjale wzrostu, często nie zastanawiają się nad tym, czy programy, z których korzystają, będzie można w przyszłości rozwinąć lub zintegrować ze sobą.

Program księgowy wykorzystywany przez firmy stosujące uproszczoną księgowość, może nie obsługiwać pełnej księgowości. Program do prowadzenia sklepu internetowego może być niemożliwy do zintegrowania z używanym programem do wystawiania faktur i drukowania paragonów fiskalnych.

Gdy patrzymy na te aplikacje oddzielnie, same w sobie mogą być dopracowane i wygodne, ale ich zalety zdadzą się na nic, jeśli nie da się ich połączyć ze sobą w jeden spójny system. Przeskakiwanie pomiędzy poszczególnymi aplikacjami, a tym bardziej przenoszenie danych między nimi, można zaakceptować w bardzo małej organizacji. Ale gdy startup coraz prężniej radzi sobie na rynku, wówczas brak współpracy pomiędzy używanymi programami może doprowadzić do niedowładu organizacyjnego.

Kosztowna integracja lub gotowa hybryda

W takiej sytuacji rozwiązania są dwa. Pierwszy, nie zawsze możliwy do zastosowania, to zlecenie przygotowania tzw. „wtyczek”, czyli informatycznego połączenia ze sobą niektórych programów w celu wymiany danych między nimi. Drugi – zamiana wielu drobnych programów na jeden system firmowy, przygotowywany albo na indywidualne zamówienie, albo dostępny na rynku jako system łączący ze sobą szeroki zakres funkcjonalności (wtedy trzeba będzie przenieść do niego wszystkie dane ze starych programów). Niestety, jedno i drugie rozwiązanie oznacza koszty, którym można by było zapobiec, decydując się na hybrydę już na samym początku prowadzenia biznesu.

W przypadku programów, które wiążą ze sobą rozmaite funkcje, największą wadą jest ich… niewielki wybór. Jednym z nielicznych na polskim rynku programów on-line (o ile nie jedynym), który w ramach jednego systemu on-line umożliwia obsługę wszystkich procesów zachodzących w większości firm, jest Systim.pl.

Program od dawna już oferuje takie funkcjonalności jak prowadzenie uproszczonej księgowości, wystawianie faktur i paragonów (także we współpracy z drukarką fiskalną), zarządzanie firmą (poprzez moduł CRM), obsługa umów kadrowo-płacowych, czy też automatyzowanie księgowania w podłączonym do programu sklepie internetowym. Niedawno pojawiły się także dwa nowe moduły. Pierwszy z nich pozwala na prowadzenie on-line pełnej księgowości, drugi – umożliwia założenie i prowadzenie samodzielnego sklepu internetowego bez konieczności zakupu innego rozwiązania niż Systim.pl.

– Nie znamy obecnie żadnego produktu on-line ani off-line na polskim rynku, który łączyłby ze sobą tak dużo możliwości potrzebnych firmom. Istnieją programy, które umożliwiają fakturowanie, wystawianie paragonów fiskalnych, obsługę płatności, prowadzenie księgowości w każdej formie, prowadzenie sklepu internetowego czy obsługę zamówień, ale żaden z nich nie umożliwia tego wszystkiego na raz – mówi Maciej Blajer, prezes firmy Enadis, będącej autorem tego rozwiązania.

Podstawową zaletą stosowania rozwiązań hybrydowych jest oszczędność czasu i energii pracowników. Jeśli wszystkie procesy odbywają się w ramach tego samego programu, a wiele działań korzysta z tych samych danych i można je zautomatyzować, praca idzie znacznie szybciej i może się odbywać przy zaangażowaniu mniejszej liczby osób. Poza tym szybciej można uzyskać wgląd do wybranych danych i przeanalizować je w szerszym zakresie. Problemem przestaje być także skala, bo bez względu na to, o jak dużej bazie zamówień mówimy, wszystkie je możemy przetworzyć – od początku do końca – w tym samym programie.

A co z małymi aplikacjami o ograniczonej funkcjonalności? One także się sprawdzą, ale przede wszystkim w najmniejszych firmach, w których pełnić będą funkcję wspierającą w sprzedaży produktów lub świadczeniu usług na bardzo niewielką skalę. Gdy więc firma nie ma dużego potencjału wzrostu, wystarczą jej drobne aplikacje. Jeśli jednak zamierza znacznie zwiększyć swoją skalę, od początku powinna poszukiwać dla siebie programów o jak największych możliwościach lub decydować się na rozwiązania projektowane na indywidualne zamówienie.