Jak prowadzić efektywne spotkania biznesowe online?

W jaki sposób można sprawić, żeby te wirtualne spotkania mogły w pełni zastąpić tradycyjne zebrania w biurowych salkach konferencyjnych?

Natychmiastowe przełączenie się na tryb pracy i edukacji zdalnej, którego doświadczyliśmy na skalę globalną w marcu tego roku, przełożyło się na rekordowo wysokie zapotrzebowanie na platformy do webinariów i wideokonferencji.

Jak wynika z ankiety opisanej w najnowszym raporcie ClickMeeting, technologia ta spotkała się z najbardziej aktywnym wykorzystaniem w edukacji i szkoleniach, ale ankietowani jako swoje cele biznesowe wyraźnie również wskazali na prowadzenie spotkań biznesowych, organizacji spotkań z pracownikami, jak również na współpracę nad projektami.

Na LinkedInie obserwuje nas ponad 100 tys. osób. Jesteś tam z nami?

Obserwuj

Tak odpowiadali ankietowani w Polsce. A jak spotkania biznesowe i współpraca nad projektami wypadły w naszym badaniu poza granicami naszego kraju? Wystarczy spojrzeć na udział procentowy i wzrosty w stosunku do okresu sprzed pandemii:

#PrzeglądTygodnia [05.11-12.11.24]: kampanie z okazji Movember, suszonki miesiąca, mindfulness w reklamach

• Organizowanie biznesowych spotkań oraz spotkań z pracownikami za pośrednictwem wideokonferencji skoczyło z 45% do 50% (stan sprzed pandemii vs sytuacja po wybuchu COVID-19);
• Współpraca nad projektami – odpowiedzi potwierdzają, że ten cel biznesowy przyświeca już 43% ankietowanych, podczas gdy stan ten przed marcem 2020, wynosił 36%.

Czego potrzebujemy od spotkań online?

Wiemy zatem, że platformy do wideokonferencji i spotkań online są teraz absolutną podstawą do zachowania ciągłości biznesowej i edukacyjnej.

Mamy newsletter, który rozwija marketing w Polsce. A Ty czytasz?

Rozwijaj się

Nauczyciele spotykają się z uczniami, wykładowcy (i szerzej – uczelnie) ze studentami; firmy pracują w rozproszonych zespołach; korporacje potrzebują sprawnej komunikacji z oddziałami rozlokowanymi w różnych miastach, regionach, krajach czy kontynentach.

Dostawcy usług czy produktów spotykają online się ze swoimi klientami, startupy z potencjalnymi inwestorami, a projekty z branży IT gromadzą programistów, menadżerów, czy grafików oddalonych od siebie, często o setki kilometrów.

Jaki jest wspólny mianownik dla wszystkich tych celów? Aby spotkania przynosiły efekty i mogły w 100% zastąpić ich tradycyjną, stacjonarną wersję, potrzebujemy widzieć, słyszeć i móc rozmawiać ze wszystkimi innymi uczestnikami. I musi się to odbywać w czasie rzeczywistym.

Rozwiązanie – 25 osób z włączonymi kamerami i mikrofonami

O ile webinaria doskonale sprawdzają się w komunikacji „jeden do wielu” (oczywiście z wykorzystaniem interaktywnych funkcji, takich jak czat czy ankieta, które umożliwiają uczestnikom na przekazanie prowadzącemu webinar pytań lub odpowiedzi), o tyle spotkania online jako forma bardziej kameralnej i bezpośredniej komunikacji, gdzie wszyscy się znają, wymaga dedykowanych technologicznych rozwiązań.

Mówiąc wprost – nauczyciel chce widzieć i słyszeć swoich uczniów, a codzienne spotkania menadżerów z pracownikami (czy też między pracownikami) przebiegają znacznie szybciej, kiedy każdy może się wypowiedzieć w tematach dotyczących jego zadań i dalszych planowanych działań.

Poza przyspieszeniem prac i sprawniejszym koordynowaniem projektów, spotkania online, podczas których wszyscy mogą się w tym samym czasie zobaczyć, sprzyjają podtrzymywaniu relacji w zespole i pomagają w pełni zastąpić klasyczne biurowe zebrania.

Z rozwiązaniem dostępnym na platformie ClickMeeting, możesz teraz prowadzić wirtualne konferencje z 25 uczestnikami, które najlepiej zobrazuje ten filmik:

Jak to działa? W najnowszej wersji platformy ClickMeeting, możesz dostosować widok pokoju spotkań do swoich potrzeb:

• Wybrać widok galerii, aby umożliwić 25 osobom rozmowę, prezentację efektów swojej pracy i twórczą burzę mózgów.
• Wybrać streaming prezentera jako główny, jeśli prowadzisz zajęcia lekcyjne online, posiedzenie zarządu, czy jeśli sprzedajesz ideę swojej aplikacji potencjalnym inwestorom. Oznacza to wprost, że obraz z jednej kamery będzie głównym, który inni uczestnicy spotkania będą widzieć.
• Przełączać się pomiędzy widokami w każdym momencie spotkania biznesowego, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Na przykład, jeśli znowu chcesz przywrócić widok galerii z kamerkami tych samych rozmiarów.

Możesz również utrzymać kontrolę nad swoimi wydarzeniami, poprzez:

• Nadawanie praw prezentera. W ten sposób umożliwisz z marszu innej osobie przejęcie steru dyskusji i rozpoczęcie udostępniania ekranu, żeby omówić jakiś dokument czy aplikację „na żywym organizmie”.
• Włączanie i wyłączanie kamer i mikrofonów uczestników, co może się okazać bardzo przydatne w kontekście prowadzenia wirtualnej klasy czy szkolenia, gdzie wybierasz konkretnego studenta, żeby odpowiedział na pytanie (albo je zadał), albo sprawdzić jego wiedzę w trakcie lekcji czy wykładu.
• Moderowanie dyskusji poprzez blokowanie i odblokowywanie poszczególnych uczestników. Jeśli nie chcesz, żeby Twoje spotkanie projektowe wymknęło się spod kontroli, możesz założyć blokadę uczestnikowi lub studentowi, który zakłóca przebieg spotkania. Oczywiście, kiedykolwiek zechcesz, możesz przywrócić danego zawodnika do gry.
• Prowadzenie prywatnych czatów. Za pomocą tego narzędzia, możesz dzielić się przemyśleniami, pomysłami albo wymieniać się pytaniami bezpośrednio z wybranym uczestnikiem, za kulisami spotkania.
• Wylogowywanie kogoś ze spotkania. To już najostrzejszy oręż do walki z kimś, kto wpada na Twoje spotkanie i wywraca je do góry nogami.

Więcej funkcji dla spotkań online

Spójrzmy na temat z szerszej perspektywy. Prowadzenie spotkań online na platformie ClickMeeting nie sprowadza się tylko do tego, żeby zobaczyć wszystkich, którzy włączą kamerki. Na długo przed tą zmianą produktową, nasi klienci w pełni wykorzystywali pozostałe funkcje, idealnie skrojone pod prowadzenie spotkań online, biznesową współpracę czy naukę zdalną.

Tuż po rozpoczęciu spotkania się ze swoimi współpracownikami czy studentami w pokoju webinarowym, możesz:

• Wyświetlić prezentację albo inne pliki – graficzne, tekstowe, arkusze kalkulacyjne, czy materiały wideo.
• Rysować i pisać po wirtualnej tablicy i z łatwością dzielić się wynikami swojej pracy ze wszystkimi, którzy wzięli udział w wydarzeniu;
• Włączyć wybrane wcześniej wideo bezpośrednio z YouTube’a;
• Udostępnić ekran, żeby pokazać innym, nad czym aktualnie pracujesz;
• Przeprowadzić testy lub ankiety, żeby podsumować spotkanie projektowe lub sprawdzić, w jakim stopniu Twoi studenci przyswoili wiedzę, którą im przekazujesz;
• Komunikować się z nimi poprzez okno czatu czy sesję Q&A.

Spotkania online zrobione dobrze

Praca zdalna i wideokonferencje to zdecydowanie nie wynalazek okresu pandemii. Niemniej jednak, to COVD-19 pociągnął za sobą przejście na tryb 100% komunikacji online i sprawił, że nawet osoby, które wcześniej sceptycznie podchodziły do tego trybu pracy, musiały się na niego szybko przestawić.

Na szczęście, aplikacje do spotkań online są w stanie w pełni zastąpić tradycyjne zebrania zespołów, a nawet usprawnić ich działanie, poprzez funkcje udostępniania ekranu, dzielenie się plikami, czatu, czy w końcu – dzięki temu, że w wirtualnym pokoju konferencyjnym wszyscy mogą się zobaczyć i usłyszeć.